Verlof boeken (Profit)

Je kunt verlofboekingen vastleggen voor specifieke medewerkers, maar voor een groep medewerkers kun je ook een collectieve verlofboeking gebruiken.

Inhoud

Beschrijving

In Profit wordt onderscheid gemaakt tussen de begrippen verlofaanvraag en verlofboeking:

Verlofaanvraag
Een medewerker kan een verlofaanvraag indienen via InSite (Employee Self Service). Na goedkeuring van bijvoorbeeld de manager zet Profit de aanvraag om in een verlofboeking.
Verlofboeking
Je legt verlofboekingen vast in Profit. Het verlofsaldo van de medewerker wordt hierdoor aangepast en het verlof wordt geregistreerd.

Verlof als de medewerker geen recht heeft op verlof

Medewerkers zoals stagiaires bouwen geen verlofrechten op, maar het is toch mogelijk ook voor deze medewerkers verlofboekingen vast te leggen. Als je de integratie met de agenda in InSite gebruikt, zal Profit de verlofboekingen tonen in de agenda van de betrokken medewerker. Ook integratie nacalculatie is mogelijk. Door de verlofopname ontstaat een negatief verlofsaldo, waardoor je toch inzicht hebt in de hoeveelheid opgenomen verlofuren.

Deze medewerkers bouwen geen verlofrechten op, omdat dit is aangegeven in de dienstbetrekking in de cao/arbeidsvoorwaarde.

Als de betreffende medewerker toch in dienst treedt, krijgt hij een reguliere dienstbetrekking en zal Profit het verlofsaldo wel bijhouden. Om te voorkomen dat de medewerker begint met een negatief verlofsaldo, kun je het volgende doen:

Je meldt de medewerker uit dienst en vervolgens weer in dienst. Hierdoor ontstaat bij de medewerker een nieuw dienstverband met nieuwe verlofsaldoregels.
Je gebruikt voor stagiairs e.d. een aparte cao/arbeidsvoorwaarde. Voor het opnemen van verlof gebruik je een aparte verlofsoort. Je kunt bij de verlofsoort instellen dat deze negatief mag zijn en dat het saldo van vorig jaar niet mag worden overgenomen.

Combinatie gedeeltelijk verzuim en verlof

Het kan voorkomen dat een medewerker gedeeltelijk verzuim heeft, maar ook verlof geniet. Zoals je uit het onderstaande voorbeeld kunt opmaken, is het aan te raden dan 100% verlof te boeken. Hierdoor zijn verlofopbouw en -opname in evenwicht.

Voorbeeld:

Een medewerker verzuimt 50% van de werktijd. Hij neemt de resterende 50% op als verlof, zodat hij 100% afwezig is.

Omdat de verlofopbouw tijdens ziekte doorloopt, boek je 100% verlof. Bij een verlofopbouw van bijvoorbeeld 200 uur per jaar wordt op deze manier ook een evenredige hoeveelheid uren afgeboekt.

Omdat de verlofopbouw tijdens ziekte doorloopt, is het boeken van 50% verlof hier geen goede optie: dan zou de medewerker 100% verlof opbouwen en 50% opnemen, waardoor hij aan het einde van de verlofsaldoperiode ten onrechte uren zou overhouden.

Door deze werkwijze heb je geen aanpassingen nodig in het verlofrecht. Dit is een groot voordeel, want anders zou je bij elke wijziging van het verzuimpercentage ook het verlofrecht moeten aanpassen of verlofcorrecties moeten toevoegen.

Verlofboeking toevoegen bij rooster met vaste werktijden of uren per dag

Je legt een verlofboeking vast bij een medewerker.

De onderstaande procedure geldt voor een medewerker met een rooster met vaste werktijden per dag of uren per dag. Bij deze type roosters bepaalt Profit de verlofduur automatisch, door de verlofboeking te vergelijken met de ingeroosterde dagen.

Verlofboeking voor medewerkers met een gespecificeerd rooster:

Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
Open de eigenschappen van de medewerker.
Ga naar het tabblad: Verlof.
Klik op: Nieuw.
Vul de gegevens voor de verlofboeking in:
Vul de begin- en einddatum in.
Standaard toont de begin- en eindtijd van de betreffende datums, als deze in de roosterkalender voorkomen.
1. Vink Gedeeltelijk verlof aan, als je de begin-, eindtijd of aantal uren wilt wijzigen.
  Als je de functionaliteit Onderwijs hebt geactiveerd, kun je de begin- en eindtijd niet wijzigen. In dit geval vul je het aantal uren van het verlof in bij Aantal uren. Profit controleert hierbij of het aantal uren van de verlofboeking, het aantal uren overschrijden die in het rooster van de medewerker zijn vastgelegd.
  
