Organisatie aanmaken in InSite

Je maakt een organisatie aan in InSite. Als je een organisatie toevoegt, kun je alleen de algemene velden invullen. Dit doe je als de relatie (nog) geen inkoop- of verkooprelatie, werkgever, instantie, etc. is. Je kunt in InSite ook een inkooprelatie of verkooprelatie aanmaken. Werkgevers, instanties, etc. kun je alleen in Profit aanmaken.

Bij het aanmaken van een Nederlandse organisatie kun je zoeken in bestanden van de Kamer van Koophandel en de gegevens overnemen in Profit. Het aanmaakprofiel voor het aanmaken van organisaties bepaalt de veldinstellingen (welke velden je moet invullen en de voorkeurwaarde per veld).

Er kunnen meerdere aanmaakprofielen voor organisaties gebruikt worden. Maak je een extra aanmaakprofiel voor een organisatie aan, dan moet je bij het aanmaken van een organisatie eerst het juiste aanmaakprofiel selecteren.

Let op:

Geblokkeerde organisaties worden niet getoond in overzichten op InSite. Mocht je toch geblokkeerde organisaties willen zien, dan kun je de weergave aanpassen en het filter op het veld Geblokkeerd verwijderen.

Voorbereiding

• Kamer van Koophandel / Graydon inrichten

  In een Nederlandse omgeving kun je zoeken in bestanden van de Kamer van Koophandel en de gegevens overnemen in Profit. In een Belgische omgeving kun je zoeken in de bestanden van Graydon en de gegevens overnemen in Profit.

  Als je een omgeving hebt met Nederlandse én Belgische functionaliteit, dan bepaal je per profiel of de knop Zoeken in KvK of Zoeken in Graydon getoond wordt. Met andere woorden: je hebt dan twee aanmaakprofielen nodig, namelijk een profiel voor Nederlandse organisaties en een profiel voor Belgische organisaties.

Organisatie aanmaken en gegevens overnemen van KvK (Nederland)

Bij het aanmaken van een nieuwe organisatie, inkooprelatie, verkooprelatie, instantie of cliënt fiscaal kun je nu direct zoeken in KvK-informatie. Als je de aan te maken organisatie selecteert, wordt de volgende informatie overgenomen naar Profit:

• Naam
• Adres (inclusief postcode)
• KvK-nummer
• Vestigingsnummer
• SBI-code

Het vestigingsnummer is een uniek nummer per vestiging. Een uitzendbureau bijvoorbeeld, kan één KvK-nummer hebben en per vestiging een apart vestigingsnummer. Je vindt het vestigingsnummer bij de organisatie, inkooprelatie, verkooprelatie.

Zie voor algemene informatie ook Organisatie aanmaken in Profit.

Nieuwe organisatie aanmaken:

1. Maak een nieuwe organisatie aan.
2. Vul een zoekwaarde in, zoals de naam van de nieuwe organisatie, en klik op Zoeken in KvK.

   Let op:

   Krijg je een foutmelding, zoals 'Er is een fout opgetreden bij het ophalen van de gegevens van de Kamer van Koophandel.'? Check dan de site status.kvk.nl.

3. Bekijk de zoekresultaten en klik op de organisatie waarvan je de gegevens wilt overnemen.

   Je zoekt op KvK-nummer en/of bedrijfsnaam. De volgende combinaties zijn mogelijk:

   • Bedrijfsnaam
   • KvK-nummer
   • Bedrijfsnaam KvK-nummer
   • KvK-nummer Bedrijfsnaam

   Je kunt bijvoorbeeld zoeken op AFAS, 31046821, AFAS 31046821 of 31046821 AFAS.

   Om de privacy te beschermen zie je geen huisnummer en postcode. Als je een bepaalde organisatie overneemt uit het zoekresultaat, worden huisnummer en postcode wel overgenomen.

   Vestigingen zonder vestigingsnummer worden niet getoond.

   

De organisatie bestaat al:

Het vestigingsnummer moet uniek zijn in Profit, het KvK-nummer niet. Nadat je de organisatie hebt geselecteerd, controleert Profit of deze al bestaat.

