Onbetaald ouderschapsverlof

In Nederland kennen we onbetaald ouderschapsverlof. Beide ouders mogen tot 8 jaar na de geboortedatum van hun kind in totaal 26 keer het aantal werkuren per week onbetaald verlof opnemen. Deze regeling geldt ook voor adoptiekinderen en pleegkinderen.

Let op:

Bovenstaande tabel geeft de huidige wet- en regelgeving weer. De cao kan hierop afwijken.

Beschrijving

Vanaf 02-08-2022 zal ook Betaald ouderschapsverlof beschikbaar zijn. Beide ouders krijgen de eerste 9 weken van de 26 weken een uitkering van het UWV. De verlofuitkering bedraagt 70% van het dagloon van de medewerker en maximaal 70% van het maximumdagloon. Voorwaarde is dat deze 9 weken opgenomen worden in het eerste levensjaar van het kind. Deze weken komen bovenop de 16 weken zwangerschaps- en bevallingsverlof voor de moeder en 6 weken geboorteverlof voor de partner. Verlof dat niet in het 1e jaar is opgenomen kan worden toegevoegd aan de 17 weken onbetaald verlof (tot 8e verjaardag).

Om onbetaald ouderschapsverlof op te nemen, richt je dit eerst in.

Voorbereiding

• Onbetaald ouderschapsverlof inrichten

Opname ouderschapsverlof

Zodra de medewerker een kind heeft vastgelegd als familielid, ontstaat er automatisch saldo voor verschillende soorten ouderverlof. Het onbetaald ouderschapsverlof kan worden opgenomen via een verlofaanvraag, verlofreeks en via het rooster. De medewerker stuurt hier zelf een verlofaanvraag of roosterwijziging voor in.

Let op:

Het is mogelijk om beide methodes naast elkaar toe te passen, mits de roosterwijziging en verlofaanvraag niet tegelijkertijd in één verloningsperiode vallen.

Let op:

De standaard AFAS versie van het ouderverlof portaal gaat uit van opname via het verlof.

Ouderschapsverlof neemt de medewerker meestal verspreid over een langere periode op. Omdat ouderschap vaak (gedeeltelijk) onbetaald is, heeft het opnemen van ouderschapsverlof een verlaging van het netto salaris tot gevolg. Ook heeft het opnemen van ouderschapsverlof vrijwel altijd als gevolg dat het aantal 'normale uren’, zoals vastgelegd in het rooster, verlaagd wordt.

Voorbeeld:

Een medewerker werkt 32 uur per week. Op het moment dat de medewerker 4 uur ouderschapsverlof per week gaat opnemen, blijft het totaal aantal uren per week 32. Het aantal uren waarop de medewerker inzetbaar is wordt verlaagd naar 28.

Een wijziging van het aantal inzetbare uren wil je terugzien in het rooster van de medewerker. Voor het opnemen en wijzigen van ouderschapsverlof maak je daarom gebruik van de bestaande functionaliteit voor het wijzigen van het rooster.

Voorbeeld Pro-rate berekening op basis van kalenderdagen

Voor een medewerker geldt voor de verloningsperiode oktober het volgende:

• Roosterregel 1 / Tot en met 12 oktober / Uren ouderschapsverlof per week: 0
• Roosterregel 2 / 13 oktober tot en met 17 oktober / Uren ouderschapsverlof per week: 13,50 /Percentage betaald: 0%
• Roosterregel 3 / 18 oktober tot en met 31 oktober / Uren ouderschapsverlof per week: 0

  De berekening van de uren per week onbetaald ouderschapsverlof is nu als volgt:

• In de periode dat de medewerker van 13 oktober t/m 17 oktober bevinden zich 3 werkdagen.
• In de gehele maand oktober bevinden zich 21 werkdagen
• Het gemiddelde aantal uren onbetaald ouderschapsverlof per week, zoals te raadplegen in de ouderschapsverlof overeenkomst, is: 13,5 / (5/7) = 18,89989
• Berekening stamgegeven: 3/21 * 18,89989 = 2,7

Ouderschapsverlof verdelen tussen betaald en onbetaald

Als de medewerker recht heeft op zowel betaald als onbetaald ouderschapsverlof, dan kan het gebeuren dat de medewerker graag zoveel mogelijk betaald verlof wilt opnemen maar dat er niet voldoende verlofsaldo is om daarmee de hele periode in te kunnen vullen. In dit geval is het niet fijn om eerst al het betaalde verlof op te nemen en daarna onbetaald verlof, want dan krijgt de medewerker de eerste periode wel betaald en daarna niet meer. Het zou veel prettiger zijn als de uitbetaling gelijkmatig blijft. Om dit mogelijk te maken kan de medewerker de uren ouderschapsverlof per week verdelen tussen betaald en onbetaald verlof.