  Als het verlof betrekking heeft op hele dagen, vink je dit niet aan. Hierdoor zal Profit de begin- en eindtijd uit het rooster overnemen in de verlofboeking. Bij een roosterwijziging tijdens het verlof zal Profit de nieuwe werktijden automatisch overnemen in de verlofboeking. Hierdoor zal Profit altijd het juiste aantal verlofuren bepalen, ook als het rooster wijzigt nadat je het verlof hebt vastgelegd.
Selecteer het type verlof.
Profit toont alleen het type verlof dat gedurende de periode van de verlofaanvraag geldig is en dat is toegestaan op basis van het dienstverband van de medewerker.
Nadat je de bovenstaande gegevens hebt ingevuld, werkt Profit de saldi onderin het venster bij:
- Saldo op begindatum
  Dit vak toont de situatie alsof de medewerker één dag voor de begindatum van de verlofboeking uit dienst zou treden. Je ziet direct (in het veld Saldo) of een negatief verlofsaldo dreigt te ontstaan omdat de medewerker nog onvoldoende uren heeft opgebouwd. Dit is van belang als in de organisatie medewerkers alleen verlof mogen opnemen voor zover dit feitelijk is opgebouwd, of als de medewerker op korte termijn uit dienst treedt.
- Saldo verlofperiode
  Het saldo van de totale verlofperiode die geldt op de begindatum van de verlofboeking. Hierbij wordt geen rekening gehouden met de mogelijkheid dat de medewerker uit dienst zou kunnen treden. Als bij de medewerker een datum uit dienst is vastgelegd, wordt hiermee wel rekening gehouden met de berekening van het verlofrecht.
  
  Als je deze gegevens als uitgangspunt neemt en de medewerker treedt toch op korte termijn uit dienst, dan kan een negatief verlofsaldo ontstaan.
Controleer het aantal uren, dit wordt automatisch bepaald.
Als de verlofduur niet juist is, dan wijzig je de begin- of eindtijd van de verlofboeking. Als het verlof op de begin- of einddatum niet betrekking heeft op de gehele dag, kan het nodig zijn om de Pauzeduur te verlagen om tot de juiste verlofduur te komen. Profit zal na de aanpassing controleren of de verlofduur de normale werktijd niet overschrijdt.

Als je de Pauzeduur niet kunt aanpassen, dan wijzig je de begin- of eindtijd van de verlofboeking.

Als je de functionaliteit Onderwijs hebt geactiveerd, kun je de begin- en eindtijd niet wijzigen. In dit geval vul je het aantal uren van het verlof in bij Aantal uren. Profit controleert hierbij of het aantal uren van de verlofboeking, het aantal uren overschrijden die in het rooster van de medewerker zijn vastgelegd.
Selecteer eventueel een vervanger voor workflows, signalen, etc.
Klik op: Volgende.
Vink Verlofkaart afdrukken aan, als je direct een verlofkaart wilt afdrukken.
Klik op: Voltooien.
Profit zal controleren op het ontstaan van een negatief verlofsaldo, tenzij bij het type verlof is ingesteld dat dit niet hoeft. Als een melding optreedt terwijl de overschrijding onder het maximum ligt, kun je de verlofboeking voltooien of teruggaan en de gegevens aanpassen. Als een melding optreedt terwijl de overschrijding boven het maximum ligt, moet je teruggaan en de gegevens aanpassen. Je kunt de verlofboeking pas voltooien als de overschrijding onder het maximum ligt.

Verlofboeking toevoegen bij rooster van het type uren per week

Voor een medewerker waarbij de werktijden niet bekend zijn (rooster van het type Uren per week), voeg je een verlofboeking op een afwijkende wijze toe.

Doordat de werktijden niet bekend zijn, kan Profit de verlofduur niet bepalen. Je vult deze daarom zelf in. Profit zal wel een voorstel doen, als je de werkdagen van de medewerker in het rooster hebt aangevinkt. Dit voorstel is gebaseerd op een gemiddeld aantal uren per werkdag, je kunt dit uiteraard nog aanpassen.

Als je een verlofboeking toevoegt waarin feestdagen vallen, houdt Profit geen rekening met de feestdagen voor het bepalen van het aantal uren.

Voorbeeld:

Voor een medewerker met een rooster van het type Uren per week van 32 uur per week, voeg je een verlofboeking vast met begindatum 24 december en einddatum 27 december. Profit toont 32 uur aan aantal uren, omdat Profit niet kan bepalen hoeveel uur de medewerker werkt op de verschillende dagen.

