Vervanging van medewerker in workflows

Als de workflow-gebruiker afwezig is (op basis van verlof of verzuim) op de datum dat de taak actief wordt, dan kan de taak worden overgenomen door een vervanger.

Bedenk goed welke dossieritems je wilt doorzetten naar een vervanger.

Vervanging bij afwezigheid basisrol

Voor het vervangen van een medewerker bij het gebruik van basisrollen, kun je de volgende rollen gebruiken:

• Huidige vervanger bestemming
• Huidige vervanger instuurder
• Huidige vervanger verantwoordelijke

Deze rollen zijn alleen beschikbaar als je gebruik maakt van verlofboekingen en verzuimmeldingen. Als je één van deze rollen selecteert als bestemming, dan ziet de vervanger de taak op het moment dat de medewerker verlof heeft of ziek is. Je richt een vervanger in bij de medewerker. Hierbij gelden de volgende regels:

• Als de medewerker nog niet afwezig is, moet hij zelf de taak afhandelen.
• Als de medewerker afwezig is, moet de vervanger de taak afhandelen. De taak staat in de takenlijst van de vervanger, niet van de afwezige medewerker.
• Na de afwezigheid staat de taak weer bij de medewerker, niet meer bij de vervanger.

Je legt de vervanger vast in de eigenschappen van de medewerker op het tabblad (Samenwerken) bij Huidige vervanger (deze huidige vervanger wordt gevuld vanuit een actieve verlofboeking of verzuimmelding).

Bij bepaalde rollen, anders dan de basisrollen, hoef je geen extra rol met vervanger toe te voegen. Bijvoorbeeld voor de rol van interne projectleider is de vervanger al geregeld via de rol Projectleider en vervangers.

Let op:

Je kunt vervangers alleen gebruiken als de actuele gegevens elke nacht na 12 uur vernieuwd worden.

Vervanging bij gebruikersgroep

Je kunt een vaste vervanger vastleggen voor een medewerker die afwezig is in verband met verlof of verzuim. Deze vervanger kun je ook in een workflow opnemen, als de medewerker die de workflow moet afhandelen afwezig is. Hiervoor is het nodig dat de groep is ingericht voor vervangers. Koppel deze groep aan de gewenste workflow.

Vervanger basisrol instellen in een workflowtaak:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem waaraan de workflow is gekoppeld.
3. Ga naar het tabblad: Workflows.
4. Open de eigenschappen van de workflow.
5. Selecteer een taak.

   Bij Taak bestemd voor zie je de Rollen / Verantwoordelijkheden / Groepen die de taak kunnen afhandelen of ter informatie zien.

6. Klik op: Onderhouden bij Taak bestemd voor.
7. Selecteer de basisrol die de taak gaat afhandelen.

   Selecteer bijvoorbeeld Basis / Instuurder door deze met één van de pijltjes-iconen naar het veld Bestemd voor te verplaatsen.

   Let op: 

   Als je alleen een groep hebt geselecteerd en geen basisrol werkt de vervangingsfunctionaliteit niet! Profit weet dan niet welke vervanger geselecteerd moet worden. Bovendien zal een taak niet blijven staan omdat een andere persoon uit de groep de taak afhandelt!

8. Selecteer ook Huidige vervanger bestemming, Huidige vervanger instuurder en/of Huidige vervanger verantwoordelijke al naar gelang welke basisrol je hebt geselecteerd.

   Bij rollen als Projectleider en vervangers hoef je geen tweede rol toe te voegen.

9. Ga verder met het toevoegen van de taak.
10. Klik op: Opslaan en sluiten.

    Herhaal dit voor de overige taken.

11. Klik op: Opslaan.
12. Klik op: Concept publiceren.