Verlof verdelen kan op de volgende manieren:

1. Alleen betaald verlof

   Je krijgt volledig betaald en daarmee wordt gekeken hoe lang je verlof kunt opnemen.

2. Betaald verlof aanvullen met onbetaald verlof

   Hierbij geef je aan hoe lang je verlof wilt opnemen en Profit rekent vervolgens uit welk gedeelte van de uren dan betaald en welk gedeelte onbetaald is. Hierdoor maak je precies al je betaalde verlof op. Zie hieronder een voorbeeldberekening.

3. Handmatig verdelen

   Je kunt ervoor kiezen om zelf de verdeling tussen de betaalde en onbetaalde verlofuren op te geven. Je kunt dan zelf het percentage ingeven en Profit rekent voor je uit hoe lang je met de gekozen verdeling verlof kunt opnemen.

4. Alleen onbetaald verlof

   Deze variant is vooral bedoeld voor de situatie dat je geen recht hebt op betaald ouderschapsverlof of als je al je betaald verlof al gebruikt hebt. Dit zal niet meer voorkomen in het eerste levensjaar als Wet betaald ouderschapsverlof van kracht is (vanaf 2 augustus 2022).

   Voorbeeld:

   Een voorbeeld van betaald verlof aanvullen met onbetaald verlof:

   Marian heeft een zoontje Stan gekregen. De cao geeft aan dat Marian recht heeft op 9 weken betaald ouderschapsverlof binnen het 1e jaar na geboorte en 17 weken onbetaald tot 8 jaar na geboorte.

   Marian werkt 32 uur per week en wil graag een heel jaar lang 1 dag per week ouderschapsverlof opnemen.

• 1 dag = 8/32 = 0,25 week per week.
• 1 jaar lang = 52 weken
• Marian neemt in 1 jaar dus 52 * 0,25 = 13 weken verlof op.

  Marian wil uiteraard zo veel mogelijk gebruikmaken van haar betaalde verlof en zo min mogelijk van onbetaald verlof. Het is voor Marian niet prettig om eerst al haar betaalde verlof op te nemen en daarna onbetaald verlof, want dan krijgt zij de eerste periode wel betaald en daarna niet meer. Het zou veel prettiger zijn als de uitbetaling gelijkmatig blijft.

  Marian heeft recht op 9 weken betaald verlof. In totaal heeft ze 13 weken nodig. Haar betaalde verlof moet dus aangevuld worden met 13-9 = 4 weken onbetaald verlof. Marian krijgt dus 9/13 = 69% betaald verlof en 31% onbetaald verlof.

  Aan het einde van het jaar heeft Marian

• Al haar betaald verlof gebruikt. Restsaldo betaald verlof = 0 weken.
• En heeft ze 4 weken onbetaald verlof gebruikt. Restsaldo onbetaald verlof = 17-4 = 13 weken

Opname via verlof

Wil je incidenteel een dag ouderschapsverlof opnemen of bijvoorbeeld een hele week dan kan je eenvoudig een verlofaanvraag of verlofreeks insturen.

Verlofaanvraag:

1. Ga in InSite naar: Mijn InSite.
2. Klik op: Ouderverlof portaal.
3. Selecteer het juiste profiel voor de verlofaanvraag.
4. Vul de Begindatum/-tijd en de Einddatum/-tijd.
5. Selecteer het Kind.
6. Onder Verlofsaldo na verlofboeking zie je het resterende saldo in uren en het saldo in weken na de verlofboeking.
7. Geef eventueel een Vervanger op.
8. Klik op: Aanmaken.

Verlofreeks:

1. Ga naar: Mijn InSite.
2. Klik op: Ouderverlof portaal.
3. Selecteer het juiste profiel voor de verlofreeks.
4. Geef Begin eerste verlofboeking op.

   Je geeft hier de eerste dag van je verlof op.

5. Geef Eind eerste verlofboeking op.
6. Selecteer het Kind.
7. Onder Repetering geef je het aantal Herhalingen op.

   Je geeft hier aan hoe vaak je het verlof wilt herhalen, bijvoorbeeld 'Elke week' of 'Elke 2 weken'.

8. Selecteer de datum bij Einde verlofreeks.
9. Het Aantal herhalingen vult automatisch.
10. Selecteer eventueel een Vervanger.
11. Onder Saldo en Verlofboekingen zie je wat het effect is op het verlofsaldo en welke boekingen er daadwerkelijk gemaakt gaan worden.
12. Klik op: Aanmaken.