• De aan te maken organisatie heeft hetzelfde vestigingsnummer als een bestaande organisatie. In die situatie volgt een melding en je kunt de organisatie niet aanmaken.
• De aan te maken organisatie heeft hetzelfde KvK-nummer als een bestaande organisatie. Het vestigingsnummer is anders of je hebt nog geen vestigingsnummer vastgelegd bij de organisatie. Je krijgt dan de volgende melding:

  

  Je kunt een nieuwe organisatie aanmaken, of met Resultaten weergeven de bestaande organisatie(s) opvragen.

Organisatie aanmaken en gegevens overnemen van Graydon (België)

Bij het aanmaken van een nieuwe organisatie, inkooprelatie of verkooprelatie kun je direct zoeken in Graydon-informatie. Als je de aan te maken organisatie selecteert, worden naam, adres, ondernemingsnummer, vestigingsnummer en aanvullende informatie direct overgenomen in Profit.

Het vestigingsnummer is een uniek nummer per vestiging. Een uitzendbureau bijvoorbeeld, kan één ondernemingsnummer hebben en per vestiging een apart vestigingsnummer. Een hoofdkantoor heeft alleen een ondernemingsnummer, een vestiging heeft het ondernemingsnummer van het hoofdkantoor het vestigingsnummer van de vestiging.

Nieuwe organisatie aanmaken:

1. Maak een nieuwe organisatie aan.
2. Vul een zoekwaarde in, zoals de naam van de nieuwe organisatie, en klik op Zoeken in Graydon. Bekijk de zoekresultaten en klik op de organisatie waarvan je de gegevens wilt overnemen.

   Je kunt op verschillende waarden tegelijk zoeken. Scheid de gegevens met spaties of komma's. Je kunt zoeken op naam. adres, KvK-nummer en vestigingsnummer. Enkele voorbeelden:

   • Zoeken op ondernemingsnummer en vestigingsnummer: 0463984256 2089059801
   • Zoeken op naam- en adresvelden: Philips Bruggestraat 182 Torhout

   

De organisatie bestaat al:

Het vestigingsnummer moet uniek zijn in Profit, het ondernemingsnummer niet. Nadat je de organisatie hebt geselecteerd, controleert Profit of deze al bestaat.

• De aan te maken organisatie heeft hetzelfde vestigingsnummer als een bestaande organisatie. In die situatie volgt een melding en je kunt de organisatie niet aanmaken.
• De aan te maken organisatie heeft hetzelfde ondernemingsnummer als een bestaande organisatie. Het vestigingsnummer is anders of je hebt nog geen vestigingsnummer vastgelegd bij de organisatie. Je krijgt dan de volgende melding:

  

  Je kunt een nieuwe organisatie aanmaken, of met Resultaten weergeven de bestaande organisatie(s) opvragen.

Controle dubbele invoer organisatie (InSite)

Bij het aanmaken van een organisatie (ook bij een inkoop- of verkooprelatie) in InSite wordt gecontroleerd of organisatie ongewenst dubbel aangemaakt wordt.

Op de volgende velden wordt gecontroleerd:

• Naam
• Postcode + huisnummer
• E-mail
• Mobiel werk
• Telefoonnr. (de laatste 7 cijfers)

Wanneer je een contactpersoon bij een organisatie aanmaakt, wordt hier ook een controle op dubbele invoer gedaan. Zie hier op welke velden wordt gecontroleerd.

Wanneer er zich een match voordoet op bovengenoemde velden, verschijnt bovenin het scherm de volgende melding: Deze organisatie bestaat mogelijk al. Wanneer je besluit om toch onderin op Aanmaken te klikken, verschijnt opnieuw een waarschuwing:

Je hebt nu twee opties:

• Toon resultaten
  Er verschijnt nu een lijst met de organisaties die een match vormen met wat er zojuist is ingevuld. De sterkste match staat bovenin. Wanneer je op één van deze organisaties klikt, kom je bij de stamgegevens van deze organisatie.
• Toch aanmaken
  Wanneer je kiest voor deze optie, negeer je de melding en maak je de organisatie aan als nieuwe organisatie.