Voorbeeld:

Medewerker heeft een rooster van het type Uren per week van 2 dagen en 16 uur.
Als de medewerker verlof boekt voor een maandag of dinsdag, dan stelt Profit 8 uur voor. Profit gaat er vanuit dat de medewerker op de maandag en dinsdag werkt.
Bij een verlofboeking op een woensdag, donderdag of vrijdag, stelt Profit 0:00 uur voor.

Verlofboeking toevoegen:

Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
Selecteer de medewerker.
Je hoeft de eigenschappen niet te openen voor een verlofboeking, je kunt het verlof direct vanuit de weergave boeken.
Klik op: Acties / Verlofboeking.
Vul de gegevens voor de verlofboeking in.
Bij een Uren per week-rooster zijn de velden Gedeeltelijk verlof en Pauzeduur niet beschikbaar.

Als je de functionaliteit Onderwijs hebt geactiveerd, kun je de begin- en eindtijd niet wijzigen. In dit geval vul je het aantal uren van het verlof in bij Aantal uren. Profit controleert hierbij of het aantal uren van de verlofboeking, het aantal uren overschrijden die in het rooster van de medewerker zijn vastgelegd.
Selecteer het type verlof.
Profit toont alleen het type verlof dat gedurende de periode van de verlofaanvraag geldig is en dat is toegestaan op basis van het dienstverband van de medewerker.
Nadat je de bovenstaande gegevens hebt ingevuld, werkt Profit de saldi onderin het venster bij:
- Saldo op begindatum
  Dit vak toont de situatie alsof de medewerker één dag voor de begindatum van de verlofboeking uit dienst zou treden. Je ziet direct (in het veld Saldo) of een negatief verlofsaldo dreigt te ontstaan omdat de medewerker nog onvoldoende uren heeft opgebouwd. Dit is van belang als in de organisatie medewerkers alleen verlof mogen opnemen voor zover dit feitelijk is opgebouwd, of als de medewerker op korte termijn uit dienst treedt.
- Saldo verlofperiode
  Het saldo van de totale verlofperiode die geldt op de begindatum van de verlofboeking. Hierbij wordt geen rekening gehouden met de mogelijkheid dat de medewerker uit dienst zou kunnen treden. Als bij de medewerker een datum uit dienst is vastgelegd, wordt hiermee wel rekening gehouden met de berekening van het verlofrecht.
  
  Als je deze gegevens als uitgangspunt neemt en de medewerker treedt toch op korte termijn uit dienst, dan kan een negatief verlofsaldo ontstaan.
Vul het aantal uren in.
Als het veld een dubbele punt bevat, vul je in uren:minuten de tijdsduur in. Zo niet, dan vul je uren en honderdsten in. Bij de invoer in uren en honderdsten wordt een heel uur op 100 gesteld.

Als je een half uur verlof wilt opgeven, dan vul je bij uren:minuten 0:30 in en bij honderdsten vul je 0,5 in.

Als je verlof vult in decimalen, registreert Profit dit in uren:minuten. Door deze omrekening en afronding kan een afrondingsverschil ontstaan dat leidt tot een wijziging in de gevulde waarde. Als je bijvoorbeeld de waarde 0,01 vult, rekent Profit deze direct om naar 1 minuut. 1 minuut is omgerekend 0,02, daarom zie je de waarde 0,02.
Selecteer eventueel een vervanger voor workflows, signalen, etc.
Klik op: Volgende.
Vink Verlofkaart afdrukken aan, als je direct een verlofkaart wilt afdrukken.
Klik op: Voltooien.
Profit zal controleren op het ontstaan van een negatief verlofsaldo, tenzij bij het type verlof is ingesteld dat dit niet hoeft. Als een melding optreedt terwijl de overschrijding onder het maximum ligt, kun je de verlofboeking voltooien of teruggaan en de gegevens aanpassen. Als een melding optreedt terwijl de overschrijding boven het maximum ligt, moet je teruggaan en de gegevens aanpassen. Je kunt de verlofboeking pas voltooien als de overschrijding onder het maximum ligt.

Meerdere verlofboekingen op dezelfde dag

Je kunt meerdere verlofboekingen op dezelfde dag boeken, als de tijdvakken hiervan elkaar niet overlappen.

