Organisaties en personen in InSite inrichten

Je activeert de typen pagina's van onderdelen die je wilt gebruiken in InSite. Voor het aanmaken van nieuwe organisaties en personen richt je de profielen in.

Ook voor inkoop- en verkooprelaties kun je typen pagina's activeren en profielen inrichten, zie inkooprelaties inrichten en verkooprelaties inrichten.

Let op:

Geblokkeerde organisaties worden niet getoond in overzichten op InSite. Mocht je toch geblokkeerde organisaties willen zien, dan kun je de weergave aanpassen en het filter op het veld Geblokkeerd verwijderen.

Type pagina activeren

Naam van te activeren typen pagina:

• Contactpersonen
• Organisaties/Personen

Type pagina activeren

Profiel organisaties inrichten

Als je een organisatie aanmaakt in InSite, dan richt je ook de aanmaakprofielen in. In een profiel kun je bepaalde velden een standaardwaarde geven en ervoor zorgen, dat de gebruiker alleen de relevante velden hoeft in te vullen.

Je kunt meerdere aanmaakprofielen voor organisaties gebruiken. Ook kun je zoeken in de bestanden van Graydon (voor Belgische organisaties) en direct gegevens overnemen in Profit. Dit werkt in grote lijnen hetzelfde als het overnemen van gegevens van de Kamer van Koophandel (voor Nederlandse organisaties).

Een aanmaakprofiel is geschikt voor het zoeken in de bestanden van de Kamer van Koophandel of van Graydon. Bij Nederlandse omgevingen wordt automatisch Zoeken in KvK gebruikt en bij Belgische omgevingen Zoeken in Graydon. Er zijn echter ook 'hybride' omgevingen waarbij de activeringen activeringen Nederland (functionaliteit) en België (functionaliteit) beide zijn ingeschakeld. In die situatie moet je per aanmaakprofiel bepalen of je wilt zoeken in Kamer van Koophandel of Graydon. Het kan nodig zijn om voor beide landen een aanmaakprofiel aan te maken.

Voorbeeld:

Je wilt Nederlandse en Belgische organisaties kunnen aanmaken via InSite. Daarom maak je twee aanmaakprofielen:

Organisatie (Nederland) - via dit aanmaakprofiel kun je zoeken in de bestanden van de Kamer van Koophandel.

Organisatie België) - via dit aanmaakprofiel kun je zoeken in de bestanden van Graydon.

Profiel inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Richt het standaard aanmaakprofiel Aanmaken organisatie in.
3. Maak extra aanmaakprofielen aan.

   Let op:

   Het veld Bedrijfsinformatie via is alleen beschikbaar in een omgeving waarin de activeringen Nederland (functionaliteit) en België (functionaliteit) beide zijn ingeschakeld.

4. Selecteer een waarde in het veld Bedrijfsinformatie via. Hier bepaal je of je bij het aanmaken van een nieuwe organisatie zoekt in de bestanden van de Kamer van Koophandel (Nederland) of Graydon (België).
5. Richt de contexten in, deze bevatten de veldinstellingen.

Als je meerdere aanmaakprofielen hebt, kijk dan naar de volgende aandachtspunten:

• Elk aanmaakprofiel heeft een eigen aanmaakpagina. Als je een nieuw profiel aanmaakt, ontstaat er ook een nieuwe InSite-pagina die je mogelijk nog moet autoriseren.
• Als er meerdere aanmaakprofielen zijn, dan moet de InSite-gebruiker bij het aanmaken van een nieuwe organisatie eerst een profiel kiezen.Als je de keuzepagina niet wilt gebruiken, dan kan de sitebeheerder bijvoorbeeld een banner plaatsen met knoppen voor de afzonderlijke profielen.

  Voorbeeld:

  Je hebt de aanmaakprofielen Standaard en Lange account.

  Als je in InSite een nieuwe organisatie gaat aanmaken, dan krijg je een keuzepagina met de keuzen Standaard en Lange account.

  Als je dit niet wil, maak je een banner met twee knoppen: één knop voor het aanmaakprofiel Standaard en één knop voor het aanmaakprofiel Large Account.

Zie ook:

• Organisatie aanmaken via Graydon / Kamer van Koophandel
• Graydon-rating raadplegen

Afleveradres bij organisaties inrichten

Je kunt afleveradressen bij organisaties toevoegen, wijzigen en verwijderen via InSite.

Profiel inrichten:

1. Open InSite en open een organisatiepagina.
2. Ga naar Sitebeheer.
3. Klik op: Bewerken.
4. Klik op: Indeling.
5. Klik op: Pagina-onderdeel toevoegen / Onderdeel uit bestaande pagina.
6. Voeg de pagina Afleveradressen per organisatie toe.

   

7. Open de eigenschappen en vink Weergaveacties tonen aan..

   

Zorg ervoor dat de pagina Afleveradressen per organisatie correct geautoriseerd is.

Profiel personen inrichten

Als je een persoon of contactpersoon aanmaakt in InSite, dan richt je ook de profielen in. In een profiel kun je bepaalde velden een standaardwaarde geven en ervoor zorgen, dat de gebruiker alleen de relevante velden hoeft in te vullen.

Er is één profiel voor het aanmaken van contactpersonen en één profiel voor het aanmaken van personen. Bij het aanmaken van een persoon of contactpersoon wordt het betreffende profiel automatisch gebruikt.

Profiel inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open een aanmaakprofiel:
   • Aanmaken contactpersoon
   • Aanmaken persoon
3. Richt de contexten in, deze bevatten de veldinstellingen.

Nieuwe bankrekening bij bestaande organisatie, inkooprelatie of verkooprelatie

Je kunt via InSite een bankrekening toevoegen bij een bestaande organisatie, inkooprelatie of verkooprelatie. Hierbij is het mogelijk de nieuwe bankrekening direct via de workflow te beoordelen, voordat deze in betaalprocessen gebruikt kan worden. Voor meer informatie, zie Nieuwe bankrekening bij organisatie, inkoop- en verkooprelatie aanmaken.