Aanmaningen

Je verstuurt aanmaningen (betalingsherinneringen) naar debiteuren die hun facturen niet op tijd betalen. Je kunt aanmaningen ook per e-mail verzenden.

Elke openstaande post heeft een bepaalde vervaldatum, dit is de datum waarop de factuur betaald moet zijn. Voor openstaande posten die op of na de vervaldatum nog niet betaald zijn, kun je aanmaningen aan de debiteuren sturen. Je drukt per debiteur één aanmaningsbrief met alle vervallen openstaande posten af (dus niet per openstaande post). Het is ook mogelijk de nog niet vervallen posten af te drukken.

Aanmaningssets

In Profit beschik je over verschillende aanmaningssets met aanmaningslay-outs. Hiermee kun je aanmaningen sturen op basis van de ouderdom van de openstaande posten. Je kunt bijvoorbeeld de volgende indeling gebruiken:

• Vriendelijke herinnering (10 dagen na de vervaldatum)
• Normale herinnering (30 dagen na de vervaldatum)
• Strenge herinnering, met de mededeling dat de vordering bij het uitblijven van betaling uit handen zal worden gegeven aan een deurwaarder (60 dagen na de vervaldatum).

  Let op:

  Deze toelichting is gebaseerd op 'x dagen na de vervaldatum'. Je kunt echter ook de laatste aanmaningsdatum als uitgangspunt nemen, dit stel je in bij de aanmaningsset.

Als een debiteur verschillende openstaande posten heeft waarvoor deze gemaand moet worden, zal Profit deze verzamelen op één aanmaning. Hierbij gaat Profit uit van de openstaande post met de hoogste ouderdom. De volgende situaties kunnen zich voordoen:

Betaaltermijnen

Bij het gebruik van betaaltermijnen wordt het factuurbedrag uitgespitst in verschillende bedragen (gespreide betaling). Ook hierbij kunnen aanmaningen gebruikt worden. Het aantal dagen uit de aanmaningsset wordt hierbij echter niet gebruikt. Dit heeft het volgende effect:

• Bij een eerste aanmaning wordt het eerste termijnbedrag vermeld.
• Als je na het definitief maken van de eerste aanmaning een tweede aanmaning verstuurd, dan worden de eerste en tweede termijn direct vermeld op deze vervolgaanmaning, ook al is de tweede termijn deze op basis van het aantal dagen van de tweede aanmaning nog niet aan de beurt.

Rente op aanmaningen

Profit zal rente op aanmaningen berekenen, als dit in de administratie-instellingen is vastgelegd. De instellingen bevatten ook de rentepercentages. Een rentepercentage geldt altijd voor een bepaalde periode (datumbereik). Als de rente wijzigt, leg je een nieuwe regel met het nieuwe percentage vast in de instellingen. Profit drukt de rente af op de aanmaningen, als je de hiervoor geschikte rapportlay-out hebt gekoppeld in de instellingen.

Profit zal alleen rente berekenen voor openstaande posten waarvoor je een definitieve aanmaning maakt. De rente wordt niet bij de openstaande post opgeteld (deze behoudt dus de oorspronkelijke waarde). Wel kun je bij het afletteren van ontvangsten met openstaande posten de ontvangen rente boeken. Ook dit is afhankelijk van de administratie-instellingen.

Het berekenen van aanmaningsrente op een factuur wordt voor maximaal een jaar - gerekend vanaf de factuurdatum - uitgevoerd. Je kunt daarna de eventueel openstaande rente op zo’n factuur apart als vordering opvoeren. Bij de berekening van aanmaningsrente op een factuur wordt uitgegaan van de vastgelegde percentages en bijbehorende geldigheidstermijnen waarbinnen de factuur openstaat. Omdat we bij deze rentepercentages niet met een datum/tijd veld werken moet je er op het moment van aanmanen 1 dag bij optellen).De gehanteerde formule luidt:

( ((1e periodepercentage/100)/365) * (aantal vervaldagen - rentevrije periode in dagen) + ((2e periodepercentage/100)/365) * aantal vervaldagen +  …… +
((ne periodepercentage/100)/365) * aantal vervaldagen + de dag van vandaag meegeteld) * openstaand factuurbedrag.

Voorbeeld:

• Jaarpercentage 1e periode  = 10%, 2e periode  =8%
• Rentevrije periode = 15 dagen
• Openstaande factuur = 1000 euro

  Aantal dagen vervallen = 1e periode 20 dagen en 2e periode 30 dagen + de dag van vandaag

  De berekening van de rente is als volgt:

  ( ((10/100)/365)*(20-15)+((8/100)/365)*31 )*1000 = 8,16438

  Het openstaande saldo plus het rentebedrag is het totaal te betalen bedrag voor de factuur op de aanmaning: 1000 + 8,16 = 1008,16 euro.

Uitgangspunt is dat het jaar op 365 dagen wordt gesteld.

Let op:

Profit berekent aanmaningsrente op een openstaande post vanaf de vervaldatum, als de gehele openstaande post niet is betaald. Als bij een openstaande post echter een gedeeltelijke betaling is geweest, dan berekent Profit rente vanaf de datum van de deelbetaling, niet vanaf de vervaldatum van de openstaande post.

Berekening rente bij openstaande post

In de eigenschappen van de openstaande post beschik je op het tabblad Rente over een knop waarmee je de berekening kunt zien.

Voorbereiding

• Aanmaningen inrichten

Werkwijze

• Aanmaningsinstellingen per debiteur vastleggen
• Openstaande posten bewerken voor aanmaningen
• Aanmaningsrun toevoegen
• Checklist aanmaningsopdracht
• Aanmaningsrun controleren en bewerken
• Aanmaningen definitief maken en afdrukken
• Aanmaningen via openstaande posten raadplegen
• Rente op creditnota's

Zie ook

• Berekende rente op aanmaningen afletteren