Meerdere verlofboekingen vastleggen:

Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
Open de eigenschappen van de medewerker.
Ga naar het tabblad: Verlof.
Klik op: Nieuw.
Vink Gedeeltelijk verlof aan.
Vul de begin- en einddatum en de begin- en eindtijd in. Bij een rooster van het type Uren per dag vul je het aantal uren in.
Als je de functionaliteit Onderwijs hebt geactiveerd, kun je de begin- en eindtijd niet wijzigen. In dit geval vul je het aantal uren van het verlof in bij Aantal uren. Profit controleert hierbij of het aantal uren van de verlofboeking, het aantal uren overschrijden die in het rooster van de medewerker zijn vastgelegd.
Selecteer het type verlof.
Klik op: Voltooien.
Je kunt nu een tweede en volgende verlofsoort op dezelfde datum boeken, net zolang tot je het maximaal aantal uren hebt bereikt.

Verlofboeking toevoegen met vervanger

Als een medewerker afwezig is door verlof of ziekte, kun je een vervanger aanwijzen. Workflows en/of signalen kunnen tijdens de afwezigheid van een medewerker worden 'omgeleid' naar deze vervanger, zodat de afhandeling geen vertraging oploopt.

Je kunt per medewerker een vaste vervanger instellen. Per verlofboeking of verzuimmelding kun je hier van afwijken voor de duur van het verlof of verzuim.

Verlofboeking met vervanger toevoegen in InSite:

Ga naar: Mijn InSite.
Klik op: Verlof.
Klik op de actie: Aanvragen.
Voeg de verlofaanvraag toe.

Je ziet dat de vaste vervanger wordt getoond in het bezettingsoverzicht.
Blader door het bezettingsoverzicht met de pijl naar rechts om de volgende week te zien.
Wijzig de vervanger.
Voltooi de aanvraag.

Verlofboeking met tijdelijke vervanger toevoegen in Profit:

Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
Open de eigenschappen van de medewerker.
Ga naar het tabblad: Verlof.
Klik op: Nieuw.
Vul in het vervolgscherm de gegevens voor de verlofboeking in:
1. Vul de verlofduur in.
2. Vink Gedeeltelijk verlof aan.
3. Selecteer het type verlof.
  Profit toont alleen het type verlof dat gedurende de periode van de verlofaanvraag geldig is en dat is toegestaan op basis van het dienstverband van de medewerker.
Nadat je de gegevens hebt ingevuld, werkt Profit de saldi onderin het venster bij.
Controleer het aantal uren, dit wordt automatisch bepaald.
Als de verlofduur niet juist is, dan wijzig je de begin- of eindtijd van de verlofboeking. Als het verlof op de begin- of einddatum niet betrekking heeft op de gehele dag, kan het nodig zijn om de Pauzeduur te verlagen om tot de juiste verlofduur te komen. Profit zal na de aanpassing controleren of de verlofduur de normale werktijd niet overschrijdt.

Als je de Pauzeduur niet kunt aanpassen, dan wijzig je de begin- of eindtijd van de verlofboeking.

Als je de functionaliteit Onderwijs hebt geactiveerd, kun je de begin- en eindtijd niet wijzigen. In dit geval vul je het aantal uren van het verlof in bij Aantal uren. Profit controleert hierbij of het aantal uren van de verlofboeking, het aantal uren overschrijden die in het rooster van de medewerker zijn vastgelegd.
Selecteer de tijdelijke vervanger bij Vervanger.
Als je een vaste vervanger bij de medewerker hebt vastgelegd, toont Profit deze als voorkeur.
Klik op: Voltooien.

Verlofreeks toevoegen

Je voegt een verlofreeks toe voor een medewerker, als deze een repeterende verlofboeking heeft.

Voorbeeld:

Een medewerker wil iedere maandag ouderschapsverlof opnemen.

Je voegt dit toe als verlofreeks bij de medewerker.

Verlofreeks toevoegen:

Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
Open de eigenschappen van de medewerker.
Ga naar het tabblad: Verlof.
Klik op de actie: Nieuwe verlofreeks.
Vul de gegevens voor de verlofreeks in:
1. Vul het begin en het einde van de eerste verlofboeking in. Standaard toont Profit de begin- en eindtijd van de betreffende datums, als deze in de roosterkalender voorkomen.
  Je kunt een verlofreeks vastleggen voor maximaal een jaar binnen één kalenderjaar, dus van 1 januari tot en met maximaal 31 december van hetzelfde kalenderjaar.
2. Vink Gedeeltelijk verlof aan, als je de begin-, eindtijd of aantal uren wilt wijzigen.
  Als je de functionaliteit Onderwijs hebt geactiveerd, kun je de begin- en eindtijd niet wijzigen. In dit geval vul je het aantal uren van het verlof in bij Aantal uren. Profit controleert hierbij of het aantal uren van de verlofboeking, het aantal uren overschrijden die in het rooster van de medewerker zijn vastgelegd.
  
