Vervanger inrichten en autoriseren
Blijven taken en acties van medewerkers die verlof hebben of ziek zijn bij jullie openstaan? Dit is niet nodig als je vervangers instelt bij alle medewerkers.
Het inrichten en autoriseren van vervangers is een eenmalige actie. Daarna werkt het altijd!
Bekijk ook het artikel Onbezorgd op vakantie.
Aandachtspunten:
- De onderstaande uitleg werkt alleen als je Automatisch bepalen leidinggevende hebt ingesteld.
- Als je dit niet hebt ingesteld, werkt het opgeven van een vervanger in de ziekmelding/verlofmelding niet. Profit kijkt dan naar de vervanger die is ingegeven in de eigenschappen van de Organisatorische eenheid. (handmatig)
- Onderstaand voorbeeld werkt niet voor de vervanger van de vervanger.
Let op:
Als een leidinggevende geen hoofdleidinggevende is, dan krijgt diegene geen rechten op de medewerkers van de te vervangen leidinggevende als je werkt met het automatisch toekennen van rechten tijdens vervanging. Je lost dit op door de autorisatie handmatig toe te kennen.
Bestemming in de workflow
Als je de juiste bestemmingen inricht in de betreffende workflows, dan krijgt de vervanger de taken van de afwezige medewerker. Er zijn verschillende bestemmingen die de taak sturen naar de huidige vervanger. Meer informatie hierover lees je in dit help-item. Daarnaast zijn er bestemmingen ‘Leidinggevenden en vervangers’, waarbij de taak bij afwezigheid ook altijd naar de vervanger gaat.
Autorisatiefilters op medewerkers instellen
Als een vervanger bijvoorbeeld een workflow over een medewerker moet goedkeuren, dan geef je de vervanger autorisatierechten op die medewerker. In de Autorisatie tool richt je dit in de gegevensfilters op HRM-medewerkers in. In elk filter voeg je een extra regel voor de vervanger van de leidinggevende toe:
Op deze manier krijgt de vervanger automatisch de rechten op de juiste medewerkers.
Automatisch gebruikersgroep overnemen
Als je de gebruikersgroepen in de Autorisatie tool automatisch vult op basis van selecties, dan kun je in je selecties aangeven dat vervangers automatisch worden omgezet. Zo komen de vervangers in dezelfde gebruikersgroep als de te vervangen medewerker. De inrichting hiervan staat uitgelegd in dit help-item.
Op het moment dat een medewerker verlof heeft of ziek is en er is een vervanger ingesteld, dan wordt bij het uitvoeren van Actuele gegevens vernieuwen en Automatisch vullen alle groepen de rol/gebruikersgroep bijgewerkt.
Vervanger bij gelijktijdig verlof en verzuim
Wanneer een medewerker gelijktijdig verlof en verzuim heeft, dan gaat de vervanger in de verzuimregel vóór de vervanger in de verlofregel. Heeft de medewerker dus wel een vervanger ingesteld in de verlofregel maar niet in de verzuimregel dan is de huidige vervanger op tabblad Samenwerken leeg. Hierdoor komen de taken niet bij de vervanger uit. je lost dit op door alsnog een vervanger toe te voegen in de verzuimregel. De taken zullen de volgende dag zichtbaar zijn bij de vervanger. Wil je dat de taken direct zichtbaar zijn bij de vervanger? Doorloop dan de volgende stappen:
- Open de workflow en pas de bestemming in de betreffende taak aan.
- Publiceer de workflow.
- Zet de bestemming terug.
- Publiceer de workflow nogmaals.
Tips:
- Vraag je goed af of je wilt dat de vervanger ook de InSite rollen moet krijgen van de leidinggevende. Misschien wil je niet dat de gebruiker allerlei acties in InSite kan doen, maar de gebruiker moet natuurlijk wel rechten hebben op eventuele "Beoordeel" en "Aanpassen" pagina's, die niet altijd onder de ESS rol zitten. Misschien moet je hier een nieuwe vervangers rol voor aanmaken.
- Misschien moet de vervanger ook dingen 'doen' en niet alleen taken / actie beoordelen/goed en afkeuren.
- Bedenk goed wanneer en hoe vaak proces wordt aangepast. Je wilt direct resultaat, maar hiervoor moet je de 'actuele gegevens vernieuwen' en Automatisch vullen alle groepen uitvoeren.
- Denk er één keer goed over na zodat je er daarna een hoop plezier van hebt.
- Richt de workflows en signalen goed in, zodat er rekening wordt gehouden met vervangers.
- Als een medewerker zijn of haar eigen leidinggevende vervangt, vergeet dan niet de gegevensfilters aan te passen voor de rechten op de medewerkers. Vergeet hierbij ook niet de gegevensfilters weer terug te zetten bij het beëindigen van de vervanging.
- Je ziet als vervanger ook het personeelsdossier van de medewerker die onder degene valt die vervangen wordt, als je recht hebt op:
- Het dossieritem via het dossierfilter
- De medewerkers via het filter op medewerkers
Recht op beide betekent je kan het dossier van de medewerker inzien.
|
Direct naar |