Verkooprelaties/debiteuren in InSite

Je kunt verkooprelaties/debiteuren toevoegen en raadplegen in InSite. Een verkooprelatie wordt een debiteur als je het veld Is debiteur aanvinkt en financiële informatie toevoegt. De inrichting van het profiel bepaalt welke velden je kunt vullen. Daarbij gelden de volgende aandachtspunten:

• Bij een nieuwe verkooprelatie van het type organisatie kun je direct een contactpersoon en forecast toevoegen, als dit in het profiel is ingericht.
• Bij een nieuwe verkooprelatie van het type persoon kun je direct een forecast toevoegen, als dit in het profiel is ingericht.
• De nieuwe verkooprelatie van het type organisatie of persoon kan in een workflow terechtkomen. Pas na akkoord is de nieuwe verkooprelatie aangemaakt in Profit (en de eventuele forecast/contactpersoon).

Voorbereiding

• Inrichting type pagina, workflow en profiel
• Kamer van Koophandel / Graydon inrichten

  In een Nederlandse omgeving kun je zoeken in bestanden van de Kamer van Koophandel en de gegevens overnemen in Profit. In een Belgische omgeving kun je zoeken in de bestanden van Graydon en de gegevens overnemen in Profit.

  Als je een omgeving hebt met Nederlandse én Belgische functionaliteit, dan bepaal je per profiel of de knop Zoeken in KvK of Zoeken in Graydon getoond wordt. Met andere woorden: je hebt dan twee aanmaakprofielen nodig, namelijk een profiel voor Nederlandse organisaties en een profiel voor Belgische organisaties.

• Inrichting bankrekening

Verkooprelatie (organisatie) toevoegen in InSite

Je maakt een verkooprelatie van het type organisatie aan.

Verkooprelatie toevoegen:

1. Start het aanmaken van een nieuwe verkooprelatie.
2. Selecteer het profiel. Het profiel bepaalt welke velden je moet invullen. Als er maar één profiel is, dan wordt dit automatisch toegepast en deze stap wordt overgeslagen.
3. Je hebt nu de volgende mogelijkheden om een verkooprelatie aan te maken:
   • De organisatie bestaat al in Profit. Selecteer de organisatie en de gegevens worden overgenomen.
   • Zoeken in de bestanden van de KvK of Graydon

     Gebruik de knop Zoeken in KvK (voor Nederlandse organisaties) of Zoeken in Graydon (voor Belgische organisaties). Als je organisaties die in beide landen actief is, moeten je per profiel bepalen welke knop je wilt gebruiken.

   Let op:

   Krijg je een foutmelding, zoals 'Er is een fout opgetreden bij het ophalen van de gegevens van de Kamer van Koophandel.'? Check dan de site status.kvk.nl.

   • Vul alle velden handmatig in.

   Als je het controleren van adressen via de cloud hebt ingericht, dan hoef je alleen de postcode en het huisnummer in te vullen. De straat en woonplaats worden automatisch ingevuld en gecontroleerd.

4. Vink Is Debiteur aan om direct een debiteur aan te maken en vul de gegevens in.

   

Bankrekening toevoegen:

Als je een inkooprelatie aanmaakt op basis van een bestaande organisatie, dan wordt de bankrekening van de organisatie overgenomen. Als de organisatie geen bankrekening heeft, kun je een bankrekening toevoegen.

Als je een verkooprelatie aanmaakt op basis van een bestaande organisatie, dan wordt de bankrekening van de organisatie overgenomen. Je kunt ook direct een nieuwe bankrekening aan te maken.

1. Ontkoppel de bestaande rekening. Deze rekening blijft wel bestaan.

   

2. De velden voor de nieuwe bankrekening verschijnen en je kunt de nieuwe bankrekening toevoegen.

Contact aanmaken:

Je kunt maximaal één contact aanmaken bij een nieuwe verkooprelatie. Heb je meer contactpersonen nodig? Open dan na het aanmaken de eigenschappen van de verkooprelatie en voeg de contactpersonen toe.

