Nieuwe bankrekening bij organisatie, inkoop- en verkooprelatie beoordelen via workflow
Je kunt een nieuwe bankrekening (toegevoegd in InSite of Profit) beoordelen via de workflow. Hierdoor kun je het vierogenprincipe toepassen bij het beoordelen van een nieuwe bankrekening.
|
Inhoud |
Voorbereiding
Proces van aanmaken en beoordelen bankrekening
Je ziet hieronder het proces van het aanmaken en beoordelen van een nieuwe bankrekening bij een organisatie, inkoop- of verkooprelatie. Een nieuwe bankrekening krijgt de status Ter beoordeling en kan dan nog niet worden gebruikt in betaal- en incasso-opdrachten, terugbetaalopdrachten en betaalopdrachtsets. Na goedkeuring kan dit wel.
Let op:
Een nieuwe bankrekening is direct beschikbaar bij de inkoop- of verkooprelatie. Een nieuwe bankrekening kan als voorkeur worden ingesteld, ook als deze de status Ter beoordeling heeft. In deze situatie kan de voorkeurbankrekening niet worden gebruikt in betaal- en incasso-opdrachten, terugbetaalopdrachten en betaalopdrachtsets, tot je deze goedkeurt.
Let op:
De workflow wordt ook opgestart als je de voorkeurbankrekening bij de crediteur wijzigt in een andere bestaande bankrekening en die nog niet is goedgekeurd. De reden is dat de betaling naar een andere bankrekening van de crediteur gaat.
Aanmaken nieuwe bankrekening
Je bepaalt in de inrichting of je nieuwe bankrekeningen bij inkoop- en/of verkooprelaties wilt beoordelen via de workflow.
Welke nieuwe bankrekeningen worden beoordeeld via de workflow:
- Nieuwe bankrekening bij een bestaande inkooprelatie of verkooprelatie in InSite
- Nieuwe bankrekening bij een bestaande inkooprelatie of verkooprelatie in Profit
- Nieuwe bankrekening bij een bestaande organisatie of persoon die ook een inkoop- of verkooprelatie is (zowel via InSite als Profit)
- Nieuwe bankrekening via een UpdateConnector bij een bestaande inkooprelatie of verkooprelatie (of via een organisatie of persoon). Hetzelfde geldt voor een nieuwe bankrekening via een import.
- Nieuwe bankrekening bij een bestaande inkoop- of verkooprelatie die wordt aangeboden via het inlezen van een bankafschrift. Profit zal nieuwe bankrekeningen automatisch toevoegen, als dit in de boekingslay-out is ingericht.
Hieronder zie je een voorbeeld van een nieuwe bankrekening in InSite. Een nieuwe bankrekening krijgt de status Ter beoordeling.
Je kunt een nieuwe bankrekening direct als voorkeur instellen.
Let op:
In InSite kun je aangeven dat een nieuwe bankrekening als voorkeur moet worden ingesteld. Dit gebeurt pas als de nieuwe bankrekening is goedgekeurd. Voordat de nieuwe bankrekening is goedgekeurd, blijft de oude voorkeur bankrekening staan. Deze oude bankrekening blijft ook staan in openstaande posten en deze kunnen nog via de oude bankrekening betaald worden.
Welke nieuwe bankrekeningen worden niet beoordeeld:
- Nieuwe bankrekening bij een organisatie die geen inkoop- of verkooprelatie is.
- Nieuwe bankrekening die in InSite wordt toegevoegd bij een nieuwe inkoop- of verkooprelatie en waarvoor een workflow ter beoordeling van de nieuwe inkoop- of verkooprelatie wordt gestart. Je beoordeelt de nieuwe inkoop- of verkooprelatie als zodanig, inclusief de beoordeling van de nieuwe bankrekening, via de workflow. Zo krijg je geen dubbele taak voor het beoordelen van de bankrekening.
Beoordelen nieuwe bankrekening
Een nieuwe bankrekening moet worden beoordeeld via de workflow.
- Goedkeuren
Als je de bankrekening goedkeurt, krijgt deze de status Goedgekeurd. De bankrekening kan dan worden gebruikt in incasso- en betaalprocessen. Als de bankrekening nog als voorkeur is ingesteld, kun je dit alsnog doen in Profit via de eigenschappen van de inkoop- of verkooprelatie, tabblad Betaling.
- Afkeuren
Als je de bankrekening afkeurt, wordt deze verwijderd. Een afgekeurde bankrekening is niet daarom meer beschikbaar in Profit, maar het dossieritem van de workflow blijft wel beschikbaar.
Let op:
Als je een bankrekening afkeurt terwijl deze al was ingesteld als voorkeur, dan wordt de laatste bankrekening die in het betaal- of incassoproces is gebruikt, ingesteld als voorkeur bij de inkoop- of verkooprelatie.
Door het gebruik van de workflow ontstaat er een dossieritem bij de organisatie, inkoop- of verkooprelatie. Hierdoor kun je achteraf altijd zien wie de bankrekening beoordeeld heeft.
Gebruiken nieuwe bankrekening
Bankrekeningen met de status Goedgekeurd (en bankrekeningen zonder status) kunnen gebruikt worden in betaal- en incasso-opdrachten, terugbetaalopdrachten en betaalopdrachtsets.
Bij bankrekeningen met de status Ter beoordeling is dit niet het geval. De status wordt op alle relevante plaatsen in Profit getoond in de weergave, zoals bij de openstaande posten van crediteuren:
Raadpleeg de volgende onderwerpen voor de afhandeling van betalingen bij bankrekeningen die nog niet zijn goedgekeurd: