Hoe boek ik een thuiswerkvergoeding?

Voor het vergoeden van thuiswerken zijn een aantal opties beschikbaar.

Vast periodebedrag

Bijvoorbeeld 100 euro per maand, naar rato van het (gemiddeld) aantal vaste thuiswerkdagen per week, zoals vastgelegd op het tabblad 'Thuiswerkdagen' van de medewerker.

  • 100.008.163 'Thuiswerkvergoeding per periode (onbelast)'
  • 100.003.163 'Thuiswerkvergoeding per periode (belast)'
  • 100.003.164 'Thuiswerkvergoeding per periode (netto)'

Bedrag per dag

Naar rato van het gemiddeld aantal vaste thuiswerkdagen per maand, dat wordt berekend aan de hand van het aantal vaste thuiswerkdagen per week, zoals vastgelegd op het tabblad Thuiswerkdagen van de medewerker, gerelateerd aan het gemiddeld aantal thuiswerkdagen per jaar.

  • 100.008.164 'Thuiswerkverg. per dag (vast) (onbelast)'
  • 100.003.165 'Thuiswerkverg. per dag (vast) (belast)'
  • 100.003.166 'Thuiswerkverg. per dag (vast) (netto)'

De vaste thuiswerkdagen voor de vergoedingen 'Thuiswerkverg. per dag (vast) 'worden op de volgende wijze bepaald:

  • Looncomponent 100.008.582 'Aantal dagen thuiswerken per week' haalt de berekende waarde van het gemiddeld aantal thuiswerkdagen op, zoals ingegeven op het tabblad Thuiswerkdagen van de medewerker. Deze waarde wordt alleen op het hoofddienstverband bepaald. Als je wil afwijken op dienstverband, dan kun je in deze looncomponent afwijkend via de parameter 'Afwijkende dagen per week'.
  • Looncomponent 100.008.583 'Thuiswerkdagen (vast)' berekent gemiddeld aantal dagen in het tijdvak op basis van de formule: aantal thuiswerkdagen / dagen uit werkweek * thuiswerkdagen per jaar / aantal periodes.

Rekenvoorbeeld:

  • 2 dagen thuiswerken
  • 5 daagse werkweek volgens de arbeidsvoorwaarde
  • 214 dagen per jaar
  • 12 maanden per jaar

2 / 5 * 214 / 12 = 7,13 dagen per maand

De belangrijkste factor in dit rekenvoorbeeld is het gemiddeld aantal dagen. Omdat de Belastingdienst voor een vaste reiskostenvergoeding uit gaat van 214 dagen, hebben we ervoor gekozen dit ook voor de Thuiswerkvergoeding toe te passen. Wil je uitgaan van bijvoorbeeld 240 dagen, dan is de berekening van bovenstaand voorbeeld: 2 / 5 * 240 / 12 = 8 dagen per maand

Let op: we gaan uit van een gemiddeld aantal dagen per maand. Zoals ook salaris, reiskosten en pensioen meestal op basis van gemiddelden worden berekend. Profit kan niet per dag bepalen of er wel of niet (deels) is thuisgewerkt. Wil je het werkelijk aantal thuiswerkdagen vergoeden, werk dan op basis van declaraties.

Variabel declareren

Je kunt ook vergoeden op basis van een variabel aantal thuiswerkdagen via declaraties op looncomponent 100.008.581 'Thuiswerkdagen (variabel)'.

  • 100.008.162 'Thuiswerkverg. per dag variabel (onbelast)'
  • 100.003.161 'Thuiswerkverg. per dag variabel (belast)'
  • 100.003.162 'Thuiswerkverg. per dag variabel (netto)'

Uitgangspunten

De volgende uitgangspunten zijn van toepassing:

  • Voor elke vergoeding geldt dat er drie opties zijn om te vergoeden: onbelast, belast of netto (gebruteerd). Geef op de regeling het gewenste bedrag per dag of periode in. Looncomponent 100.008.585 'Maximum onbelaste thuiswerkvergoeding' levert vooralsnog de waarde 0 op. Hierdoor berekent looncomponent 100.008.589 'Bovenmatige thuiswerkvergoeding (wkr)' het bedrag wat in de werkkostenregeling ondergebracht moet worden. Dit kan eventueel tot eindheffing werkkostenregeling leiden. Wil je dat niet, kies dan voor een belaste of netto vergoeding.
  • De vaste vergoeding wordt naar rato berekend als iemand halverwege de maand in uit uit dienst treedt.
  • De vaste vergoeding wordt verminderd bij onbetaald verlof. Let op: Profit kan geen onderscheid maken of een onbetaalde dag wel of niet op een thuiswerkdag valt. Profit zal daarom zowel de vaste thuiswerkvergoeding als de (eventuele) vaste reiskostenvergoeding naar rato verlagen.

Invloed op de reiskostenvergoeding

De thuiswerkwerkdagen hebben als volgt invloed op de reiskostenvergoeding:

  • Als de medewerker 5 dagen per week werkt, en op het tabblad Thuiswerkdagen is een aantal van 2 dagen per week opgegeven. Dan rekenen de reiskostenregelingen die uitgaan van de 214-regeling met de waarde '100.000.148 Dagen per week voor reiskostenvergoeding'. Deze looncomponent haalt de gemiddelde dagen thuiswerken per week af van het gemiddeld aantal roosterdagen per week. In dit geval dus 5 - 2 = 3. Als je dit niet wil (bijvoorbeeld omdat je de zogenaamde 128-dagenregeling toepast (zie Handboek Loonheffingen), zet dan in looncomponent 100.000.148 Dagen per week voor reiskostenvergoeding' de parameter 'Thuiswerkdagen verminderen op dagen volgens rooster' op 'Nee'.
  • Als je variabele thuiswerkdagen declareert, dan wordt de vaste reiskostenvergoeding op dezelfde wijze verminderd als bij onbetaalde dagen.

    Let op:

    Iedere looncomponent heeft een toelichting waarin de werking van de looncomponent staat uitgelegd. Raadpleeg deze altijd op het tabblad Toelichting in de eigenschappen van de looncomponent in de cao. Als je niet over de looncomponent beschikt, activeer je deze eerst.