Aanmaningen via openstaande posten raadplegen
Je kunt aanmaningsgegevens raadplegen via de openstaande posten. Je kunt onder andere het aanmaningsnummer, het aantal aanmaningen en alle verzonden aanmaningen raadplegen. Hierdoor heb je snel inzicht als een debiteur belt over een aanmaning.
|
Inhoud |
Aanmaningen via openstaande posten raadplegen
Je raadpleegt aanmaningen via de eigenschappen van de gerelateerde openstaande posten.
Aanmaningen via openstaande posten raadplegen:
- Ga naar: Financieel / Debiteur / Debiteur.
- Open de eigenschappen van de debiteur.
- Ga naar het tabblad: Openstaande posten.
In plaats van bovenstaande werkwijze kun je een openstaande post ook openen via Financieel / Debiteur / Overzicht / Openstaande posten.
- Open de eigenschappen van de factuur.
- Ga naar het tabblad: Algemeen.
Je ziet op het tabblad Algemeen onder andere de belangrijkste totalen en diverse velden ten aanzien van aanmaningen, incasso en automatische betalingen. Het wijzigen van deze instellingen werkt uiteraard door in de betreffende processen.
- In het veld Aantal aanmaningen staat het aantal al afgedrukte aanmaningen. Op basis hiervan zal Profit de volgende ('strengere') aanmaningslay-out selecteren.
- Het veld Aanmanen is aangevinkt als je aanmaningen voor deze openstaande post wilt versturen.
- Op het tabblad Mutaties zie je alle boekingsregels van deze openstaande post, op het tabblad Betalingen zie je alleen de betalingen.
- Je kunt je eigen notities toevoegen op het tabblad Opmerking.
- Ga naar het tabblad: Dossier.
Dit tabblad bevat de digitale historie van de openstaande post. De kracht van het dossier neemt toe als je alle stukken ten aanzien van de factuur digitaliseert en opneemt in Profit.
Je kunt ingekomen stukken bijvoorbeeld inscannen, opnemen en toevoegen als dossieritem. Je eigen stukken kun je direct via Profit toevoegen, bijvoorbeeld met de Documentgenerator.
- Ga naar het tabblad: Aanmaningen.
Dit tabblad bevat alle verzonden aanmaningen, waardoor je snel inzicht hebt als een debiteur belt over een aanmaning. Je kunt direct en aanmaning afdrukken op basis van de actuele gegevens in Profit.
Aantal aanmaningen ophogen
Als je het veld Aantal aanmaningen wilt ophogen kan Profit melden: 'Aantal keer aangemaand mag niet verhoogd worden'. Het ophogen van dit veld kan niet altijd bij facturen (bijv. die zijn geïmporteerd). Dit is niet mogelijk, omdat je geen aanmaningen mag overslaan. Vaak wordt in een aanmaningsbrief verwezen naar eerdere aanmaningen en die zijn er dan niet.
Als je net bent gestart met Profit gaat het ophogen alleen goed als het vorige aanmaningensysteem (van het vorige softwarepakket) aansluit op de methode van Profit. Als het vorige pakket niet aansluit en je wilt het Aantal aanmaningen alsnog ophogen, dan kun je het volgende doen:
- Voeg een aanmaningsrun toe met daarin alle facturen die al wel een keer zijn aangemaand in het vorige softwarepakket en nu met één moeten worden opgehoogd.
- Maak deze aanmaningsrun definitief voor het afdrukken/e-mailen van de aanmaningen:
- Bij het e-mailen moet je ervoor zorgen dat de e-mailberichten fysiek worden aangemaakt, maar bijvoorbeeld op de exchange server / e-mail worden tegengehouden, dus dat tijdelijk uitgaande e-mail wordt tegengehouden en verwijderd wordt. Dit kan de systeembeheerder voor jou regelen.
- Bij het afdrukken kun je ervoor kiezen om dit naar een fysieke printer te sturen. Zo zorg je ervoor dat het afdrukken zelf eventueel niet plaatsvindt.
Als bijvoorbeeld een factuur twee aanmaningen heeft gehad, moet je een 2e aanmaningsrun aanmaken etc.
Aantal aanmaningen
Het kan voorkomen dat het veld Aantal aanmaningen van de openstaande posten niet overeenstemt met het aantal aanmaningen op het tabblad Aanmaningen. Deze situatie kan optreden als je Niet-vervallen facturen ook meenemen aanvinkt bij het genereren van een aanmaningsrun: dan worden alle facturen van de betreffende debiteur meegenomen. Dus dan zal Profit als een debiteur één vervallen factuur heeft, ook andere (niet vervallen) facturen meenemen in de aanmaningen (als de debiteur meerdere facturen heeft openstaan).
- Het aanmanen gebeurt op debiteur-niveau en zowel de aanmaningen als het dossier zijn terug te vinden via Financieel / Debiteur / Debiteur, eigenschappen Debiteur, tabblad Dossier .
- Deze dossiers zijn ook terug te vinden via Financieel / Debiteur / Debiteur, eigenschappen Debiteur, tabblad Openstaande posten, eigenschappen Factuur, tabblad Aanmaningen .
Op het tabblad Aanmaningen staan de regels van het dossier dat op debiteurniveau is aangemaakt. Per factuur is er geen dossier aangemaakt.
Voorbeeld:
Bij een factuur staan op het tabblad Aanmaningen vier regels, waardoor het lijkt of deze vier keer is aangemaand. Dit is echter niet het geval:
- Als de factuur dat werkelijk vervallen is en wordt aangemaand, dan krijgt deze weer een nieuwe regel (op debiteurniveau) met aantal keer aangemaand op 1.
- Het aantal keer aangemaand op dit tabblad kan komen van andere facturen, omdat deze factuur wel voor 4x is aangemaand, maar via een aanmaning met niet-vervallen facturen.
Laatste aanmaning
Openstaande posten die een laatste aanmaning hebben gehad komen niet meer mee in de volgende aanmaning bij een openstaande post die nog wel aangemaand wordt.
Op het moment dat een openstaande post zijn laatste aanmaning heeft gehad gaat Profit ervan uit dat je deze qua verlies afboekt of bij het incassobureau ligt. Dit laatste kun je kenbaar maken in de laatste aanmaningsbrief. Om deze reden komen de openstaande posten niet meer mee laten op een andere aanmaning.
Als je wilt dat de openstaande posten alsnog wordt aangemaand of mee moeten komen met de aanmaningsrun, dan moet je via Financieel / Beheer / Instellingen, Tabblad Aanmanen / Eigenschappen aanmaningsset / Tabblad Regel een nieuwe (4e regel) aanmaningsregel aan de aanmaningsset toevoegen. Deze regel geef je dan bijvoorbeeld 999 dagen mee. Als je bij de aanmaningsrun dan aangeeft dat vervallen facturen (de openstaande post met 5 aanmaningen is nog niet vervallen voor de 6e aanmaning) meegenomen moeten worden, dan komt de aanmaning mee op de aanmaning van een openstaande post die wel is vervallen.