Contract Financieel

Alle contracten met inkooprelaties of crediteuren leg je vast binnen het contractbeheer in financieel. Je kunt handmatig een contractverlenging vastleggen.

Deze workflow vind je bij het type dossieritem Contract financieel (Profit) (-139). Zie ook Contractverlenging Financieel (Profit) (-63).

Schema van de workflow

Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

Inrichting

Aan de standaard workflow is de statustabel Contract financieel gekoppeld. De contractverantwoordelijke van de omgeving wordt als standaard gekozen. Er vinden geen controles plaats. Er wordt geen waarde toegekend aan een veld en er wordt geen bericht gestuurd bij het starten van de flow of het bereiken van een taak. De eerste taak Beoordelen is bestemd voor de Verantwoordelijke en de Huidige vervanger verantwoordelijke. Deze kan het dossieritem aanpassen. De tweede taak Beoordelen is bestemd voor Controlling (Profit), deze kan het dossieritem niet aanpassen.

Je kunt ook meerdere verantwoordelijken een contract laten beoordelen als je ook de Contracteigenaar en Contractbeheerder in een contract vastlegt en in de inrichting van de workflow als bestemming hebt vastgelegd.

Condities

Als de instuurder ook de verantwoordelijk is wordt de stap Beoordelen automatisch afgehandeld.

Bestemming

De eerste taak Beoordelen is bestemd voor de Verantwoordelijke en de Huidige vervanger verantwoordelijke.

Bij de bestemmingen van een workflowtaak kun je ook bestemmingen Contracteigenaar, Contractbeheerder en Contractverantwoordelijke selecteren als je met meerdere contractrollen werkt. Deze moet je wel op het contract vastleggen.

Speciale acties

Met de speciale acties van de standaard workflow is het mogelijk om automatisch een aantal handelingen uit te voeren die het proces van de flow verder brengt. Denk daarbij aan aanpassen van een status of het maken van een nieuw gegeven uit de bron.

Afkeuren contract financieel

Met deze actie wordt het contract afgekeurd. De workflow komt terug bij de instuurder of de verantwoordelijke en deze moet het contract aanpassen.

Goedkeuren contract financieel

Door deze actie worden het contract goedgekeurd. De taak genereren van de verplichtingen wordt uitgevoerd voor het jaar met de begindatum van de verlenging. De status van het contract wordt bijgewerkt.

Opnieuw insturen contract financieel

Door deze actie kan je een aangepast contract opnieuw insturen zodat de contractverantwoordelijke deze kan beoordelen. Het afkeuren wordt met deze actie ongedaan gemaakt.

Waarom welke stappen?

Het proces is een uitgebreid proces omdat het aanmaken en verlengen van een contract op welk moment kan worden gestart. Hierdoor is een juiste beoordeling van groot belang.

Vanaf Profit 19 kan bij een contractverlenging automatisch een verleningsbericht worden aangemaakt. Dit is opgenomen in de standaardworkflow. Als je zelf een kopie hebt gemaakt, dan moet je dit in je eigen workflow aanpassen. Voor het verlengingsbericht kun je het berichtsjabloon Workflowactie: Verlengingsbrief financieel contract (Profit) gebruiken.

Wordt de workflow gestart vanuit een signaal?

Nee