Automatische terugbetalingen debiteuren
Er is een aparte functie voor het betalen van creditnota's aan debiteuren. Je betaalt hiermee creditfacturen automatisch terug aan de debiteuren. Je voegt een terugbetalingsopdracht toe, verwerkt deze en genereert een betaalbestand dat je naar de bank stuurt. Het proces van automatische terugbetalingen lijkt op het proces van automatisch betalen van crediteuren.
Aandachtspunten:
- Je moet je bankrekeningnummer inrichten voor automatische terugbetaling debiteuren.
Je kunt bij het bankrekeningnummer het terugbetaalbestand in SEPA-formaat instellen als je het bestand in SEPA-formaat wilt genereren. In dat geval moet je ook controleren of het bankrekeningnummer bij de debiteur een IBAN-rekeningnummer is. Het bankrekeningnummer moet namelijk voor SEPA een IBAN-bankrekeningnummer zijn.
- Je kunt de terug te betalen posten niet verrekenen met reguliere openstaande posten.
- Je kunt geen betalingen doen op een G-rekening.
- Termijnbedragen worden niet gebruikt, het hele bedrag wordt in één keer terugbetaald.
- Je kunt nieuwe bankrekeningen laten beoordelen via de workflow. Een nieuwe bankrekening die nog niet is goedgekeurd, krijgt de status Ter beoordeling. Een openstaande post met een te beoordelen bankrekening zal niet meegaan bij het aanmaken van een betaalopdracht of terugbetaalopdracht. Beoordeel de nieuwe bankrekening eerst via InSite.
Het proces voor terugbetaling ziet er schematisch als volgt uit:
Openstaande posten bewerken voor terugbetaling:
- Ga naar: Financieel / Debiteur / Overzicht / Openstaande posten.
- Open de eigenschappen van de openstaande post (creditnota).
- Vink Terugbetalen aan.
Dit veld is alleen beschikbaar bij creditnota's.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Nieuwe terugbetaalopdracht toevoegen, verwerken en versturen:
- Ga naar: Financieel / Debiteur / Terugbetaling.
- Klik op: Nieuw.
- Vul de velden in.
Zie beschrijving Nieuwe betaalopdracht toevoegen.
- Klik op: Volgende.
- Klik op: Voltooien.
- Klik op de actie: Verwerken terugbetaling.
Let op:
Je MOET het bestand zelf nog ophalen via de wachtrij via de actie Afhandelen. Door regels uit de wachtrij af te handelen, zal Profit de bestanden overzetten naar het werkstation. De incasso- en betaalbestanden en worden dan opgeslagen op de juiste locatie en eventueel kan de opdrachtbrief worden afgedrukt.
Als je bankkoppeling met de Rabobank gebruikt dan genereer je met deze actie het terugbetaalbestand en stuur je dit bestand automatisch naar de Rabobank. Je signeert (of keurt af) het bestand vervolgens in de internetbankierapplicatie van de bank.
- Print de opdrachtbrief en betaalspecificatie via de actie Opdrachtbrief en Betaalspecificatie.
- Verstuur het bestand naar de bank.