Tijdelijke functie-en roosterwijziging

Bij steeds meer organisaties worden afspraken gemaakt met medewerkers over een tijdelijke urenuitbreiding, tijdelijk op een andere afdeling werken of een tijdelijke formatieverdelingsregel. Met de medewerker wordt afgesproken dat er voor een bepaalde periode een mutatie wordt ingestuurd en daarna gaat de medewerker weer terug naar de huidige functie/aantal uren. Je kunt de functie- en roosterwijziging doorvoeren in InSite.

Beschrijving

Door middel van de tijdelijke functie- en roosterwijziging, waarbij je een ingangsdatum en een einddatum opgeeft, heb je als voordeel dat er automatisch een nieuwe functie- of roosterregel wordt aangemaakt waarin de medewerker terugkeert naar de oude situatie. Daarnaast heeft het als voordeel dat het bezettingsoverzicht juist getoond wordt, de verlofrechten juist berekend kunnen worden, de gemaakt afspraken ook worden vastgelegd, gekoppelde applicaties de toekomstige mutatie al ontvangen en de toekomstige leidinggevende al inzicht krijgt in de medewerker.

Redenen voor het vastleggen van een tijdelijke mutatie zijn bijvoorbeeld:

• Tijdelijke uren uitbreiding, meer of minder werken
• Tijdelijke uren uitbreiding, vervanging van verzuim/zwangerschapsverlof
• Tijdelijke uren uitbreiding, in- en uitleen van afdelingen
• Tijdelijke uren uitbreiding, projecten
• Tijdelijke waarneming
• Ouderschapsverlof

Voorbeeld tijdelijke uren uitbreiding

Voorbeeld tijdelijke waarneming

Voorbeeld ouderschapsverlof

Een tijdelijke mutatie moet altijd ingevoegd worden binnen één regel, er mag geen overlap zijn met een tweede regel. Onderstaande voorbeelden zijn vanuit functie, maar dit is ook van toepassing op het rooster.

Voorbeeld 1 - Tijdelijke wijziging binnen reguliere functie of roosterregel

Voorbeeld 2 - Tijdelijke wijziging overlapt met tijdelijke regel

Voorbeeld 3 - Tijdelijke wijziging sluit aan met tijdelijke regel

Voorbeeld 4 - Tijdelijke wijziging invoegen op tijdelijke regel

Let op:

De einddatum rooster/functie kan niet worden gewijzigd. Wanneer de toekomstige regel eerder eindigt of later start dan kan de begindatum van de toekomstige regel worden verschoven. Dit kan met het proces Aanpassen rooster of Aanpassen functie.

Inrichting

Profielen inrichten:

Voor het vastleggen van een tijdelijke functie- en roosterwijziging in InSite zijn meegeleverde profielen beschikbaar. Voeg de velden 'Einddatum mutatie en 'Tijdelijke functie/ Tijdelijk rooster' toe aan de context van de profielen Functiewijziging, Roosterwijziging en Overplaatsing:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open de eigenschappen van het profiel Functiewijziging en ga naar het tabblad: Context.
3. Klik op: Onderhouden (achter de context die je wilt wijzigen).
4. Maak de velden Einddatum mutatie en Tijdelijke functie zichtbaar.
5. Herhaal bovenstaande stappen voor het profiel Roosterwijziging en Overplaatsing.

   Let op:

   Het veld 'Einddatum' wordt door Profit onderwater gevuld. De waarde wordt opgehaald uit het veld 'Einddatum mutatie' en wordt gevuld omdat de mutatie van tijdelijke aard is.

Workflows o.b.v. signalen

Via een signaal ontvangt de leidinggevende voor de einddatum van de tijdelijke mutatie (einddatum rooster of einddatum functie) een taak om te beoordelen of de toekomstige regel juist is. De volgende signalen met gekoppelde workflow zijn beschikbaar:

• Signaal Medewerker/functie: opvolging tijdelijke functie met workflow (Profit) gekoppeld aan de workflow Beoordelen opvolging tijdelijke functie.
• Signaal Medewerker/rooster: opvolging tijdelijk rooster met workflow (Profit) gekoppeld aan de workflow Beoordelen opvolging tijdelijk rooster.

