Openstaande posten raadplegen

De weergaven met openstaande posten bevatten alle facturen die nog niet (volledig) voldaan zijn.

Deze beschrijving geldt voor zowel debiteuren als crediteuren.

Openstaande posten per debiteur of crediteur raadplegen

1. Ga naar:
   • Financieel / Debiteur / Debiteur.
   • Financieel / Crediteur / Crediteur.
2. Open de eigenschappen van de debiteur (of crediteur).
3. Ga naar het tabblad: Openstaande posten.

   Profit toont een weergave met alle gejournaliseerde facturen die nog niet voldaan zijn door de betreffende verkooprelatie/debiteur. Je hebt hier onder andere de volgende mogelijkheden:

   • Blokkeren factuur / De-blokkeren factuur

     Met de actie Blokkeren factuur kun je de geselecteerde factuur voor een debiteur blokkeren voor automatische incasso. Met Deblokkeren factuur kun je de factuur vrijgeven voor automatische incasso.

   • Eigenschappen factuur

     Met de actie Eigenschappen factuur open je de eigenschappen van de gewenste factuur. Je opent ook de eigenschappen van een factuur als je op het tabblad Openstaande posten dubbelklikt op een regel met een openstaande post.

   • Open factuur

     Met de actie Open factuur kun je alleen een factuur openen, die in een andere Profit module is gemaakt (Projectfacturen, Ordermanagement facturen, Abonnementsfacturen of Cursusfacturen). Profit  opent vervolgens het boekingsscherm van de factuur. Financiële facturen (financiële mutaties) die je hebt geboekt via Financieel / Boeken / Dagboek kun je niet via deze actieknop openen, deze kun je alleen openen via de actie Eigenschappen factuur.

   • Afdrukken factuur

     Met de actie Afdrukken factuur kun je alleen een factuur afdrukken, die in een andere Profit module is gemaakt (Projectfacturen, Ordermanagement facturen, Abonnementsfacturen of Cursusfacturen). Profit opent vervolgens het afdrukvoorbeeld van de factuur. Financiële facturen (financiële mutaties) die je hebt geboekt via Financieel / Boeken / Dagboek kun je niet via deze actieknop afdrukken, deze kun je alleen openen via de actie Eigenschappen factuur.

4. Open de eigenschappen van de gewenste factuur. Je hebt hier onder andere de volgende mogelijkheden:
   • Mutaties raadplegen.

     Op het tabblad Mutaties staan de mutatieregels van de originele verkoop (of inkoop). Je kunt deze eventueel aanpassen.

   • Aanmaningen raadplegen (alleen bij debiteuren)
   • Notitie maken

     Ga naar het tabblad: Opmerking en vul de notitie in.

   • Betalingen raadplegen

     Op het tabblad Betalingen staan alle betalingen die al op deze openstaande post zijn binnengekomen.

Openstaande posten raadplegen

1. Ga naar:
   • Financieel / Debiteur / Overzicht / Openstaande posten
   • Financieel / Crediteur / Overzicht / Openstaande posten.

   Profit toont een weergave met alle openstaande posten. Het Saldo is het bedrag dat nog voldaan moet worden, de Vervaldatum is de datum waarop het saldo voldaan moet zijn.

   Let op:

   Het starten van deze functie kan lang duren als er veel openstaande posten zijn. Dit komt omdat de factuurstatus per openstaande post opnieuw bepaald wordt.

   Je kunt dit op twee manieren oplossen. Ten eerste kun je een nieuwe weergave maken, zonder het veld Factuurstatus. Zorg ervoor, dat deze weergave standaard geopend wordt bij het starten van de functie.

   Een andere mogelijkheid is de functie standaard starten met een filter op de weergave, waardoor er minder regels getoond worden.

2. Als je de onderliggende factuur wilt raadplegen, selecteer je de gewenste openstaande post en klik je op de actie Eigenschappen factuur.
3. Profit toont de eigenschappen van de factuur in een apart venster.

Nieuwe bankrekeningen moeten worden beoordeeld via de workflow, als dit is ingericht. Een nieuwe bankrekening die nog niet is goedgekeurd, heeft de status Ter beoordeling. Een nog te beoordelen bankrekening kan niet worden gebruikt voor betalingen.

Rapporten openstaande posten raadplegen

1. Ga naar: Financieel / Uitvoer / Rapport.
2. Je kunt de volgende rapporten gebruiken:
   • Controlelijst debiteuren (Profit) (of Controlelijst crediteuren (Profit)). Deze rapporten worden samengesteld op basis van de boekingsdatum. De totalen van deze rapporten zullen overeenkomen met het saldo van de verzamelrekening Debiteuren (of Crediteuren) in de Proef-/saldibalans of de Kolommenbalans.

     Zie voor meer informatie saldo verzamelrekening debiteuren en crediteuren controleren en Historisch overzicht debiteuren.

   Let op:

   Gebruik je beide gegevensverzamelingen controlelijst debiteuren/crediteuren in één analyse of rapport, dan moet je in de vooringave geen selectie maken op debiteuren en crediteuren nummers (dus alles opvragen). Zorg ervoor dat je in het selectiescherm de velden ‘van’ en ‘t/m’ leeg maakt , dan neem je alle debiteuren en crediteuren mee naar de analyse en worden beide verzamelingen gevuld. Daarnaast moet je bij de velden ‘Peildatum’ en ‘Berekening ouderdom t.o.v.’ voor beide verzamelingen hetzelfde invullen, deze mogen niet afwijkend ingevuld. Alleen dan worden de gegevens voor beide gegevensverzamelingen in de analyse of het rapport gevuld.