  Als het verlof betrekking heeft op hele dagen, vink je dit niet aan. Hierdoor zal Profit de begin- en eindtijd uit het rooster overnemen in de verlofboeking. Bij een roosterwijziging tijdens het verlof zal Profit de nieuwe werktijden automatisch overnemen in de verlofboeking. Hierdoor zal Profit altijd het juiste aantal verlofuren bepalen, ook als het rooster wijzigt nadat je het verlof hebt vastgelegd.
  
  Bij een niet-gespecificeerd rooster is Gedeeltelijk verlof niet beschikbaar.
  
  Als een medewerker een dagdeel (bijvoorbeeld 's ochtend of 's middags) repeterend wilt opnemen, dan leg je de afwijkende tijden vast. De afwijkende tijden gelden dan voor alle dagen in de verlofreeks.
Selecteer het type verlof.
Profit toont alleen het type verlof dat gedurende de periode van de verlofaanvraag geldig is en is toegestaan op basis van het dienstverband van de medewerker.
Selecteer de herhaling.
Voorbeeld:

Als een medewerker iedere week recht heeft op ouderschapsverlof, dan selecteer je Elke 01 week. Heeft de medewerker iedere twee weken recht op ouderschapsverlof, dan selecteer je Elke 02 weken.
Vul de einddatum van de reeks of vul het aantal herhalingen.
Voorbeeld:

De medewerker heeft een jaar lang iedere week recht op ouderschapsverlof. Je kunt de einddatum invullen of 52 invullen bij Aantal herhalingen.

Selecteer de dagen waarop je de verlofboeking wilt herhalen.

Klik op: Volgende.
Selecteer eventueel een vervanger voor workflows, signalen, etc.
Vink Verlofkaart afdrukken aan, als je direct een verlofkaart wilt afdrukken.
Klik op: Voltooien.
Profit zal controleren op het ontstaan van een negatief verlofsaldo, tenzij bij het type verlof is ingesteld dat dit niet hoeft.

Als een melding optreedt terwijl de overschrijding onder het maximum ligt, kun je de verlofboeking voltooien of teruggaan en de gegevens aanpassen. Als een melding optreedt terwijl de overschrijding boven het maximum ligt, moet je teruggaan en de gegevens aanpassen. Je kunt de verlofboeking pas voltooien als de overschrijding onder het maximum ligt.

Je ziet voor iedere verlofdag binnen de verlofreeks een verlofregel.

Verlofreeks inkorten

Als de verlofreeks te lang loopt, kun je deze inkorten.

Je kunt eventueel per boeking in de verlofreeks o.a. de tijd wijzigen.

Als je in veel verlofboekingen van de verlofreeks iets wilt wijzigen, kun je overwegen de verlofreeks via inkorten te verwijderen en een nieuwe reeks toe te voegen.

Verlofreeks inkorten:

Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
Open de eigenschappen van de medewerker.
Ga naar het tabblad: Verlof.
Klik op de actie: Inkorten verlofreeks.
Selecteer de verlofreeks.
Klik op: Volgende.
Wijzig de gegevens.
Klik op: Volgende.
Je ziet de verlofboeking(en) die Profit verwijdert door het inkorten van de verlofreeks.
Klik op: Voltooien.

Collectieve verlofboeking

Je legt een collectieve verlofboeking vast voor meerdere medewerkers van een bepaalde werkgever. Je gebruikt deze mogelijkheid bijvoorbeeld om bij alle medewerkers dezelfde vrije dag te boeken.

Wil je over meerdere dagen verlof boeken voor alle medewerkers, dan raden wij aan een sluitingsperiode vast te leggen.

Meer informatie over sluitingsperioden vind je hier.

Losse collectieve verlofboeking

Voor medewerkers met een rooster van het type Uren per week kun je geen collectieve verlofboeking toevoegen. Je kunt alleen een collectieve verlofboeking toevoegen voor medewerkers met een gespecificeerd rooster (het rooster bevat werktijden of uren per dag). Profit bepaalt namelijk de duur van het verlof op basis van de roosterkalender van de betreffende medewerkers. Hierbij wordt rekening gehouden met sluitingsdagen, ATV en pauzetijd.

Ook voor medewerkers die tijdens de verlofboeking niet zijn ingeroosterd, zal Profit een verlofboeking vastleggen met een verlofduur van nul uren. Mocht een dergelijke medewerker achteraf wel tijdens de verlofboeking worden ingeroosterd, dan wordt het verlof automatisch herberekend.