Met deze signalen wordt een workflow gestart om de toekomstige functie- en/of roosterwijziging te controleren. Het signaal signaleert op de naderende einddatum van je tijdelijke functie of rooster.Welke actie kan je uitvoeren?

• Akkoord & afhandelen

  Niets wijzigen. Bij het bereiken van de einddatum van de tijdelijke mutatie keert de medewerker weer terug naar de oude situatie.

• Aanpassen

  Kies voor aanpassen als je de begindatum van de toekomstige regel wilt wijzigen.

• Nieuwe functiewijziging / nieuwe roosterwijziging

  Kies voor nieuw als je een nieuwe mutatie wilt aanmaken.

Wanneer het om een tijdelijk rooster i.v.m. ouderschapsverlof gaat wordt de workflow naar de medewerker zelf gestuurd i.p.v. de leidinggevende.

Signaal deblokkeren:

1. Ga naar:Algemeen / Beheer / Signaal / Definitie.
2. Selecteer het signaal.
3. Klik op de actie: Definitie.
4. Vink Geblokkeerd uit.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

In de profielen Beoordelen opvolging tijdelijke functie en Beoordelen opvolging tijdelijk rooster is het ook mogelijk om je eigen profiel voor 'Aanpassen functie/rooster' en 'Nieuwe functiewijziging/roosterwijziging' te koppelen. Het voordeel hiervan is dat je zelf kunt bepalen welke velden er getoond worden in de profielen. Doorloop de volgende stappen om je eigen profielen te koppelen:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open het profiel Beoordelen opvolging tijdelijk rooster of Beoordelen opvolging tijdelijke functie.
3. Koppel op tabblad Algemeen onder Profielkeuze voor pagina acties de juiste profielen voor Aanpassen rooster en Nieuwe roosterwijziging.
4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Aanpassen functie/rooster

Als de tijdelijke mutatie ingekort of verlengd moet worden kan je via InSite gebruik maken van het profiel Aanpassen functie en/of Aanpassen rooster. Met deze profielen kan je een functie- of roosterregel kiezen waarvan de begindatum opgeschoven kan worden. Deze profielen deblokkeer en richt je in via:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open het profiel Aanpassen functie.
3. Vink Geblokkeerd uit.
4. Ga naar tabblad: Context en koppel de juiste context.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.
6. Herhaal bovenstaande stappen voor het profiel Aanpassen rooster.

Bij een rooster met ouderschapsverlof wordt de geplande einddatum niet in het veld Einddatum mutatie overgenomen. Het veld Einddatum mutatie is nooit beschikbaar om zelf te vullen.

Het is ook mogelijk om via de actieknop Aanpassen in de workflow Beoordelen opvolging tijdelijke mutatie de wijziging door te voeren.

Webparts 'Waarschuwing' en 'Tijdelijke mutatie' toevoegen

Op de beoordeelpagina's 'Functiewijziging' en 'Roosterwijziging' zijn de webparts Waarschuwing en Tijdelijke mutatie beschikbaar.

Door middel van webpart 'Waarschuwing' krijgt de instuurder en beoordelaar eventueel een waarschuwing te zien die is ontstaan bij het aanmaken. Deze waarschuwing wordt getoond om de gebruiker te helpen bij een correcte invoer, maar is ook relevant voor de beoordelaar. Het veld 'Waarschuwing' wordt op de aanmaak- en beoordeelpagina's getoond.

Door middel van webpart 'Tijdelijke mutatie' wordt de beoordelaar geattendeerd dat het gaat om een tijdelijke mutatie door onderstaande tekst te tonen.

Webpart toevoegen:

1. Ga naar: InSite en open Sitebeheer.
2. Open de beoordeelpagina Functiewijziging en klik op: Bewerken.
3. Klik op: Indeling en vervolgens op: Pagina-onderdeel toevoegen.
4. Klik op: Standaard onderdeel.
5. Selecteer Waarschuwing bij Standaard onderdeel en klik op: Aanmaken.
6. Plaatst het veld op de juiste plek.
7. Klik wederom op: Pagina-onderdeel toevoegen en vervolgens op: Standaard onderdeel.
8. Selecteer Tijdelijke mutatie bij Standaard onderdeel en klik op: Aanmaken.
9. Klik op: Concept publiceren.
10. Herhaal bovenstaande stappen voor beoordeelpagina Roosterwijziging.
11. Ga in Profit naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
12. Open de functionaliteit: MSS/Functie wijzigen.
13. Ga naar het tabblad: Pagina-onderdelen.
14. Open: Medewerker Functie / Beoordelen functiewijziging / Pagina-onderdelen.
15. Autoriseer de webparts.
16. Herhaal bovenstaande stappen ook voor: MSS/ Rooster wijzigen, ESS/ Rooster wijzigen en ESS/Functie wijzigen.

