Profiel aanmaken en autoriseren voor muterende workflow

Gebruik profielen om het aanmaken en beoordelen van muterende workflows te standaardiseren.

Je kunt per aanmaakprofiel een toelichting opgeven. Deze toelichting wordt getoond in de volgende situaties:

• Bij het aanmaken van een nieuw dossieritem in AFAS Pocket.
• Bij het aanmaken van een nieuw dossieritem in InSite, als je de standaardpagina's voor dossieritems gebruikt.

Beschrijving

Je kunt profielen aanmaken voor het aanmaken en beoordelen van muterende workflows, niet voor het wijzigen of raadplegen van dossieritems.

Je gebruikt profielen als je in InSite telkens dezelfde gegevens moet invullen, bijvoorbeeld bij het indienst melden van een medewerker. Het profiel bevat zoveel mogelijk standaardinstellingen en voorkeuren voor bepaalde velden. Deze instellingen en voorkeuren worden automatisch toegepast in InSite.

Aanmaak- en beoordeelprofielen

Bij profielen geldt het volgende onderscheid:

• Aanmaakprofiel (instuurprofiel)

  Als je een workflow start, selecteer je een aanmaakprofiel. Dit kan op verschillende manieren, zie hieronder.

  Het aanmaakprofiel dicteert welke velden je moet invullen, welke velden worden getoond en welke velden onzichtbaar zijn.

• Beoordeelprofiel

  Aan het aanmaakprofiel is een beoordeelprofiel gekoppeld. In alle vervolgstappen van de workflow geldt het beoordeelprofiel. Je kunt voor elk aanmaakprofiel een apart beoordeelprofiel gebruiken, maar andere combinaties zijn ook mogelijk. Bijvoorbeeld verschillende aanmaakprofielen die allemaal gekoppeld zijn aan hetzelfde beoordeelprofiel.

Je kunt per workflowtaak een afwijkend beoordeelprofiel koppelen. Hierdoor kun je per taak dus precies bepalen welke velden je moet invullen, welke velden worden getoond en welke velden onzichtbaar zijn.

Voorbeeld: profielen voor Indienst melden

Je gebruikt twee instuurprofielen voor nieuwe medewerkers, namelijk voor oproepkrachten en fulltimers. Elk instuurprofiel heeft allerlei standaardinstellingen (veel meer dan in de afbeelding te zien is). Door bij het indienstmelden het juiste profiel te kiezen, worden de juiste (veld)instellingen direct toegepast.

Elk aanmaakprofiel is een aparte InSite-pagina. Je kunt het in dienst melden via InSite op twee manieren mogelijk maken:

• Je gebruikt een knop met profielkeuze.
• Je maakt per profielpagina een aparte knop.

Knop met profielkeuze

Gebruik je een knop met profielkeuze? Dan kiest de gebruiker eerst het profiel waarmee de workflow gestart wordt.

De profielkeuzepagina toont alleen de profielen waarvoor de gebruiker rechten heeft. Is een gebruiker niet geautoriseerd voor een profielpagina, dan wordt dit profiel niet getoond op de profielkeuzepagina.

Na het kiezen van een profiel kom je terecht op de medewerkerkeuzepagina die bij dat profiel hoort. Ook deze medewerkerkeuzepagina houdt rekening met autorisatie.

Als er slechts één profiel beschikbaar is waarvoor de gebruiker rechten heeft, wordt de profielkeuzepagina overgeslagen en begint de gebruiker direct met het invullen van de gegevens.

Controleer bij gebruik van een knop met profielkeuze daarom of:

• de profielkeuzepagina de juiste profielen toont;
• de gebruiker rechten heeft op de juiste profielpagina's;
• per profiel de juiste medewerkerkeuzepagina is ingericht;
• de medewerkerkeuzepagina per profiel de juiste medewerkers toont.

Een aparte knop per profielpagina

Je kunt ook per profielpagina een aparte knop maken. De gebruiker kiest dan niet eerst een profiel op de profielkeuzepagina, maar start direct de pagina die bij het profiel hoort.

Als de gebruiker niet geautoriseerd is voor een bepaalde profielpagina, wordt de bijbehorende keuze niet getoond in de banner.

Voorbeeld: roosterwijziging

Je kunt verschillende profielen toevoegen voor dezelfde functionaliteit in InSite. Ieder profiel heeft dan een ander gebruik.

Het veld Ingangsdatum mutatie is standaard beschikbaar bij onder andere Roosterwijziging. Als je dit veld vult en de datum komt niet overeen met de huidige begindatum, voegt Profit een nieuwe regel met de mutatie toe. Als je dit veld niet vult, wijzig je de huidige regel.

Je kunt hiervoor twee profielen toevoegen:

• een profiel 'Nieuwe roosterregel toevoegen';
• een profiel 'Huidige roosterregel wijzigen'.

Bij het profiel 'Nieuwe roosterregel toevoegen' maak je het veld Ingangsdatum mutatie verplicht. Eventueel stel je ook een voorkeurwaarde voor de datum in. Bij het profiel 'Huidige roosterregel wijzigen' maak je het veld Ingangsdatum mutatie onzichtbaar.

