Verantwoordelijkheden in workflows

Deze methode is bestemd voor het sturen van een workflow, waarbij de workflowtaak niet bestemd is voor de leidinggevende of een specifieke gebruikersgroep. Je kunt bijvoorbeeld bepalen dat een functiewijziging van een consultant altijd moet worden beoordeeld door de directie, terwijl overige functiewijzingen worden beoordeeld door de leidinggevende.

Je beschikt alleen over verantwoordelijkheden als je een licentie hebt voor Profit HRM.

Let op:

In de workflow editor heb je veel mogelijkheden om de taak de sturen op basis van bijvoorbeeld de leidinggevende, toekomstig leidinggevende en vervangers. Kijk altijd of je met deze standaardbestemmingen uit de voeten kunt voordat je begint met sturing op basis van verantwoordelijkheden.

Beschrijving

In het onderstaande schema zie je een beknopt voorbeeld van de werking. Uitgangspunt: de functiewijziging van een consultant moet altijd beoordeeld worden door een directielid.

Daarvoor heb je het volgende nodig:

• De verantwoordelijkheid Nieuwe functie.
• De gebruikersgroep Directie (DIR). De directieleden in het voorbeeld zijn John en Esther, zij zijn de leden van deze groep.
• Je koppelt de verantwoordelijkheid Nieuwe functie aan de workflowtaak Beoordelen.
• Aan de organisatorische Eenheid Medewerkers consultancy koppel je de verantwoordelijkheid Nieuwe functie mét de gebruikersgroep Directie (DIR).

Hoe gaat het in zijn werk:

• Een leidinggevende stuurt een functiewijziging in voor een medewerker. In het voorbeeld krijgt Sandra van de organisatorische eenheid Medewerkers consultancy een nieuwe functie. Sandra is de bestemming van de workflow.
• De workflow komt in de taak Beoordelen. Aan de taak Beoordelen is de verantwoordelijkheid Nieuwe functie gekoppeld. Aan de organisatorische eenheid van Sandra is deze verantwoordelijkheid ook gekoppeld, met de gebruikersgroep Directie (DIR). Daarom zijn John en Esther nu de gebruikers van de taak Beoordelen. John en Esther beoordelen dus of de functiewijziging akkoord is of niet.

  Let op:

  Bij een dossieritem ten aanzien van een medewerker (zoals in het voorbeeld) wordt gekeken naar de organisatorische eenheid van de medewerker. Mocht het dossieritem niet t.a.v. een medewerker zijn ingestuurd, dan gaat Profit uit van de organisatorische eenheid van de instuurder.

Het bovenstaande schema bevat de taak Beoordelen met één verantwoordelijkheid. In de praktijk zal een taak bestemd zijn voor meerdere verantwoordelijkheden en andere bestemmingen, zoals een leidinggevende. Je moet met condities zorgen dat de taak Beoordelen bij elke functiewijziging de juiste gebruikers/beoordelaars heeft:

• Met een conditie op OE=Medewerkers consultancy zorg je ervoor, dat functiewijzigingen van consultants naar de directie gaan.
• Met een conditie op OE!=Medewerkers consultancy zorg je ervoor, dat functiewijzigingen van andere medewerkers naar de leidinggevende gaan.

Meerdere dienstverbanden en formatieverdeling

• Bij meerdere dienstverbanden zal Profit altijd uitgaan van het hoofddienstverband van de medewerker voor het bepalen van de actuele organisatorische eenheid en daarmee de verantwoordelijkheid. Dit houdt in, dat Profit de formatieverdeling van een medewerker of eventuele nevendienstverbanden negeert.
• Als je de activering Medewerker autorisatie op basis van formatieverdeling hebt ingeschakeld, zal Profit altijd uitgaan van de formatieverdeling van de medewerker. Bij de functionaliteit Meerdere gelijktijdige dienstverbanden zal Profit uitgaan van de formatieverdelingen van alle relevante dienstverbanden.