In de verlofboeking wordt het dienstverband van het op de begindatum van de verlofboeking geldige dienstverband opgenomen. Indien sprake is van meerdere gelijktijdige dienstverbanden, dan wordt per dienstverband een verlofboeking aangemaakt.

Let op:

Het is niet mogelijk een collectieve verlofboeking op een samengesteld verloftype toe te voegen. Een collectieve verlofboeking is ook niet collectief te verwijderen of te wijzigen, omdat voor iedere medewerker afzonderlijk een verlofboeking is toegevoegd.

Daarnaast wordt niet automatisch voor een nieuwe medewerker een collectieve verlofboeking toegevoegd als je een nieuwe medewerker in dienst meldt. Dit gebeurt wel bij sluitingsperioden.

Collectieve verlofboeking toevoegen:

Ga naar: HRM / Aan- en afwezigheid / Collectieve verlofboeking.
Vink Gedeeltelijk verlof aan, als je een collectieve verlofboeking wil maken voor een aantal uur per dag. Collectieve gedeeltelijk verlof is alleen mogelijk voor medewerkers met het type rooster werktijden of uren per dag.
1. Selecteer het type rooster.
- Vul bij type rooster Uren per dag het aantal verlofuren begindatum in.
- Vul bij type rooster Werktijden de begin- en eindtijd in.
Vul de begin- en einddatum en begin- en eindtijd van de verlofboeking in.
Selecteer het type verlof, reden verlof en werkgever.
Samengestelde typen verlof kun je niet selecteren.
Klik op: Volgende.

Je ziet medewerkers die in aanmerking komen voor de verlofboeking.

De voorwaarden zijn:
- De medewerker heeft tijdens de verlofperiode een geldig contract en is niet geblokkeerd.
  Ook medewerkers die slechts voor een deel van de periode een dienstverband hebben, worden getoond. Bij deze medewerkers wordt de begin- of einddatum van de verlofboeking aangepast, zodat er geen verlof buiten de periode van het dienstverband wordt geboekt.
- De medewerker heeft een rooster of een werkrooster.
- De medewerker kan gebruik maken van de geselecteerde verlofsoort op basis van zijn cao/arbeidsvoorwaarde.
- Er is geen overlap met een bestaande verlofboeking of een bestaand ziektegeval.
- De verlofboeking heeft betrekking op één verlofperiodetabel.
Selecteer de medewerkers (of selecteer alle medewerkers met Ctrl+A).
Klik op: Voltooien.
Door het boeken van een collectieve verlofboeking kan bij een medewerker een negatief verlofsaldo ontstaan. Profit houdt namelijk geen rekening met de instelling voor het toestaan van een negatief verlofsaldo op de verlofsoort. Bij een collectieve verlofboeking is geen sprake van een keuze voor de medewerker. Wij raden aan de collectieve verlofboeking zo vroeg mogelijk te boeken, zodat je een negatief verlofsaldo voorkomt.

ATV opnemen

Een medewerker kan ATV opnemen in Profit.

ATV kan op twee manieren worden gebruikt in Profit:

ATV-recht op basis van verlofsoort
Je legt het ATV-recht vast bij de verlofsoort ATV, bijvoorbeeld 96 uur per jaar voor een fulltime dienstverband. Als de medewerker verlof opneemt, vul je een verlofboeking in op de verlofsoort ATV.

Het opnemen van ATV verloopt in deze situatie hetzelfde als bij andere verlofsoorten.
ATV-recht op basis van werkrooster
ATV-recht kan worden opgebouwd op basis van een werkrooster. Een medewerker kan bijvoorbeeld een 36/40-contract hebben: hij werkt elke week 40 uur, maar heeft een contract van 36 uur. Hierdoor bouwt hij elke week 4 ATV-uren op. Het saldo wordt bijgehouden op een speciale verlofsoort die hiervoor is ingericht in de cao/arbeidsvoorwaarde.

Bij een ATV-opname tijdens een dagdeel waarvoor juist ATV-opbouw plaats vindt, zal Profit zowel de ATV-opbouw als de ATV-opname boeken. Hierdoor houd je optimaal inzicht in zowel de ATV-opbouw als de ATV-opname. Bij een verlofboeking die samenvalt met ATV op basis van het werkrooster zal Profit automatisch extra boekingsregels voor het afboeken van de ATV-uren toevoegen.

Voorbeeld:

Een medewerker heeft een contract van 36 uur, maar werkt per week 40 uur. Op basis van het werkrooster bouwt hij elke vrijdagmiddag 4 uur ATV op.