Gebruik je hiervoor een profielkeuzepagina? Dan ziet de gebruiker vanaf Profit 8 alleen de profielen waarvoor hij of zij rechten heeft. Na het kiezen van een profiel komt de gebruiker op de medewerkerkeuzepagina die bij dat profiel hoort.

Profiel aanmaken

Je maakt een profiel aan. Elk profiel heeft andere eigenschappen, dit hangt af van het type en soort profiel.

Profiel toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul een naam in. Als een gebruiker een profiel moet kiezen in InSite, wordt deze naam in het keuzescherm gebruikt.
4. Bij Type en Soort bepaal je het doel van het profiel, bijvoorbeeld het aanmaken van een medewerker of een roosterwijziging.
5. Selecteer Type portal waaraan je dit profiel wilt koppelen. Deze stap is niet bij alle typen of soorten profielen beschikbaar.
6. Je kunt een bestaand profiel overnemen door dit te selecteren bij Gebaseerd op.
7. Klik op: Volgende.
8. Selecteer de workflow waaraan je dit profiel wilt koppelen bij Workflow. Deze stap is niet bij alle typen of soorten profielen beschikbaar.

   

9. Klik op: Voltooien.

Eigenschappen aanpassen:

1. Open de eigenschappen van het profiel.
2. Ga naar het tabblad: Algemeen.
3. Bij een profiel met Soort Beoordelen bepaal je of een gebruiker de te beoordelen gegevens mag aanpassen via het vinkveld Aanpassen bij beoordelen toegestaan. Als aanpassen toegestaan is, moet het wijzigen ook zijn toegestaan op basis van de workflow. Zie ook de veelgestelde vraag Waarom is de actieknop aanpassen niet zichtbaar in een workflow?

   Let op:

   Bij meegeleverde dossieritems kan het veld Aanpassen bij beoordelen toegestaan in het bijbehorende beoordelen-profiel niet altijd worden aangepast. Dit is afhankelijk van het type dossieritem.

   Er is verschil tussen deze manieren van aanpassen. Als het toegestaan is de workflow aan te passen, kan de gebruiker de gegevens van het onderliggende dossieritem aanpassen (omschrijving, toelichting, bijlage, etc.). Als het toegestaan is ook het beoordelen-profiel aan te passen, dan kan de beoordelaar ook de te beoordelen gegevens (bijvoorbeeld het bedrag van een declaratie) aanpassen.

4. Bij een aanmaakprofiel van de typen Contractverlenging, Contractwijziging, Roosterwijziging en Salariswijziging kun je het veld Voorkeurwaarden gebruiken instellen.
5. Bij HRM-profielen met het Type Indienst selecteer je de Aan te maken instanties. Daarna kun je contexten voor deze instanties aanmaken en koppelen op het tabblad Context instantie.
6. Ga naar het tabblad Algemeen en selecteer onder kopje Context de context voor de functionaliteit.
7. Bij de type profielen Indienst is er een apart tabblad voor Context n de eigenschappen van het profiel.
8. Het gekoppelde beoordeelprofiel geldt voor alle vervolgstappen in de workflow (dus na het aanmaken). Hierop geldt één uitzondering: je kunt per workflowtaak een afwijkend profiel koppelen.
9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook:

• Document koppelen

Profiel autoriseren

Bij profielen horen InSite-pagina's die je moet autoriseren. Als je een nieuw profiel aanmaakt ontstaat er een nieuwe InSite-pagina. De profielkeuzepagina toont alleen profielen waarvoor de gebruiker rechten heeft. Heeft de gebruiker geen rechten op een profielpagina, dan ziet de gebruiker dat profiel niet op de profielkeuzepaigna.

Daarnaast komt de gebruiker na het kiezen van een profiel op de medewerkerkeuzepaigna die bij dat profiel hoort. Controleer daarom niet alleen de autorisatie van de profielpagina, maar ook de inrchting en autorisatie van de bijbehorende medewerkerkeuzepagina.

Profielpagina autoriseren:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Pagina.
2. Filter op de naam van het nieuwe profiel.

   Je ziet dat de pagina aan een sjabloon gekoppeld is. In de kolom Sjabloon zie je welk sjabloon dit is.

3. Open de pagina en je ziet op het tabblad Pagina-autorisatie of het profiel al geautoriseerd. Gaat dit om de Autorisatiemethode: Functionaliteit? Dan zie je onder de kolom Omschrijving via welke functionaliteit de pagina geautoriseerd is.

   Als er nog geen (juiste) autorisatie is, dan:

4. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
5. Open de eigenschappen van de functionaliteit.
6. Koppel hier de profielpagina.
7. Als de profielpagina via een verkeerde functionaliteit geautoriseerd wordt, open dan die functionaliteit en verwijder hier de pagina.

Controleer daarna in InSite of de gebruiker op de profielkeuzepagina alleen de juiste profielen ziet en na het kiezen van een profiel op de juiste medewerkerkeuzepagina terechtkomt.