Inkoopfacturen beoordelen/accorderen via InSite

Je accordeert in InSite de inkoopfacturen zodra deze zijn ingeboekt. Alleen de gebruiker die in de workflowinrichting als beoordelaar is vastgelegd, ziet het dossieritem met de inkoopfactuur. Het dossieritem is dus zijn of haar taak. Hij of zij moet deze afhandelen.

De specifieke actie Accorderen inkoopfactuur binnen de workflow zorgt ervoor dat de inkoopfactuur wordt gedeblokkeerd voor betaling en meegestuurd kan worden in de betaalopdracht.

Als je in Profit HRM een vervanger vastlegt bij de afwezigheid van de beoordelaar door verlof of ziekte, dan ontvangt de vervanger deze workflowtaak en niet de beoordelaar. Je moet dan wel vervangen beoordelaar hebben ingericht.

De beoordelaar krijgt de geblokkeerde inkoopfacturen in beeld via InSite en beoordeelt deze.

Factuur beoordelen en accorderen via de workflow in InSite:

1. Log in op InSite.
2. Je kunt de workflow op twee plaatsen openen:
   • Via Mijn taken
   • Via Mijn inkoopfacturen

     Er zijn vele manieren om medewerkers verantwoordelijk te maken voor het beoordelen van inkoopfacturen. Iemand kan beoordelaar zijn als budgethouder, projectleider, op basis van het procuratieschema, op basis van een verplichting, of iemand kan handmatig verantwoordelijk worden gemaakt.

     Voor optimaal inzicht in al "jouw" inkoopfacturen gebruik je de weergave Mijn inkoopfacturen in InSite. Je ziet zowel inkoopfacturen die in de workflow zitten als inkoopfacturen die niet meer in de workflow zitten. Je ziet alleen inkoopfacturen waarvoor jij een rol hebt als beoordelaar (het maakt niet uit of je deze rol nu hebt, of in een vorige of volgende stap van de workflow).

     Het overzicht Mijn inkoopfacturen is dynamisch en wordt bijgewerkt bij de volgende wijzigingen:

     • Het aanmaken van een inkoopfactuur.
     • Het wijzigen van de projectleider, gekoppeld aan het project van een projectboeking.
     • Het wijzigen van het procuratieschema.
     • Het wijzigen van de beoordelaar van een inkooporder.
     • Het wijzigen van de beoordelaar van een verplichting.
     • Het wijzigen van een deelbudgethouder van een reservering.
     • Het wijzigen van een budgethouder op een grootboekrekening/code verbijzondering.

     

   • Via Inkoopfacturen in workflow
3. Dubbelklik op de kolom Ingestuurd als je de taken wilt sorteren op datum.
4. Open de inkoopfactuur die je wilt beoordelen.

   Je ziet de gegevens van de inkoopfactuur en onder de financiële mutaties zie je de bijbehorende journaalpost van de inkoopfactuur.

   Je kunt nieuwe bankrekeningen laten beoordelen via de workflow. Een nieuwe bankrekening die nog niet is goedgekeurd, krijgt de status Ter beoordeling. Deze status wordt ook getoond bij de te beoordelen inkoopfactuur. De inkoopfactuur kan altijd worden goedgekeurd, ongeacht de status van de bankrekening. De inkoopfactuur kan echter alleen betaald worden als de bankrekening de status Akkoord heeft, of geen status.

   

5. Voeg een nieuwe reactie toe.

   Rechtsboven bij Workflow kies je uit acties die speciaal bij deze workflow horen én de standaardacties. Als je accordeert stel je de factuur beschikbaar voor betaling.

   Als je niet accordeert blijft de factuur geblokkeerd. Je zet de taak met de actie Afkeuren inkoopfactuur (terug naar instuurder) terug naar de degene die de factuur heeft ingeboekt, bijvoorbeeld als de boeking niet correct is.

   Als je de vervanger bent van de beoordelaar en niet de capaciteiten of verantwoordelijkheid hebt om een factuur te kunnen beoordelen, dan delegeer je de taak aan iemand anders met de actie Delegeren.

6. Klik op de actie: Accorderen inkoopfactuur.

Het dossieritem komt nu niet meer voor in InSite, want de taak is afgehandeld. Ook de workflow is hiermee afgehandeld en de inkoopfactuur is vrijgegeven voor betaling.

Je kunt de verbijzondering van een inkoopfactuur wijzigen tijdens het beoordelen van de inkoopfactuur via de workflow. Hierdoor kan de beoordelaar de verbijzondering wijzigen, en hoeft de flow niet terug om dit te doen.

Dit is alleen mogelijk als je rechten hebt om de verbijzonderingen te wijzigen.

Verbijzondering wijzigen:

1. Open de beoordeeltaak in InSite.

   In de weergave Financiële mutaties zie je de boekingsregels.

2. Vink de boekingsregels aan die je wilt aanpassen.
3. Klik op de actie Aanpassen verbijzonderingscode en selecteer de verbijzonderingscodes die je wilt wijzigen.
   • Als je een veld leeg laat, wordt de betreffende verbijzonderingscode niet gewijzigd en blijft de oude staan.
   • Uiteraard wordt gecontroleerd of de wijziging toegestaan is, voordat deze wordt doorgevoerd.

   

4. Klik op: Aanpassen.