    Let op:

    De velden 'Einddatum mutatie' en 'Waarschuwing' zijn naast de functie- en roosterwijziging profielen ook beschikbaar in alle salaris en contract profielen. Dit geeft meer inzicht als er al een toekomstige mutatie staat. Wanneer je bijvoorbeeld een salariswijziging tussenvoegt, dan geeft het veld 'Einddatum mutatie' inzicht tot wanneer de nieuwe salarisregel loopt. Het veld 'Waarschuwing' wordt alleen weergegeven als er waarschuwingen zijn. Je kan de velden zichtbaar maken in de context van je profiel.

Tijdelijke functie- en roosterwijziging aanmaken

Een tijdelijke functie- of rooster vastleggen kan alleen vanuit InSite.

Tijdelijke roosterwijziging aanmaken (ESS):

1. Open InSite en ga naar: Mijn InSite.
2. Klik op: Rooster wijzigen.
3. Vul Ingangsdatum mutatie en vink Tijdelijk aan.
4. Vul Einddatum mutatie.
5. Wijzig het rooster en vul de overige velden in.
6. Klik op: Aanmaken.

Tijdelijke roosterwijziging aanmaken (MSS):

1. Open InSite en ga naar: HRM/ Leidinggevende portaal.
2. Klik op: Rooster wijzigen en selecteer de medewerker.
3. Vul Ingangsdatum mutatie en vink Tijdelijk aan.
4. Vul Einddatum mutatie.
5. Wijzig het rooster en vul de overige velden in.
6. Klik op: Aanmaken.

Bij het aanmaken van een tijdelijke roosterwijziging kan de foutmelding 'Niet geautoriseerd' voorkomen, als de medewerker geen roosterregel heeft met de begindatum van vandaag of een begindatum in de toekomst.

Tijdelijke functiewijziging:

Een tijdelijke functie kan gebruikt worden als een medewerker tijdelijk in een andere functie wordt gezet en de taken van de oorspronkelijke functie tijdelijk worden opgeschort. Als de tijdelijke functie afloopt keert de medewerker terug in de oorspronkelijke functie.

Doorloop onderstaande stappen voor de MSS variant:

1. Open InSite en ga naar: HRM / Leidinggevende portaal.
2. Klik op: Functie wijzigen en selecteer de medewerker.
3. Vul Ingangsdatum mutatie en vink Tijdelijk aan.
4. Vul Einddatum mutatie.
5. Wijzig de Functie en eventueel het salaris.
6. Klik op: Aanmaken.

   Let op:

   Als gebruik gemaakt wordt van een tijdelijke functie, dan is het mogelijk dat de medewerker te maken krijgt met meerdere leidinggevenden. Het is daarom van belang dat de medewerker autorisatie goed is ingericht! Lees hier meer.

Tip: Autoriseer leidinggevende één maand voor de ingangsdatum van de tijdelijke functie om workflowtaken af te kunnen handelen. Dit kan handig zijn als een medewerker bijvoorbeeld verlof aanvraagt in de periode dat hij/zij in de tijdelijke functie werkzaam is. Op deze manier krijgt de tijdelijke leidinggevende de verlofaanvraag te zien en de mogelijkheid om dit te beoordelen. Lees hier meer over Leidinggevende op begindatum.

Salaris bij tijdelijke functie

Veelal worden afwijkende loonafspraken gemaakt bij een tijdelijke functie, maar keert de medewerker na afloop terug naar het oorspronkelijke salaris. Bij het vastleggen van een tijdelijke functie worden de oorspronkelijke salarisgegevens ten alle tijden 'apart gezet' op de salarisregel gekoppeld aan de tijdelijke functie. De velden voor 'oorspronkelijk salaris' maak je zichtbaar in de context van je profiel:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open het profiel: Functiewijziging.
3. Ga naar het tabblad: Context en klik op: Onderhouden achter de context.
4. Maak het veld Oorspronkelijk salaris zichtbaar in de context.

