Profiel aanmaken en autoriseren voor muterende workflow

Gebruik profielen om het aanmaken en beoordelen van muterende workflows te standaardiseren.

Beschrijving

Je kunt profielen aanmaken voor het aanmaken en beoordelen van muterende workflows, niet voor het wijzigen of raadplegen van dossieritems.

Je gebruikt profielen als je in InSite telkens dezelfde gegevens moet invullen, bijvoorbeeld bij het indienst melden van een medewerker. Het profiel bevat zoveel mogelijk standaardinstellingen en voorkeuren voor bepaalde velden. Deze instellingen en voorkeuren worden automatisch toegepast in InSite.

Aanmaak- en beoordeelprofielen

Bij profielen geldt het volgende onderscheid:

• Aanmaakprofiel (instuurprofiel)

  Als je een workflow start, selecteer je een aanmaakprofiel. Dit kan op verschillende manieren, zie hieronder.

  Het aanmaakprofiel dicteert welke velden je moet invullen, welke velden worden getoond en welke velden onzichtbaar zijn.

• Beoordeelprofiel

  Aan het aanmaakprofiel is een beoordeelprofiel gekoppeld. In alle vervolgstappen van de workflow geldt het beoordeelprofiel. Je kunt voor elk aanmaakprofiel een apart beoordeelprofiel gebruiken, maar andere combinaties zijn ook mogelijk. Bijvoorbeeld verschillende aanmaakprofielen die allemaal gekoppeld zijn aan hetzelfde beoordeelprofiel.

Je kunt per workflowtaak een afwijkend beoordeelprofiel koppelen. Hierdoor kun je per taak dus precies bepalen welke velden je moet invullen, welke velden worden getoond en welke velden onzichtbaar zijn.

Voorbeeld: profielen voor Indienst melden

Je gebruikt twee instuurprofielen voor nieuwe medewerkers, namelijk voor oproepkrachten en fulltimers. Elk instuurprofiel heeft allerlei standaardinstellingen (veel meer dan in de afbeelding te zien is). Door bij het indienstmelden het juiste profiel te kiezen, worden de juiste (veld)instellingen direct toegepast.

Elk aanmaakprofiel is een aparte InSite-pagina. Je kunt het in dienst melden via InSite op twee manieren mogelijk maken.

• Een indienst-knop met profielkeuze

  Nadat de gebruiker op In dienst heeft geklikt, verschijnt een lijst met beschikbare profielen.

  

  Als je niet geautoriseerd bent voor een bepaalde pagina, wordt de corresponderende keuze niet getoond. Als er slechts één indienst profiel is, wordt de profielkeuze-pagina overgeslagen en begin je direct met het invullen van de gegevens van de nieuwe medewerker.

• Je maakt per profielpagina een aparte knop.

  

  Als je niet geautoriseerd bent voor een bepaalde pagina, wordt de corresponderende keuze niet getoond in de banner.

Voorbeeld roosterwijziging

Je kunt ook verschillende profielen toevoegen voor dezelfde functionaliteit in InSite. Ieder profiel heeft dan een ander gebruik.

Het veld Ingangsdatum mutatie is standaard bij o.a. Roosterwijziging. Als je dit veld vult (en de datum komt niet overeen met de huidige begindatum), voegt Profit een nieuwe regel met de mutatie toe. Als je dit veld niet vult, wijzig je de huidige regel.

Je kunt hiervoor twee profielen toevoegen: een profiel 'Nieuwe roosterregel toevoegen' en een profiel 'Huidige roosterregel wijzigen'. In het eerste geval maak je het nieuwe veld verplicht (en stel je eventueel ook voorkeurwaarden voor de datum in). In het laatste geval maak je het veld Ingangsdatum mutatie onzichtbaar.

Profiel aanmaken

Je maakt een profiel aan. Elk profiel heeft andere eigenschappen, dit hangt af van het type en soort profiel.

Profiel toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul een naam in. Als een gebruiker een profiel moet kiezen in InSite, wordt deze naam in het keuzescherm gebruikt.
4. Bij Type en Soort bepaal je het doel van het profiel, bijvoorbeeld het aanmaken van een medewerker of een roosterwijziging.
5. Selecteer Type portal waaraan je dit profiel wilt koppelen. Deze stap is niet bij alle typen of soorten profielen beschikbaar.
6. Je kunt een bestaand profiel overnemen door dit te selecteren bij Gebaseerd op.
7. Klik op: Volgende.
8. Selecteer de workflow waaraan je dit profiel wilt koppelen bij Workflow. Deze stap is niet bij alle typen of soorten profielen beschikbaar.

   

9. Klik op: Voltooien.

Eigenschappen aanpassen:

1. Open de eigenschappen van het profiel.
2. Ga naar het tabblad: Algemeen.
3. Bij een profiel met Soort Beoordelen bepaal je of een gebruiker de te beoordelen gegevens mag aanpassen via het vinkveld Aanpassen bij beoordelen toegestaan. Als aanpassen toegestaan is, moet het wijzigen ook zijn toegestaan op basis van de workflow. Zie ook de veelgestelde vraag Waarom is de actieknop aanpassen niet zichtbaar in een workflow?

   Let op het verschil tussen deze manieren van aanpassen. Als het toegestaan is de workflow aan te passen, kan de gebruiker de gegevens van het onderliggende dossieritem aanpassen (omschrijving, toelichting, bijlage, etc.). Als het toegestaan is ook het beoordelen-profiel aan te passen, dan kan de beoordelaar ook de te beoordelen gegevens (bijvoorbeeld het bedrag van een declaratie) aanpassen.

4. Bij een aanmaakprofiel van de typen Contractverlenging, Contractwijziging, Roosterwijziging en Salariswijziging kun je het veld Voorkeurwaarden gebruiken instellen.
5. Bij HRM-profielen met het Type Indienst selecteer je de Aan te maken instanties. Daarna kun je contexten voor deze instanties aanmaken en koppelen op het tabblad Context instantie.
6. Ga naar het tabblad Algemeen en selecteer onder kopje Context de context voor de functionaliteit.
7. Bij de type profielen Indienst is er een apart tabblad voor Context in de eigenschappen van het profiel.
8. Het gekoppelde beoordeelprofiel geldt voor alle vervolgstappen in de workflow (dus na het aanmaken). Hierop geldt één uitzondering: vanaf Profit 3 kun je per workflowtaak een afwijkend profiel koppelen.
9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook:

• Document koppelen

Profiel autoriseren

Bij profielen horen InSite-pagina's die je moet autoriseren. Als je een nieuw profiel aanmaakt ontstaat er een nieuwe InSite-pagina.

Profielpagina autoriseren:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Pagina.
2. Filter op de naam van het nieuwe profiel.

   Je ziet dat de pagina aan een sjabloon gekoppeld is. In de kolom Sjabloon zie je welk sjabloon dit is.

3. Open de pagina en je ziet op het tabblad Pagina-autorisatie of het profiel al geautoriseerd. Gaat dit om de Autorisatiemethode: Functionaliteit? Dan zie je onder de kolom Omschrijving via welke functionaliteit de pagina geautoriseerd is.

   Als er nog geen (juiste) autorisatie is, dan:

4. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
5. Open de eigenschappen van de functionaliteit.
6. Koppel hier de profielpagina.
7. Als de profielpagina via een verkeerde functionaliteit geautoriseerd wordt, open dan die functionaliteit en verwijder hier de pagina.