Als de medewerker op een vrijdagmiddag 4 uur ATV opneemt, zal Profit het volgende doen:

Het ATV-recht op basis van het werkrooster blijft bestaan.
Het ATV-recht wordt met 4 uur verlaagd op basis van de verlofboeking.

Verlofopname bij ATV o.b.v. werkrooster

ATV-recht kun je opbouwen bij een rooster van het type Werktijden, wisselende weken op basis van een werkrooster. Een medewerker kan bijvoorbeeld een 36/40-contract hebben: hij werkt elke week 40 uur, maar heeft een contract van 36 uur. Hierdoor bouwt hij elke week 4 ATV-uren op. Het saldo wordt bijhouden op een speciale verlofsoort die hiervoor is ingericht in de cao/arbeidsvoorwaarde.

In dit onderwerp wordt toegelicht wat er gebeurt als verlof wordt geboekt op een dagdeel waarover ATV-opbouw plaatsvindt. Hierbij kunnen zich twee situaties voordoen: een verlofboeking valt samen met ATV-opbouw, of een ATV-opname valt samen met ATV-opbouw.

Ook tijdens een verzuimperiode zal ATV-opbouw plaatsvinden, maar Profit zal direct een tegenboeking toevoegen met hetzelfde aantal uren. De opbouw en tegenboeking vallen hierbij tegen elkaar weg.

ATV-opname tijdens ingeroosterde Verlofopbouw

De medewerker bouwt ATV op op basis van het werkrooster. Het werkrooster bevat een specificatie van de dagdelen waarover ATV wordt opgebouwd. Als een ATV-opname samenvalt met ATV-opbouw, dan zal Profit zowel de ATV-opbouw als de ATV-opname boeken. Hierdoor houd je optimaal inzicht in zowel de ATV-opbouw als de ATV-opname. Je kunt de regel met de ATV-opname niet apart verwijderen. Als je de originele verlofboeking verwijdert, zal Profit de bijbehorende ATV-boeking verwijderen.

Voorbeeld:

Een medewerker heeft een contract van 36 uur, maar werkt per week 40 uur. Op basis van het werkrooster bouwt hij elke vrijdagmiddag 4 uur ATV op.

Als de medewerker op een vrijdagmiddag 4 uur ATV opneemt, zal Profit het volgende doen:

Het ATV-recht op basis van het werkrooster blijft bestaan.
Het ATV-recht wordt met 4 uur verlaagd op basis van de verlofboeking.

Verlofopname tijdens ingeroosterde Verlofopbouw

Bij een verlofopname die samenvalt met ATV-opbouw, zal Profit automatisch een extra regel boeken met een ATV-opname. Je kunt de regel met de ATV-opname niet apart verwijderen. Als je de originele verlofboeking verwijdert, zal Profit de bijbehorende ATV-boeking verwijderen.

Voorbeeld:

Een medewerker heeft een contract van 36 uur, maar werkt per week 40 uur. Op basis van het werkrooster bouwt hij elke vrijdagmiddag 4 uur ATV op.

De medewerker neemt drie weken vakantie op.

Je voegt een verlofboeking toe. Profit berekent het aantal verlofuren als volgt: 3 x 36 = 108.
Profit voegt automatisch een ATV-opname toe voor de drie ATV-dagdelen.

Verlofboeking raadplegen, wijzigen of verwijderen

Je vraagt de eigenschappen van een verlofboeking op via de eigenschappen van de medewerker.

Je kunt de verlofboeking ook wijzigen.

Je kunt een verlofboekingen niet wijzigen of verwijderen, als de datum in een geblokkeerde periodetabel valt.

Let op:

Als je de integratie met de nacalculatie gebruikt, geldt het volgende: Als je een boeking wijzigt of verwijdert, zal Profit de relevante nacalculatieregels automatisch wijzigen respectievelijk verwijderen. Dit geldt voor zowel geaccordeerde als niet-geaccordeerde nacalculatieregels.

Als een wijziging leidt tot het wijzigen van geaccordeerde nacalculatieregels, moet je deze regels opnieuw accorderen.

Profit zal de relevante nacalculatieregels dus automatisch aanpassen of verwijderen, maar deze wijziging werkt niet door in reeds gefactureerde nacalculatieregels.

