Gegevensverzameling aanpassen voor documentlay-out

Een documentlay-out is gebaseerd op gegevensverzamelingen. Je neemt in elke gegevensverzameling de benodigde velden op en je legt instellingen vast ten aanzien van veldopmaak, filtering en sortering.

Beschrijving

Hieronder zie je een voorbeeld van de gegevensverzamelingen van de documentlay-out. In de kolom Type zie je om wat voor gegevensverzameling het gaat:

Hoofddocument

Het hoofddocument (en de gekoppelde gegevensverzameling) bepaalt welke brieven je kunt maken.

Voorbeeld:

Je wilt een brief voor alle organisaties maken. Je gebruikt een documentlay-out met een gegevensverzameling die gebaseerd is op organisaties.

Als je de actie Keuze verstrekkingswijze gebruikt, dan kun je in één keer een document genereren voor alle organisaties.

Als je alleen een brief wil maken voor Nederlandse organisaties, kun je een filter gebruiken. Je kunt een filter vastleggen in de documentlay-out, dit wordt dan altijd toegepast. Een andere mogelijkheid is om het filter op te geven als je de samenvoegdocumenten daadwerkelijk genereert.

Je kunt de 'hoofdgegevensverzameling' wijzigen (door velden toe te voegen, een filter in te stellen, etc.), maar je kunt deze gegevensverzameling niet vervangen door een andere.

Gegevensverzamelingen voor het dossier

Hiermee kun je velden uit het dossier gebruiken in de documentlay-out, zoals Onderwerp, Instuurdatum, Afzender, etc.

Deze gegevensverzamelingen zijn alleen beschikbaar als je een documentlay-out hebt toegevoegd die is gebaseerd op een lay-out met de naam [Dossier...]. Je kunt deze gegevensverzamelingen wijzigen, maar niet verwijderen.

Administratieparameters

Bij sommige documentlay-outs gebruik je deze gegevensverzameling om administratiegegevens (zoals naam en adres van de administratie) in het samenvoegdocument op te nemen.

Subdocumenten

Je kunt zelf subdocumenten toevoegen, elk subdocument is gebaseerd op een eigen gegevensverzameling. Subdocumenten hebben twee toepassingen.

• Velden in een documentlay-out opnemen die niet in een andere gegevensverzameling staan.
• Lijsten in documenten opnemen. Voorbeelden van lijsten zijn een lijst met openstaande posten of de salarishistorie van een medewerker.

Niet bruikbare gegevensverzamelingen

Als je een nieuwe documentlay-out aanmaakt op basis van een gegevensverzameling, kun je ook kiezen voor een gegevensverzameling met de toevoeging (Documentgenerator). Deze gegevensverzamelingen worden gebruikt door de documentgenerator, maar je kunt deze gegevensverzamelingen niet gebruiken om een nieuwe documentlay-out aan te maken.

Memovelden met opmaak

Je kunt bij bepaalde memovelden opmaak toepassen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de toelichting bij een dossieritem, reacties op een dossieritem, opmerkingen bij debiteuren en crediteuren, forecasts, medewerkers, artikelen, verlofaanvragen, etc.

In documenten wordt altijd de opmaak van het document gebruikt, niet van de memovelden. Als een memoveld opmaak bevat, dan zijn er onderwater altijd codes aanwezig zoals sterretjes. Deze codes zullen dan ook in het gegenereerde Word-document verschijnen.

Gegevensverzameling wijzigen

Je bepaalt per gegevensverzameling welke velden je in de documentlay-out wilt gebruiken.

Gegevensverzameling wijzigen:

1. Open de documentlay-out.
2. Dubbelklik op de gegevensverzameling.
3. Voer je wijzigingen door.

   Als je een veld wilt gebruiken in het document, moet het veld Zichtbaar aangevinkt zijn. Als je een veld alleen wilt gebruiken voor het filter of de sortering, hoeft dit veld niet aangevinkt te zijn.

   Dubbelklik op een veld dat je wilt toevoegen, of sleep dit van links naar rechts.

   

4. Klik op: Voltooien.
5. Als je de documentlay-out wilt bewerken in Word, klik je op Acties / Ontwerp document.

   Let op:

   Als je een veld uit de gegevensverzameling hebt gehaald dat nog wel in de documentlay-out in Word staat, zal Profit dit melden voordat het Word-document geopend wordt. Je krijgt dan de volgende melding: Het veld X bestaat niet meer in de gegevensverzameling Y.

Gegevensverzameling wijzigen tijdens het bewerken van een document in Microsoft Word:

Je kunt een gegevensverzameling ook wijzigen terwijl je werkt in Word. Je hoeft het document niet eerst af te sluiten. Wel moet je na het wijzigen van de gegevensverzameling het document vernieuwen.

1. Je hebt de documentlay-out geopend in Word en je wilt een veld toevoegen dat niet beschikbaar is.
2. Ga naar: Profit.
3. Wijzig de gegevensverzameling.
4. Ga terug naar het geopende document in Word.
5. Klik op: PROFIT DOCUMENT / Vernieuwen.

   

Sortering toevoegen

Je kunt gegenereerde brieven sorteren op bijvoorbeeld naam of postcode. Je geeft de gewenste sortering op in de documentlay-out, niet tijdens het genereren van documenten.

Je kunt voor het hoofddocument en per subdocument een aparte sortering opgeven.

Voorbeeld:

Je medewerkers hebben een jaarlijkse loonsverhoging gekregen. Je stelt ze via een brief op de hoogte.

Het hoofddocument is gesorteerd op postcode. Als je de brieven genereert, zijn deze gesorteerd op postcode.

De documentlay-out bevat ook een subdocument met de salarishistorie. Dit is gesorteerd op datum, waarbij de hoogste datum bovenaan staat.

Sortering instellen:

1. Open de documentlay-out.
2. Selecteer de gegevensverzameling.
   • Om de samenvoegbrieven te sorteren, selecteer je de gegevensverzameling van het hoofddocument.
   • Als je een subdocument wilt sorteren, selecteer je de bijbehorende gegevensverzameling.
3.  Klik op: Sortering.
4. Klik op de knop Veld om een veld te selecteren en bepaal dan de sortering (oplopend of aflopend).
5. Wil je op meerdere velden sorteren? Klik dan eerst op Nieuw om een regel toe te voegen.

   Profit sorteert eerst op het bovenste veld, dan op het tweede veld, etc.

   Als het gewenste veld niet beschikbaar is, moet je dit eerst toevoegen aan de gegevensverzameling.

   

6. Klik op: Voltooien.