1. Maak de verkooprelatie aan.

   Als je niet beschikt over de velden Contactpersoon en/of Forecast, dan is het profiel niet correct ingericht.

2. Voor een contactpersoon vink je Contactpersoon aan en je vult de gegevens in. Als de persoon al bestaat, selecteer je deze.

   Bij een verkooprelatie van het type persoon kun je geen contactpersoon aanmaken via deze stappen, dit kan alleen bij een organisatie.

   

3. Je kunt de contactpersoon toegang geven tot een portal, zoals een klantportal. De contactpersoon kan inloggen via het e-mailadres dat je hier invult. De contactpersoon kan een bericht/uitnodiging ontvangen (op basis van het berichtslabloon dat aan de geselecteerde OutSite gekoppeld is).

   

Forecast aanmaken:

1. Voor een forecast vink je Forecast aan en vul je de gegevens in. Zie verder Forecast aanmaken.

   

2. Klik op: Aanmaken.

Goedkeuren via workflow:

Als de workflow is ingericht bij het profiel, moet het aanmaken van de verkooprelatie eerst worden geaccordeerd.

Als de workflow akkoord is, wordt de verkooprelatie aangemaakt (met eventueel contactpersoon en forecast). Een workflow heeft altijd een dossieritem en dit zal ook bij de verkooprelatie en organisatie of persoon worden geregistreerd. Hiermee kun je later altijd nog zien wie de nieuwe verkooprelatie heeft geaccordeerd.

Als je een forecast hebt aangemaakt, wordt het dossieritem ook bij de forecast opgeslagen.

Verkooprelatie (persoon) toevoegen in InSite

Je maakt een verkooprelatie van het type persoon aan. Lees ook de toelichting over het aanmaken van een organisatie.

Verkooprelatie toevoegen:

1. Start het aanmaken van een nieuwe verkooprelatie.
2. Selecteer het profiel. Het profiel bepaalt welke velden je moet invullen.
   • Persoon (eenvoudig)
   • Persoon (uitgebreid)
   • Zelf aangemaakte profielen voor organisaties.
3. Je hebt nu de volgende mogelijkheden om een verkooprelatie aan te maken:
   • De persoon bestaat al in Profit. Selecteer de organisatie en de gegevens worden overgenomen.
   • Vul alle velden handmatig in.
4. Vink Is Debiteur aan om direct een debiteur aan te maken en vul de gegevens in.
5. Je kunt de verkooprelatie/persoon toegang geven tot een portal, zoals een klantportal. De contactpersoon kan inloggen via het e-mailadres dat je hier invult. De contactpersoon kan een bericht/uitnodiging ontvangen (op basis van het berichtsjabloon dat aan de geselecteerde OutSite gekoppeld is).

   

Verkooprelatie raadplegen en aanpassen in InSite

Bij het raadplegen en aanpassen van de verkooprelaties wordt de context van profielen niet toegepast op de velden. De context die bij het toevoegen van de verkooprelatie is toegepast, geldt dus niet bij het wijzigen van verkooprelaties. Hierdoor kan een veld dat je bij het toevoegen van verkooprelaties niet zichtbaar was, bij het aanpassen van de verkooprelatie wel zichtbaar zijn.

Nieuw bankrekeningnummer bij bestaande verkooprelatie

Je kunt een nieuw bankrekeningnummer toevoegen via de eigenschappen van de verkooprelatie. De applicatiebeheerder moet hiervoor een knop of actie toevoegen op de pagina.

Een nieuwe bankrekening bij een inkoop- of verkooprelatie kan beoordeeld worden via de workflow. Een nieuwe bankrekening krijgt de status Ter beoordeling en kan dan nog niet worden gebruikt in betaal- en incasso-opdrachten, terugbetaalopdrachten en betaalopdrachtsets. Na goedkeuring kan dit wel.

Dit geldt ook voor een nieuwe bankrekening bij een organisatie/persoon die een inkoop- of verkooprelatie is. Dit is afhankelijk van de inrichting.