Leidinggevende en/of directe collega in workflow
Je kunt taken in de workflow automatisch laten toekennen aan directe collega's, leidinggevenden en vervangers van leidinggevenden van de beoogde medewerker. De leidinggevenden en de directe collega's worden afgeleid uit het organigram.
Bij het kiezen van een taakbestemming kom je de rubriek Organigram (actueel) tegen. De term 'actueel' heeft betrekking op de actuele gegevens die momenteel in Profit bekend zijn, Dit zegt niets over het onderscheid tussen gegevens die nu gelden of in de toekomst. Kijk dus goed welke bestemming je gebruikt.
Leidinggevenden
Leidinggevenden zijn medewerkers die zich in het organigram in de bovenliggende, medewerkers bevattende organisatorische eenheid (OE) bevinden. De leidinggevende wordt altijd bepaald op basis van de bovenliggende OE waarin het veld Bevat medewerkers aangevinkt is, ongeacht of je de functionaliteit Medewerkerautorisatie op basis van formatieverdeling hebt geactiveerd of dat je gebruik maakt van de instelling Leidinggevende automatisch bepalen.
Om onderstaande tekst te verduidelijken gaan we uit van het volgende organigram:
Onder Organigram kun je kiezen uit:
- Leidinggevenden - bestemming dossieritem
De bestemming is de medewerker waarop de workflow betrekking heeft (altijd bij HRM-workflows). De leidinggevende van de medewerker handelt de workflowtaak af, hij bevindt zich op de organigramlaag boven de laag van de medewerker.
Stel dat je als bestemming in de eigenschappen van het dossieritem Medewerker hebt geactiveerd. Als bijvoorbeeld de afdeling Personeelszaken een mutatie instuurt voor de medewerker Maaike Clement - Bakker, dan is zij de bestemming van het dossieritem. Haar leidinggevende, in dit voorbeeld Kees Zandbergen krijgt de mutatie-taak dan in zijn takenlijst.
- Leidinggevenden op begindatum - Bestemming dossieritem
Dit betreft dezelfde bestemming als Leidinggevenden - bestemming dossieritem maar voor deze workflow wordt per dossieritem de leidinggevende opgezocht dat van kracht is op de 'Begindatum'. De begindatum wordt bepaald op basis van het veld 'Begindatum' op de eigenschappen van het betreffende dossieritem.
- Leidinggevenden - instuurder
De leidinggevende van de instuurder van het dossieritem handelt de workflowtaak af, hij bevindt zich op de organigramlaag boven de laag van de instuurder. De instuurder moet een medewerker zijn (de gebruiker in InSite en de medewerker in Profit HRM moeten gekoppeld zijn aan dezelfde persoon).
Stel dat Herma Sprong-Schouten een verlofaanvraag instuurt dan komt deze bij haar leidinggevende, Kees Zandbergen, in zijn takenlijst.
- Leidinggevenden op begindatum - instuurder
Dit betreft dezelfde bestemming als Leidinggevenden - instuurder maar voor deze workflow wordt per dossieritem de leidinggevende opgezocht dat van kracht is op de 'Begindatum'. De begindatum wordt bepaald op basis van het veld 'Begindatum' op de eigenschappen van het betreffende dossieritem.
- Leidinggevenden - verantwoordelijke
Het dossieritem heeft een specifieke verantwoordelijke. Bij deze bestemming handelt de leidinggevende van de verantwoordelijke de workflowtaak af. Hij bevindt zich op de organigramlaag boven de laag van de instuurder.
Stel dat Helene de Vries, een medewerker van ICT, verantwoordelijk is voor het uitdelen van hardware aan collega's dan krijgt haar leidinggevende, David Brouwer, deze aanvragen eerst in zijn takenlijst.
- Leidinggevenden op begindatum - verantwoordelijke
Dit betreft dezelfde bestemming als Leidinggevenden - verantwoordelijke maar voor deze workflow wordt per dossieritem de leidinggevende opgezocht dat van kracht is op de 'Begindatum'. De begindatum wordt bepaald op basis van het veld 'Begindatum' op de eigenschappen van het betreffende dossieritem.