   • Openstaande posten debiteuren op nummer (Profit)  (of Openstaande posten crediteuren op nummer (Profit)). Als je een openstaande postenlijst wilt raadplegen in het verleden, vul je hiertoe een peildatum in het verleden in.
   • Afloopcontrole debiteuren (Profit) (of Afloopcontrole crediteuren (Profit)). Dit rapport is een uitbreiding op het rapport Controlelijst debiteuren. In dit rapport worden de openstaande facturen afgedrukt en vervolgens wordt inzicht verkregen in de eventuele betalingen na de ingegeven peildatum.
   • Geconsolideerde openstaande posten debiteuren (Profit) (of Geconsolideerde openstaande posten crediteuren (Profit)) (alle administraties).
   • Openstaande posten met dossieritem
3. Vul het selectievenster in:
   • Je kunt een peildatum gebruiken, als je een lijst wilt raadplegen per bepaalde datum. Alle openstaande posten worden getoond, maar de ouderdom wordt berekend op basis van de peildatum.
   • Bepaal hoe de ouderdom berekend moet worden. De ouderdom is het aantal dagen dat is verstreken sinds de factuurdatum of de vervaldatum.
4. Klik op: Voltooien.

Analyses en gegevensverzamelingen openstaande posten geconsolideerd

Analyses Openstaande posten geconsolideerd (op peildatum en alle administraties)

Je kunt een analyse maken met de openstaande posten van debiteuren/crediteuren van alle administraties op peildatum. Je kunt hiervoor de volgende gegevensverzamelingen gebruiken:

• Openstaande posten debiteuren geconsolideerd
• Openstaande posten crediteuren geconsolideerd

Zie ook:

• Overzichten en controlelijsten voor de jaarovergang

Weergave Openstaande posten incasso-informatie

De weergave Openstaande posten incasso-informatie toont uitgebreide gegevens, waarmee je eenvoudig openstaande posten kunt aanleveren bij het incassobureau.

Openstaande posten incasso-informatie raadplegen:

1. Ga naar: Financieel / Debiteur / Overzicht / Openstaande posten.
2. Selecteer de weergave Openstaande posten incasso-informatie.

   Je ziet een nieuwe weergave met de uitgebreide gegevens van de openstaande posten ten behoeve van het incassobureau.

Saldo verzamelrekening debiteuren en crediteuren controleren

Het kan voorkomen dat het saldo van de openstaande posten niet overeenstemt met het saldo van de verzamelrekening Debiteuren (dan wel Crediteuren) in de Proef-/saldibalans of de Kolommenbalans.

Het verschil in saldo is als volgt te verklaren: De peildatum die Profit in de openstaande postenlijst gebruikt is op basis van factuurdatum, terwijl de Proef-/saldibalans en de Kolommenbalans worden weergegeven op basis van de boekingsdatum. Ook de Ouderdomsanalyse wordt samengesteld op basis van de factuurdatum.

Om het saldo van de verzamelrekening Debiteuren en Crediteuren in de Proef-/saldibalans of de Kolommenbalans te controleren moet je de rapporten Controlelijst debiteuren (Profit) en Controlelijst crediteuren (Profit) gebruiken. De peildatum van deze rapporten is wel op basis van de boekingsdatum. De totalen van deze rapporten zullen wel overeenkomen met het saldo van de verzamelrekening in de Proef-/saldibalans of de Kolommenbalans.

Voorbeeld:

Vergelijk het saldo van het rapport 'Openstaande posten crediteuren' met de Proef-/saldibalans of de Kolommenbalans:

• Open het rapport: Openstaande posten crediteuren op nummer (Profit).
• Vul 31-12-2019 in bij Peildatum.

Vergelijk het saldo van dit rapport met de Proef-/saldibalans of de Kolommenbalans:

• Ga naar: Financieel / Grootboek / Overzicht / Proef-/saldibalans of Financieel / Grootboek / Overzicht / Kolommenbalans
• Vul 2019 in bij Boekjaar en 1 t/m 12 bij Periode.

Hier staat een saldo bij de verzamelrekening crediteuren wat niet overeen komt met het saldo uit de openstaande postenlijst.

Controlelijst debiteuren / crediteuren raadplegen:

1. Ga naar: Financieel / Uitvoer / Rapport.
2. Open het rapport:
   • Controlelijst debiteuren (Profit)
   • Controlelijst crediteuren (Profit)
   • Controlelijst debiteuren met valuta (Profit) dit rapport houdt rekening met de peildatum en koers van de factuurdatum, als je werkt met debiteuren en facturen in vreemde valuta.
   • Controlelijst crediteuren met valuta (Profit) dit rapport houdt rekening met de peildatum en koers van de factuurdatum, als je werkt met crediteuren en facturen in vreemde valuta.
3. Vul 31-12-2019 in bij Peildatum.
4. Klik op: Voltooien.

Als er hierna nog steeds een verschil is, dan kan het ook te maken hebben met de tabel Cumulatieve mutaties. Deze tabel te herberekenen, met actie Financieel herberekenen, kan er ook voor zorgen dat de saldi weer gelijk zijn. Hiervoor mogen geen andere gebruikers in Profit Financieel actief zijn. De omgeving moet na deze actie worden geconverteerd. Profit haalt hiermee eventueel achtergebleven gegevens nogmaals op uit de database. Hiermee moet je het verschil kunnen achterhalen en/of kunnen oplossen.

Zie ook

• Aanmaningen via openstaande posten raadplegen
• Openstaande posten bewerken voor incasso