Let op:

Houd er rekening mee dat het mogelijk is om twee verlofboekingen te laten overlappen, zolang aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• Beide verlofsoorten hebben dezelfde prioriteit.
• Eén van de boekingen komt voort uit een verlofreeks.

  Bijvoorbeeld: Stel dat je een verlofreeks hebt ingesteld om iedere woensdag vrij te zijn en je wilt daarnaast een hele week opnemen. In dit geval wordt de woensdag tijdens die week niet dubbel geboekt. De woensdag blijft van kracht voor de verlofreeks en wordt automatisch uitgesloten van de weeklange verlofboeking.

Verlof intrekken of inkorten

Wil je toch liever op een ander moment ouderschapsverlof of wil je de verlofreeks inkorten of intrekken dan kan dit eenvoudig via InSite.

Verlof intrekken

1. Ga in InSite naar: Mijn InSite.
2. Klik op: Ouderverlof portaal.
3. Klik op: Verlof intrekken.
4. Klik op de regel die je wilt intrekken.
5. Het overzicht van de verlofaanvraag wordt geopend.
6. Klik op: Intrekken.

Verlofreeks intrekken

1. Ga in InSite naar: Mijn InSite.
2. Klik op: Ouderverlof portaal.
3. Klik op: Verlofreeks intrekken.
4. Klik op de regel die je wilt intrekken.
5. Het overzicht van de verlofreeks wordt geopend.
6. Klik op: Intrekken.

Verlofreeks inkorten

1. Ga in InSite naar: Mijn InSite.
2. Klik op: Ouderverlof portaal.
3. Selecteer het profiel Inkorten verlofreeks.

   Het is niet mogelijk om een verlofaanvraag in te korten. Je kunt dan de verlofaanvraag intrekken en een nieuwe verlofaanvraag insturen.

4. Klik op de reeks die je wilt inkorten.
5. Pas de verlofreeks aan.

Klik op: Aanmaken.

Bezettingsoverzicht

Het ouderschapsverlof dat de medewerker opneemt via een verlofaanvraag of een verlofreeks is zichtbaar in het bezettingsoverzicht. Ouderschapsverlof dat in het rooster is ingepland wordt niet geïntegreerd naar het bezettingsoverzicht. Iemand die volgens het rooster ouderschapsverlof opneemt wordt als 'Roostervrij' weergegeven.

Nacalculatie

De ouderschapsverlofuren zijn (na inrichting) zichtbaar in de nacalculatie. Je vindt deze uren in de eigenschappen van de medewerker op tabblad Nacalculatie.

Let op:

Door ouderschapsverlof op te nemen als verlofboeking met integratie naar de nacalculatie ontstaat er een fluctuerend salaris. Het gemiddelde salaris wordt gekort met het aantal werkelijk opgenomen uren in de periode.

Let op:

Reeds bestaande verlofboekingen in de toekomst worden na het inrichten van 'Verlofboekingen integreren in nacalculatie' niet automatisch geïntegreerd. Om deze verlofboekingen wel te integreren dien je ze te verwijderen en opnieuw aan te maken.

Opname via het rooster

Wil je voor een langere periode ouderschapsverlof vastleggen, dan kan je hier een roosterwijziging voor insturen. Lees hier meer over de opname via het rooster.

Let op:

Maak je gebruik van een verdeling tussen betaald en onbetaald verlof om de uitbetaling gelijk te houden? Houd er dan rekening mee dat er een gemiddelde van betaald en onbetaald wordt uitbetaald voor een periode. Hierdoor kan het voorkomen dat je de melding krijgt dat het niet mogelijk is om ouderschapsverlof op te nemen voor de volledige periode. Je lost dit op door twee losse regels aan te maken, de eerste met betaald ouderschapsverlof en de tweede met onbetaald ouderschapsverlof.

Ouderschapsverlof beëindigen

Bij een ouderschapsovereenkomst wordt vastgelegd wat de geplande einddatum is van het op te nemen ouderschapsverlof.

In het rooster wordt geen einddatum gevuld, om te voorkomen dat bij het opnemen van ouderschapsverlof altijd meteen toekomstige roosterregels ontstaan. In plaats daarvan hebben we het signaal Einde ouderschapsverlof overeenkomst (Profit) uitgeleverd. Die geeft aan dat de geplande einddatum binnenkort verstrijkt en dat je daarom per de einddatum een nieuw rooster moet aanmaken. Meer informatie over dit signaal, vind je hier.

Je beëindigt dus het ouderschapsverlof in het rooster door een nieuwe roosterregel aan te maken zonder ouderschapsverlof. Is er voor InSite geen profiel aanwezig waarin je de mogelijkheid hebt het ouderschapsverlof te beëindigen, maak die dan aan. Zorg er vervolgens voor dat het profiel op InSite te benaderen is.