Verlofboeking raadplegen, wijzigen of verwijderen:

Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
Open de eigenschappen van de medewerker.
Ga naar het tabblad: Verlof.
Open de eigenschappen van de verlofboeking.
Op het tabblad Verlofdagen zie je ter informatie de dagen van de verlofboeking:
- Medewerkers met een weekrooster, standaardrooster of werkrooster
  Profit registreert alleen verlof op dagen waarop volgens het rooster gewerkt zou moeten worden.
- Medewerkers met een rooster van het type Uren per week
  Profit toont alle dagen tussen de begin- en einddatum van de verlofboeking. De verlofuren zijn over de dagen verdeeld.
Voer de gewenste aanpassingen door.
- Bij een medewerker met een weekrooster, standaardrooster of een werkrooster bepaalt Profit het aantal uren automatisch. Je kunt dit niet aanpassen.
- Bij een medewerker met een rooster van het type Uren per week kun je het aantal uren aanpassen.
Na het doorvoeren van een aanpassing wordt de informatie op het tabblad Verlofdagen bijgewerkt bij het opslaan van de verlofboeking.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Pauzeduur in verlofboeking

Je kunt voor zowel de eerste als laatste dag van de verlofboeking de pauzeduur wijzigen. Je kunt dit alleen wijzigen als je voldoet aan de volgende voorwaarden:

De medewerker heeft een gespecificeerd rooster (een rooster met begin- en eindtijden voor elke werkdag).
Op de begin- of einddatum heeft de medewerker volgens het rooster een pauze.
Het veld Gedeeltelijk verlof in de verlofaanvraag is aangevinkt.
Het veld Afwijkende pauzeduur in verlofboeking vastleggen is aangevinkt bij HRM / Beheer / Instellingen / tabblad Aan- en afwezigheid.

Bij medewerkers met een gespecificeerd rooster zal Profit automatisch de duur van de verlofboeking berekenen, door de verlofaanvraag te vergelijken met de werktijden in het rooster. Profit houdt ook rekening met de pauzeduur volgens het rooster, met als uitgangspunt dat de pauze midden in de werkdag valt. Bij een verlofboeking over een deel van de dag kan dit leiden tot een onjuiste berekening van de verlofduur, bijvoorbeeld omdat de medewerker meerdere pauzes heeft op één dag. Als dit het geval is, kun je de pauzeduur verlagen.

Je kunt de pauzeduur alleen wijzigen, als de verlofboeking op de begin- of einddatum afwijkt van de tijden volgens het rooster. Bij een volledige vrije dag berekent Profit immers automatisch het aantal verlofuren op basis van het rooster. Als je dan de pauzeduur zou verlagen, zou het aantal verlofuren hoger zijn dan het aantal werkzame uren.

Voorbeeld:

Een medewerker heeft een gespecificeerd rooster van 8:30 t/m 17:30 met een pauze van 1 uur. De medewerker werkt 'netto' acht uur per roosterdag.

Hieronder worden drie cases uitgewerkt:

Verlofboeking van 8:30 t/m 17:30
Deze verlofboeking valt samen met een hele dag en je kunt de pauzeduur niet verlagen.
Verlof op begindatum: 8:45 - 17:30
Profit zal standaard een verlofduur van 7:45 uur berekenen. Er is echter een maximale 'speling' van 15 minuten. Je kunt de pauzeduur verlagen tot maximaal 45 minuten, waardoor de verlofduur op 8 uur uitkomt. Hiermee is tevens het maximum bereikt, anders zou de verlofduur hoger worden dan de werkbare uren.
Verlof op begindatum: 11:00 - 17:30
Profit zal standaard een verlofduur van 5:30 uur berekenen. Er is echter een maximale 'speling' van 1 uur. De pauze van de medewerker zou immers helemaal buiten de verlofboeking kunnen vallen, bijvoorbeeld van 10:00 - 11:00 uur.

Als de pauze van de medewerker loopt van 10:20 - 11:20, dan valt van de pauze 20 minuten in de verlofboeking. Profit rekent standaard met een pauzeduur van 1 uur (volgens rooster), dus je verlaagt de pauzeduur met 20 minuten en je komt uit op 40 minuten. Profit herberekent de verlofduur deze wordt 5:10 uur.

Als de begin- en einddatum van de verlofaanvraag hetzelfde zijn, kun je alleen de pauzeduur van de begindatum wijzigen.

Als het rooster wijzigt, kan het nodig zijn de verlofboeking te herzien. Dit geldt ook voor de ingestelde pauzeduur. Na het wijzigen van het rooster zal Profit dit melden.

Als je Afwijkende pauzeduur in verlofboeking vastleggen in HRM / Beheer / Instellingen uitvinkt, dan wordt de afwijkende pauzeduur in bestaande verlofboekingen niet gewijzigd.

Je kunt de pauzeduur niet wijzigen als de verlofboeking korter dan een halve dag is. Hiermee wordt voorkomen dat de pauzeduur onterecht gevuld wordt, bijvoorbeeld door de volledige pauze bij te boeken ongeacht de duur van het verlof duurt.