- Leidinggevenden en vervangers
Dit betreft dezelfde bestemming als de vorige drie, maar dan met de vervangers van de bestemming. Vervangers richt je in op medewerkerniveau. De vervangende leidinggevende wordt, behalve in het organigram, ook gebruikt in verlofboekingen en verzuimmeldingen.
Als je bijvoorbeeld Wim Boekhout hebt ingesteld als vervanger van David Brouwer, dan krijgt Wim Boekhout bij afwezigheid van David Brouwer de aanvragen die bestemd zijn voor Helene de Vries.
- Leidinggevenden op begindatum en vervangers - bestemming dossieritem
- Leidinggevenden op begindatum en vervangers - instuurder
- Leidinggevenden op begindatum en vervangers - verantwoordelijke
- Leidinggevenden van functie op dienstverband - bestemming dossieritem
De bestemming zorgt ervoor dat de betreffende taak naar de leidinggevenden van de organisatorische eenheid die is vastgelegd bij de functie gaat. Bijvoorbeeld een mutatie wordt ingestuurd voor een medewerker, dan is de medewerker de bestemming van het dossieritem.
- Leidinggevenden op begindatum van functie op dienstverband - bestemming dossieritem
- Leidinggevenden op begindatum en vervangers van functie op dienstverband - bestemming dossieritem
Let op:
Bij de bestemmingen met de omschrijving XXX - functie op dienstverband geldt het volgende. De taak gaat naar de leidinggevenden van het hoofddienstverband van deze medewerker. Als de medewerker bij het insturen een dienstverband heeft gekozen, dan wordt gekeken naar de organisatorische eenheid van de functie van het gekozen dienstverband.
Bij het delegatiemodel heb je extra bestemmingen, namelijk Gedelegeerden - bestemming dossieritem, Gedelegeerden - instuurder dossieritem en Gedelegeerden - verantwoordelijke dossieritem. Zie verder de uitleg van het delegatiemodel.
Directe collega's
Directe collega's zijn de medewerkers die zich in het organigram in dezelfde organisatorische eenheid bevinden.
Hiervoor kun je kiezen uit de volgende bestemmingen:
- Directe collegas - bestemming dossieritem
De bestemmingen van de taak zijn de medewerkers die in dezelfde organisatorische eenheid zitten als de medewerker die als bestemming is vastgelegd bij het dossieritem. Deze medewerker wordt bepaald op dezelfde wijze als leidinggevenden.
Stel dat de bestemming van het dossieritem Medewerker is en er wordt een aanvraag ingestuurd voor hardware dan krijgt niet alleen Helene de Vries deze taak in haar takenlijst maar ook Frits Cammeraat, Janine de Vries en Jasper Jasperse.
- Directe collegas - instuurder dossieritem
Zelfde maar dan zijn het de directe collega's van de instuurder.
Stel dat Herma Sprong-Schouten een mutatie heeft ingestuurd dan krijgt Maaike Clement-Bakker deze mutatie ook in haar takelijst.
- Directe collegas - verantwoordelijke dossieritem
Zelfde maar dan zijn het de directe collega's van de verantwoordelijke.
Als Marieke Verbaan verantwoordelijk is voor het goedkeuren van declaraties dan zien Gerrit Martens en Thomas Burgmans de taak ook in hun takenlijst.
Workflowbestemmingen voor leidinggevenden bij formatieverdeling
Om de leidinggevende te bepalen in de workflowbestemmingen wordt ook altijd naar de formatieverdelingsregels van de medewerkers (leidinggevende) gekeken. Normaal gesproken wordt de leidinggevende altijd bepaald op basis van de bovenliggende organisatorische eenheid. Als een medewerker via formatieverdeling op dezelfde laag als de leidinggevende staat, dan krijgt hij of zij ook de taken. Dus ongeacht of medewerkerautorisatie op basis van formatieverdeling aan/uit staat.
Zie ook