Werving en Selectie - Externe recruiter

Met deze functionaliteit kan het wervingsbureau sollicitanten aandragen en beheren in OutSite. De sollicitant kan uiteindelijk worden overgedragen aan de werkgever door middel van de workflow Overdragen sollicitant (Profit).

Gebruik deze stappen voor de eenmalige inrichting van de Externe werving en selectie functionaliteit.

Activering

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

• Externe werving en Selectie via OutSite

Stappen om een activering in te schakelen

Let op:

Afas adviseert functionaliteiten te (de)activeren in overleg met je consultant.

Autorisatierol

1. Ga naar: CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon open de eigenschappen van de organisatie.
2. Ga naar tabblad Contacten en maak de contactpersoon aan.
3. Vink de autorisatierol Recruiter klantportal aan. De betreffende rol is beschikbaar na inschakelen van de conditie.

Vacature

1. Ga naar:HRM / Werving en selectie / Vacature
2. Open de vacature en selecteer het veld Sollicitatieprofiel recruiter bij de eigenschappen van de vacature. In dit veld kan de gebruiker een sollicitatieprofiel kiezen voor het aandragen van sollicitanten door een wervingsbureau in OutSite.

   Let op:

   Dit veld wordt alleen getoond onder de activering Externe werving en selectie via OutSite.

Proces wervingsbureau

Proces wervingsbureau

Log in op OutSite met de rol Recruiter klantportal. Op OutSite kan je als recruiter sollicitanten aandragen. Dit betekent dat je als recruiter solliciteert voor de sollicitant op een vacature door het vullen van (beperkte) gegevens van de sollicitant. De sollicitant wordt dan gekoppeld aan de ingelogde gebruiker/recruiter en de organisatie van deze gebruiker. Het aandragen van sollicitanten is alleen mogelijk in OutSite. Er is geen Taken overzicht beschikbaar voor OutSite. Wanneer je als recruiter een taak moet beoordelen of gebruiken dan kun je dit alleen doen via een berichtsjabloon.

1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Sollicitant
2. Open de eigenschappen van de sollicitant en ga naar het tabblad Adres/contact. De velden Organisatie en Recruiter worden nu automatisch gevuld met de gegevens van de ingelogde gebruiker.

Let op:

Bij de workflow 'Sollicitatie' kan je alleen de actie Aanmaken sollicitant zonder portal toegang gebruiken op het moment dat de sollicitant via de recruiter is aangedragen.

Beheren sollicitanten

Het beheren van sollicitanten is alleen mogelijk wanneer je autorisatie hebt in OutSite. Je kan pas bij de stamkaart van de sollicitant als je organisatie is gekoppeld aan de sollicitant en de sollicitant (nog) niet is overgedragen richting de werkgever. Het beheren van de sollicitanten bestaat uit de volgende onderdelen:

• Weergave in OutSite

  Weergave met sollicitanten in OutSite. In de weergave staan alleen sollicitanten waar de ingelogde gebruiker recht op heeft. Je hebt recht op de sollicitant waar je als contactpersoon aan gekoppeld bent.

• Stamkaart

  Vanuit de bovengenoemde weergave kan je navigeren naar de stamkaart van de sollicitant. Vanuit de stamkaart kan je als recruiter een workflow starten voor aanvullende gegevens, afspraak maken en overdragen.

• Aanvullende gegevens

  Als recruiter kan je aanvullende gegevens starten voor de sollicitant die je hebt aangedragen. Met de aanvullende gegevens kan je de gegevens van de sollicitant aanpassen of aanvullen. Wanneer de aanpassing wordt afgekeurd gaat de taak terug naar de recruiter door middel van de workflow Aanvullen gegevens sollicitant. De bestemming recruiter is alleen beschikbaar onder de activering.

• Afspraak maken

  Je kan voor de sollicitant een afspraak maken. Deze afspraak kan tussen de sollicitant en de werkgever zijn.

Overdragen sollicitanten

Bij het overdragen van een sollicitant van het wervingsbureau naar de werkgever moet je het e-mailadres van de sollicitant invullen. Het e-mailadres wordt gebruikt voor het aanmaken van de portalgebruiker die bij het overdragen wordt aangemaakt. Na het overdragen van de sollicitant, is deze niet meer beschikbaar voor de recruiter. Het is ook mogelijk om een sollicitant aan te maken zonder portalgebruiker.

Het overdragen van een sollicitant gaat door middel van de workflow Overdragen sollicitant (Profit). Na het overdragen van een sollicitant heb je als recruiter geen rechten meer op deze sollicitant en de sollicitant krijgt na deze actie OutSite toegang (portalgebruiker). Wanneer je een sollicitant zonder portalgebruiker wilt aanmaken is het advies om de volgende stappen te doorlopen:

1. Maak een eigen Profiel aan.
2. Koppel dit profiel in de vacature in het veld 'Sollicitatieprofiel Recruiter'.
3. Bouw een nieuwe Workflow met de actie 'Aanmaken sollicitant' en koppel deze workflow aan je profiel.

Sollicitantdossier

Je beschikt over de overzichtspagina Sollicitantdossier voor OutSite. Deze pagina is alleen beschikbaar onder de activering Externe werving en selectie via OutSite. In dit overzicht zijn de dossieritems uit het dossier van de sollicitant te zien.

De type dossieritems die in dit overzicht naar voren komen zijn:

• Sollicitatie
• Aanvullende gegevens sollicitant
• Afspraak sollicitant
• Vrije dossieritems waar het vinkje 'OutSite' aan staat

Type pagina

Er zijn 6 OutSite sjablonen beschikbaar:

• Sollicitanten

  Dit sjabloon toont een weergave met daarin alle sollicitanten waar je recht op hebt. Als ingelogde gebruiker heb je recht op de sollicitant als je bent ingelogd bij een organisatie die is gekoppeld aan de sollicitant.

• Mijn sollicitanten

  Dit sjabloon toont alle sollicitanten waarbij je als ingelogde gebruiker als recruiter bent gekoppeld.

• Sollicitant stamkaart

  De ingelogde gebruiker moet zijn ingelogd bij de organisatie die is gekoppeld aan de sollicitant om de stamkaart van de sollicitant in te zien.

• Afspraak sollicitant sollicitatiekeuze

  In dit sjabloon kies je als gebruiker een sollicitatie om een afspraak te maken.

• Aanmaken afspraak sollicitant

  In dit sjabloon kan je als recruiter een afspraak toevoegen voor de sollicitant

• Overdragen sollicitant

  Met dit sjabloon kan je als recruiter de workflow Overdragen sollicitant (Profit) starten. In dit formulier is het veld E-mail Privé verplicht voor het aanmaken van een portalgebruiker.

Er zijn 2 InSite sjablonen beschikbaar:

• Overdragen sollicitant

  Dit sjabloon is vergelijkbaar met het OutSite sjabloon Overdragen sollicitant.

• Beoordelen overdragen sollicitant

  In dit sjabloon kan de gebruiker een workflow beoordelen die is ingestuurd door middel van het sjabloon Overdragen sollicitant.