Als gedurende de tijdelijke functie de medewerker in aanmerking komt voor zijn/haar periodieke verhoging, dan wordt het periodiek toegepast op het oorspronkelijke salaris. Na afloop van de tijdelijke functie valt de medewerker terug naar het oude salaris verhoogt met de periodiek. Wil je dat het periodiek ook op het tijdelijk salaris van toepassing is? geef dit dan aan bij het aanmaken van de tijdelijke functie d.m.v. de instelling 'Periodiek toekennen op salaris van tijdelijke functie'.

Signaal 'Tijdelijk salaris lager dan oorspronkelijk salaris'.

Het signaal 'Tijdelijk salaris lager dan oorspronkelijk salaris' signaleert dat het tijdelijke salaris van de medewerker lager is dan het oorspronkelijke salaris. Wijzig het salaris zodat deze minimaal gelijk is aan het oorspronkelijke salaris.

Let op:

Het vastleggen van een tijdelijk salaris heeft invloed op het beschikbare saldo van keuzebudget en keuzemodel. Beide maken een prognose gebaseerd op het salaris in de periode waarin de keuze wordt vastgelegd. Geldt in die periode een tijdelijk salaris, dan wordt de prognose gebaseerd op het tijdelijke salaris. De saldoberekening houdt geen rekening met toekomstige wijzigingen in het salaris en rooster.

Ouderschapsverlof & Schorsingen

Ouderschapsverlof

Ouderschapsverlof leg je in InSite vast door middel van een tijdelijk rooster. Door het gebruik van het signaal 'Beoordelen opvolging tijdelijk rooster' in combinatie met OSV heb je een beoordeling en een eventuele vervolgactie altijd geborgd middels een workflow. Voor elk tijdelijk rooster waarvan 'Einddatum rooster' en/of 'Geplande einddatum' nadert gaat het signaal af.

Voorbeeld 1: Ouderschapsverlof (ESS roosterwijziging), na afloop terug naar oude rooster.

Een medewerker heeft een rooster van 24 uur en maakt een ouderschapsovereenkomst aan voor 4 uur per week met een geplande einddatum. Na de geplande einddatum krijgt de medewerker zijn oude rooster (24 uur) weer terug.

Voorbeeld 2: Ouderschapsverlof (ESS roosterwijziging). na afloop minder werken.

Een medewerker heeft een rooster van 40 uur en maakt een ouderschapsovereenkomst aan voor 8 uur per week met een looptijd van 6 maanden. Op moment van vastlegging is het toekomstig rooster nog niet bekend. Na 6 maanden besluit de medewerker structureel 32 uur te gaan werken.

Schorsingen (België)

In België vormen schorsingen een belangrijk onderdeel van de arbeidsovereenkomst. Schorsingen hebben in veel gevallen een vaste einddatum, daarom is het gebruik van tijdelijke roosters sterk aan te raden.

In InSite kan je schorsingen vastleggen en onderhouden voor de aanlevering aan de Sociaal Secretariaten.

Voor ouderschapsverlofschorsing wordt 'Tijdelijk' automatisch aangezet en zal 'Einddatum mutatie' worden gevuld met de berekende 'geplande einddatum'.

Voor de overige schorsingen (bijvoorbeeld tijdskrediet) is tijdelijkheid optioneel.

• Heeft de schorsing een einddatum? Zet dan 'Tijdelijk' aan en vul 'Einddatum mutatie'.
• Heeft de schorsing geen einddatum? Laat dan 'Tijdelijk' uit. Bij het opslaan van de schorsing wordt 'Tijdelijk' alsnog aangezet, maar zonder einddatum.

Voor schorsingen kan je ook gebruik maken van het signaal 'Beoordelen opvolging tijdelijk rooster', waarmee een beoordeling en eventueel een vervolgactie geborgd is middels een workflow. Voor ieder tijdelijk rooster waarvan de 'Einddatum rooster' of 'Geplande einddatum' nadert gaat het signaal af. Vanuit de workflow kunnen vervolgacties gestart worden naar 'Nieuwe roosterwijziging' en 'Aanpassen rooster'.