Overzichten en controlelijsten voor de jaarovergang

Profit kent voor de financiële en vaste activa administratie geen officiële jaarovergang of jaarafsluiting. De eindbalans van elk jaar is automatisch de beginbalans van het nieuwe jaar. Het eindsaldo op 31 december 2018 is dus het beginsaldo per 1 januari 2019. Balansen worden altijd per jaar opgehaald. Saldi van eerdere jaren komen automatisch op de beginbalans.

Het is bij de jaarovergang belangrijk dat je de saldi van de beginbalans vergelijkt met het eindsaldo van het vorige boekjaar (periode 12). Hiervoor zijn in Profit verschillende overzichten en controlelijsten beschikbaar. Je kunt bijvoorbeeld denken aan:

Zie ook:

Inhoud
Saldi grootboekrekeningen controleren

Wat kan ik doen als de beginbalans in periode 0 hoger is dan het eindsaldo in periode 12?

Het is belangrijk dat je bij de jaarovergang de saldi van je grootboekrekeningen controleert. Bij het controleren van de saldi van je grootboekrekeningen kan het gebeuren dat de beginbalans voor het nieuwe jaar (periode 0) opeens hoger is dan het eindsaldo van vorig jaar (periode 12).

Je signaleert dit bijvoorbeeld op het tabblad Saldi in de eigenschappen van een grootboekrekening (via Financieel / Grootboek / Grootboekrekening). Op dit tabblad zijn de kolommen Debet en Credit opeens hoger dan je had verwacht. Verschil in de saldi van je grootboekrekeningen wordt meestal veroorzaakt doordat de betreffende grootboekrekening bij één of meerdere andere grootboekrekeningen staat ingesteld als Afwijkende balansrekening.

Controleren grootboekrekeningen als afwijkende balansrekening:

Je controleert of een grootboekrekening bij één of meerdere andere grootboekrekeningen staat ingesteld als Afwijkende balansrekening.

  1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
  2. Voeg een weergave toe:
    1. Klik op de naam van de huidige weergave en klik dan op Beheer weergaven.

    2. Klik op: Nieuw.
  3. Bepaal of je de nieuwe weergave wilt baseren op een bestaande weergave of een gegevensverzameling. Het is vaak het makkelijkst om een bestaande weergave als uitgangspunt te nemen.
  4. Selecteer de weergave of gegevensverzameling.

  5. Klik op: Volgende.
  6. Vul de omschrijving in.
  7. Klik op: Volgende.
  8. Je plaatst extra velden in de weergave. Verplaats de velden van het vak Beschikbare velden: naar Velden in gegevensverzameling:

    Neem het veld Afwijkende balansrekening op in de weergave.

  9. Klik op: Voltooien.
  10. Open de nieuwe weergave en filter in de kolom Afwijkende balansrekening op het grootboekrekeningnummer waar je het onterechte beginbalanssaldo hebt gesignaleerd.

    De weergave toont dan een overzicht van grootboekrekeningen waarbij de grootboekrekening met het verkeerde beginbalanssaldo staat ingesteld als Afwijkende balansrekening.

  11. Open de eigenschappen van de betreffende grootboekrekeningen en ga naar het tabblad Extra. Hier kun je de afwijkende balansrekening weghalen.
  12. Zodra je de afwijkende balansrekening hebt verwijderd en bevestigd moet je de cumulatieven Financieel herberekenen.

Meer informatie over het gebruik van de afwijkende balansrekening lees je hier.

Saldo verzamelrekening debiteuren en crediteuren controleren

Het kan voorkomen dat het saldo van de openstaande posten niet overeenstemt met het saldo van de verzamelrekening Debiteuren (dan wel Crediteuren) in de Proef-/saldibalans of de Kolommenbalans.

Het verschil in saldo is als volgt te verklaren: De peildatum die Profit in de openstaande postenlijst gebruikt is op basis van factuurdatum, terwijl de Proef-/saldibalans en de Kolommenbalans worden weergegeven op basis van de boekingsdatum. Ook de Ouderdomsanalyse wordt samengesteld op basis van de factuurdatum.

Om het saldo van de verzamelrekening Debiteuren en Crediteuren in de Proef-/saldibalans of de Kolommenbalans te controleren moet je de rapporten Controlelijst debiteuren (Profit) en Controlelijst crediteuren (Profit) gebruiken. De peildatum van deze rapporten is wel op basis van de boekingsdatum. De totalen van deze rapporten zullen wel overeenkomen met het saldo van de verzamelrekening in de Proef-/saldibalans of de Kolommenbalans.

Voorbeeld:

Vergelijk het saldo van het rapport 'Openstaande posten crediteuren' met de Proef-/saldibalans of de Kolommenbalans:

  • Open het rapport: Openstaande posten crediteuren op nummer (Profit).
  • Vul 31-12-2019 in bij Peildatum.

Vergelijk het saldo van dit rapport met de Proef-/saldibalans of de Kolommenbalans:

  • Ga naar: Financieel / Grootboek / Overzicht / Proef-/saldibalans of Financieel / Grootboek / Overzicht / Kolommenbalans
  • Vul 2019 in bij Boekjaar en 1 t/m 12 bij Periode.

Hier staat een saldo bij de verzamelrekening crediteuren wat niet overeen komt met het saldo uit de openstaande postenlijst.

Controlelijst debiteuren / crediteuren raadplegen:

  1. Ga naar: Financieel / Uitvoer / Rapport.
  2. Open het rapport:
    • Controlelijst debiteuren (Profit)
    • Controlelijst crediteuren (Profit)
    • Controlelijst debiteuren met valuta (Profit) dit rapport houdt rekening met de peildatum en koers van de factuurdatum, als je werkt met debiteuren en facturen in vreemde valuta.
    • Controlelijst crediteuren met valuta (Profit) dit rapport houdt rekening met de peildatum en koers van de factuurdatum, als je werkt met crediteuren en facturen in vreemde valuta.
  3. Vul 31-12-2019 in bij Peildatum.
  4. Klik op: Voltooien.

Als er hierna nog steeds een verschil is, dan kan het ook te maken hebben met de tabel Cumulatieve mutaties. Deze tabel te herberekenen, met actie Financieel herberekenen, kan er ook voor zorgen dat de saldi weer gelijk zijn. Hiervoor mogen geen andere gebruikers in Profit Financieel actief zijn. De omgeving moet na deze actie worden geconverteerd. Profit haalt hiermee eventueel achtergebleven gegevens nogmaals op uit de database. Hiermee moet je het verschil kunnen achterhalen en/of kunnen oplossen.

Correctie forceren

Gebruik deze oplossing als de Finance auditor de volgende melding geeft: Totaal open posten ongelijk aan totaal journaalposten. Crediteur X, verschil Y.

Je kunt het probleem als volgt oplossen:

  1. Deblokkeer de periode waarin de boeking gemaakt is.
  2. Wijzig dan de journaalpost door tijdelijk een cent bij te boeken en sla deze op.
  3. Wijzig de journaalpost weer naar de oorspronkelijke journaalpost.

Hiermee is de openstaande post hersteld en sluit het saldo weer aan met de balans

Zie ook

Direct naar

  1. Financieel jaar opstarten