Nieuwe bankrekening bij organisatie, inkoop- en verkooprelatie inrichten

Je kunt een bankrekening toevoegen bij een bestaande organisatie, inkoop- of verkooprelatie in InSite en deze beoordelen via de workflow. Ook nieuwe bankrekeningen in Profit worden beoordeeld via de workflow.

Je hebt twee manieren om dit in te richten:

• Je wilt bankrekeningen toevoegen in InSite bij een organisatie, inkooprelatie en verkooprelatie én je wilt nieuwe bankrekeningen beoordelen via de workflow. Richt alle onderdelen op deze helppagina in.
• Je wilt bankrekeningen toevoegen in InSite bij een organisatie, inkooprelatie en verkooprelatie, maar je wilt de workflow niet gebruiken. Dan richt je alleen het aanmaakprofiel in en de sitebeheerder neemt de pagina Aanmaken bankrekening in InSite op.

Voorbereiding

De voorbereiding bestaat uit enkele eenmalige acties.

Autorisatie voor het inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Autoriseer de volgende functies:
   • CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem
   • Algemeen / In & OutSite / Profiel
3. Autoriseer het tabblad Beoordelen bankrekening van Financieel / Beheer / Instellingen.
4. Breid autorisatiefilters voor dossieritems uit met het type dossieritem Bankrekening (Profit).

Autorisatie voor het aanmaken en beoordelen van bankrekeningen in InSite:

De pagina's zijn opgenomen in de meegeleverde functionaliteiten CRM raadplegen en CRM beheren (de functionaliteit CRM raadplegen bevat alleen de overzichtspagina Bankrekeningen, deze kun je bijvoorbeeld op de stamkaart Verkooprelatie plaatsen).

Type pagina activeren

De functionaliteit van dit onderdeel kan alleen gebruikt worden als je het corresponderende type pagina activeert in de eigenschappen van de site. Je bepaalt per site of je de functionaliteit gebruikt of niet.

Naam van het te activeren type pagina:

• Bankrekeningen

Type pagina activeren

Workflow inrichten

Richt de workflow alleen in als een nieuwe bankrekening via een workflow moet worden goedgekeurd.

Workflow inrichten:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open het type dossieritem Bankrekening (Profit).
3. Richt de workflow in. Je kunt de standaardworkflow Bankrekening (Profit) niet gebruiken, wel kun je deze kopiëren en de kopie aanpassen.
4. Gebruik in de workflow-editor de speciale acties Afkeuren bankrekening en Goedkeuren bankrekening.

Profiel inrichten

Je richt aanmaakprofielen in voor nieuwe bankrekeningen bij inkoop- en verkooprelaties. Je kunt één profiel gebruiken, of meerdere profielen (bijvoorbeeld omdat je verschillende profielen wilt gebruiken voor inkoop- en verkooprelaties of voor binnenlandse en buitenlandse bankrekeningen).

Het profiel bepaalt welke velden je bij het aanmaken van een nieuwe bankrekening moet vullen en welke workflow wordt gebruikt voor het beoordelen.

Profiel inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open het meegeleverde aanmaakprofiel Bankrekening of maak een aanmaakprofiel aan (gebaseerd op het type Bankrekening).
3. Koppel de workflow die je wilt gebruiken voor het beoordelen van de bankrekening.
   • Een nieuwe bankrekening wordt alleen beoordeeld via de workflow als je dit hebt ingesteld in de instellingen financieel. Het koppelen van een workflow aan het profiel op zichzelf is dus niet voldoende.
   • Als je geen workflow koppelt in het profiel, wordt de workflow van de instellingen financieel gebruikt.
4. Bepaal in de context welke velden bij het aanmaken van de bankrekening gevuld moeten worden.

Profielen autoriseren:

Bij elk nieuw profiel ontstaan ook een nieuwe InSite-pagina, controleer of deze correct geautoriseerd is.

Instellingen financieel vastleggen

Je bepaalt voor de hele omgeving of je nieuwe bankrekeningen wilt laten beoordelen via de workflow.

Instellingen financieel vastleggen:

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen, tabblad Beoordelen bankrekening.
2. Vink aan of je nieuwe bankrekeningen bij inkoop- en/of verkooprelaties wilt beoordelen via de workflow.

   Let op:

   Als er dossieritems in de workflow zitten voor het beoordelen van nieuwe bankrekeningen, dan kun je deze velden niet uitvinken.

   Wil je het toch uitzetten?
   Zorg dat er geen enkele lopende workflow meer is voor het beoordelen van een bankrekening (inkooprelatie én verkooprelatie). Vervolgens kun je het vinkje voor verkooprelatie uitzetten en gaan deze rekeningen niet meer de flow in.

   Ga naar: CRM / Dossier en open de weergave Dossieritems incl. bestemmingen. Filter opType dossieritem Bankrekening. In de kolom Workflow afgerond zie je of er nog lopende workflows zijn.

3. Koppel de workflow die je wilt gebruiken voor het beoordelen van nieuwe bankrekeningen.

   Deze workflow geldt voor nieuwe bankrekeningen die worden toegevoegd in Profit, via een import, via een UpdateConnector en via het inlezen van bankafschriften.

   Deze workflow geldt niet voor InSite, omdat je per aanmaakprofiel een workflow kunt koppelen. Als je aan een bepaald aanmaakprofiel echter geen workflow hebt gekoppeld, dan wordt de workflow uit de instellingen financieel gebruikt.

   

InSite inrichten

Je kunt een nieuwe bankrekening aanmaken via de pagina Aanmaken bankrekening. Als je zelf aanmaakprofielen hebt toegevoegd, kun je de bijbehorende pagina's uiteraard ook gebruiken. Deze aanmaakpagina's moeten altijd gestart worden vanuit de eigenschappen van de organisatie, inkooprelatie of verkooprelatie. Daarom moet je als Sitebeheerder deze pagina's bewerken en een link toevoegen naar de pagina Aanmaken bankrekening. Dit kan bijvoorbeeld door een banner-item toe te voegen dat verwijst naar deze pagina, of door een gerelateerde verwijzing (van het type Direct naar) toe te voegen.