Verantwoordelijkheden per medewerker

De bovenstaande beschrijving gaat uit van verantwoordelijkheden per organisatorische eenheid. Het is echter ook mogelijk om verantwoordelijkheden per medewerker vast te leggen. Het verdient echter aanbeveling om de verantwoordelijkheden per organisatorische eenheid vast te leggen.Dit heeft de volgende voordelen:

• Een medewerker die onder de eenheid gaat vallen, heeft van de begin- t/m de einddatum de verantwoordelijkheid.
• Je hoeft niet per medewerker bij te houden of de juiste verantwoordelijkheden gekoppeld zijn.

Stappenplan

Stap 1: Gebruikersgroepen inrichten

Bij een organisatorische eenheid koppel je (indien nodig) een verantwoordelijkheid met een gebruikersgroep. Controleer of je de juiste gebruikersgroepen hebt en maak eventueel nieuwe groepen aan.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Maak de gebruikersgroepen aan. Het is mogelijk om gebruikersgroepen te vullen op basis van het organigram. Hierdoor zal bijvoorbeeld de gebruikersgroep Directie altijd de medewerkers bevatten van de organisatorische eenheid Directie. Zie verder Gebruikersgroepen automatisch vullen o.b.v. organigram HRM.

Stap 2: Verantwoordelijkheden inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Instellingen autorisatie / Verantwoordelijkheden.
2. Maak de verantwoordelijkheden aan. Een verantwoordelijkheid heeft alleen een omschrijving, zoals Functiewijziging beoordelen of Declaratie beoordelen.

   De verantwoordelijkheden hebben op dit niveau geen koppelingen met gebruikersgroepen, dit doe je per organisatorische eenheid. Je kunt dezelfde verantwoordelijkheid dus koppelen aan meerdere organisatorische eenheden (en dit is ook de beste werkwijze).

Stap 3: Organigram inrichten:

Bij een organisatorische eenheid koppel je (indien nodig) een verantwoordelijkheid met een gebruikersgroep. Hierdoor krijgt een workflowtaak de juiste gebruikers (namelijk de leden van de gebruikersgroep).

Zie ook de opmerkingen over meerdere dienstverbanden en de formatieverdeling hierboven.

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Organigram.
2. Open het organigram.
3. Open de eigenschappen van de organisatorische eenheid waarvoor je een verantwoordelijkheid wilt inrichten.
4. Ga naar het tabblad: Verantwoordelijkheden.
5. Maak een verantwoordelijkheid met een gebruikersgroep aan.

   

Verantwoordelijkheden per medewerker:

• In de eigenschappen van een medewerker kun je de verantwoordelijkheden raadplegen en eventueel toevoegen.

  Let op:

  Het verdient aanbeveling om de verantwoordelijkheden per organisatorische eenheid vast te leggen.

• In HRM / Medewerker / Medewerker, tabblad Verantwoordelijkheden, kun je de verantwoordelijkheden van de medewerker raadplegen, maar niet toevoegen of verwijderen.

Stap 4: Workflow inrichten

Bij de sturing van de workflow heb je altijd condities nodig, deze zijn gebaseerd op een gegevensverzameling. Als je de condities hebt aangemaakt, stel je per taak de bestemming in.

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open het type dossieritem.
3. Open de workflow.
4. Als je op de eerste taak klikt, kun je een gegevensverzameling toevoegen. Meestal gebruik je hier Actuele gegevens medewerker. In de gegevensverzameling voeg je de velden toe die je in de conditie wilt gebruiken, bijvoorbeeld Organisatorische eenheid.
5. Vervolgens voeg je de condities toe, bijvoorbeeld:
   • OE=CONTEAM (dus alle medewerkers consultancy)
   • OE!=CONTEAM (dus niet-medewerkers consultancy)

   

6. Selecteer de taak en stel de bestemmingen in. Selecteer per bestemming de juiste conditie.