Checklist aanmaningsopdracht

Als facturen vervallen zijn en toch niet zichtbaar zijn bij het toevoegen van aanmaningen, dan kun je deze checklist nalopen.

Controleer de instellingen van de aanmaningsset

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen
2. Ga naar het tabblad: Aanmanen.
3. Open de aanmaningsset.
4. Ga naar het tabblad: Regel

De aanmaningsset heeft enkele regels. Controleer het aantal Dagen in de aanmaningsregel.

Het aantal dagen in de eerste aanmaningsregel geeft het aantal dagen aan na het vervallen van de factuur. Als een debiteur een openstaande post heeft met een factuurdatum van 01-01-2016, de betalingsvoorwaarde is 30 dagen en het aantal dagen in aanmaningsregel 1 is 30, zal de 1e aanmaning ook 30 dagen na de vervaldatum plaatsvinden, dus op (01-01-2016 + 30 dagen + 30 dagen) = 01-03-2016.

Als in de eigenschappen van de aanmaningsset op het tabblad Algemeen het veld Aanmanen o.b.v. vorige datum aanmaning i.p.v. factuurdatum aangevinkt is, en de tweede aanmaningsregel is 45 dagen, dan zal de tweede aanmaning 75 dagen na de vervaldatum plaatsvinden. In het voorbeeld dus op (01-01-2016 + 30 dagen + 45 dagen) = 14-04-2016.

Einde aanmaningsset: Als je een aanmaning hebt verstuurd op basis van de laatste aanmaningssetregel, volgt er geen nieuwe aanmaning meer.

Controleer de instellingen bij de Debiteur

1. Ga naar: Financieel / Debiteur / Debiteur.
2. Ga naar het tabblad: Betaling.
3. Controleer of het veld Automatisch incasseren is aangevinkt.

   Als je bij de debiteur hebt vastgelegd dat je openstaande posten incasseert, dan kun je voor deze debiteur geen aanmaningen toevoegen.

   Als bij de debiteur vastgelegd is dat er geïncasseerd moet worden, terwijl op factuurniveau NIET geïncasseerd wordt, dan krijgt de desbetreffende factuur WEL een aanmaning. 

4. Controleer of het veld Aanmaning verzenden is aangevinkt.

Controleer de Administratie-instellingen Financieel op Automatische incasso debiteuren

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen administratie.
2. Ga naar het tabblad: Betaling/Incasso.
3. Controleer de instellingen bij Automatische incasso debiteuren.

   Als het veld Incasso herhalen na stornering is aangevinkt, dan wordt de openstaande post nogmaals geïncasseerd. Bij het veld Maximaal aantal herhalingen zie je hoe vaak de incasso wordt herhaald na stornering. Als het aantal storneringen van de openstaande post/factuur groter wordt dan het maximaal aantal herhalingen, dan wordt het veld Automatisch incasseren in openstaande factuur uitgevinkt, waardoor deze factuur meegaat in de volgende aanmaning.

Controleer de eigenschappen van de factuur

Je kunt de eigenschappen van de factuur op verschillende manieren openen.

1. Ga naar: Financieel / Debiteur / Debiteur en open het tabblad Facturen.

   Ga naar: Financieel / Debiteur / Aanmaning. Open de aanmaningsopdracht en ga naar het tabblad Facturen.

2. Ga naar: Financieel / Debiteur / Overzicht / Openstaande posten
3. Zoek de betreffende openstaande factuur en controleer de kolom Status en de kolom Incasseren.
4. Open de eigenschappen van de factuur.
5. Ga naar het tabblad: Algemeen.
6. Het veld Incasseren moet uitgevinkt zijn.

Controleer of de factuur op een eerdere aanmaning is meegegaan

Als een debiteur verschillende openstaande posten heeft waarvoor deze gemaand moet worden, zal Profit deze verzamelen op één aanmaning.

Lees hier hoe Profit openstaande posten verzamelt op één aanmaning.

Raadpleeg de aanmaningen via openstaande posten.

Opnieuw versturen aanmaning

Je kunt een aanmaning opnieuw versturen (e-mailen), bijvoorbeeld omdat je erachter bent gekomen dat het e-mailadres van de klant niet juist was.

1. Open de eigenschappen van de factuur, zoals bij Controleer de eigenschappen van de factuur is omschreven.
2. Verlaag het veld Aantal aanmaningen met 1 (Let op! Vul in dit veld geen negatieve waarde in).

Zie ook: Aanmaningen via openstaande posten raadplegen

Creditnota

• Als er nog te verrekenen credit nota's staan dan kan het zijn dat een openstaande post niet aangemaand wordt.

  Voorbeeld:

  Een factuur van € 100,-- is vervallen, als er op dat moment een creditnota aanwezig is van € 100,-- of hoger dan vindt geen afdruk van een aanmaning plaats.

• Vervaldatum

  De vervaldatum van creditnota's wordt niet gebruikt. Alle creditnota's worden dus verrekend met het aan te manen bedrag.

Kopiefactuur komt niet mee bij de aanmaning

Met de actie Kopiefacturen meesturen kun je direct een kopie factuur meesturen bij de aanmaning. De factuur moet hiervoor in het dossier van de verkooprelatie staan, anders kan de kopie factuur niet verstuurd worden. Lees hier hoe je dat kun inrichten.