Inrichten zzp/inleen-doorleen inkopen en factureren (Self billing)

Voordat je inkoopdeclaraties voor inleen-doorleen en zzp'ers (ook wel Selfbilling genoemd) kunt gebruiken, moet je dit eerst inrichten volgens onderstaande stappen.

Let op:

Ook als je voorheen gebruikmaakte van de vrije inrichting voor zzp, dan richt je onderstaande in.

Daarbij moet je ook je bestaande prijsafspraken en plaatsingen opnieuw toevoegen!

Inhoud

Activeren

Deze functionaliteit moet je eerst activeren. De activering kan niet meer worden uitgezet.

Naam activering: Inkoopdeclaraties en selfbilling.

Zie ook:

  • Functionaliteit activeren (stappen)

Autoriseren

Autoriseer de

  • menukeuze en acties van Projecten / Inkoop, , , Inkoopfacturen

Zie ook:

Integratiesoorten inrichten

In Profit zijn deze integratiesoorten beschikbaar voor de koppeling met Financieel:

  • Inkoopfacturen projecten (31)
  • Inkoopkosten declaratie (32)

Net als bij omzet, kun je tussentijds de inkoopkosten van de declaratie al in financieel boeken, door gebruik te maken van de integratiesoort 'Inkoopkosten declaratie'. Hiervoor moeten je integratierekeningen toevoegen.

Binnen de integratierekeningen heb je de boekingssoorten:

  • Inkoopkosten (30)
  • Inkoopkosten nacalculatie (balans facturen) (31)

    (Profit 4)

  • Inkoopkosten nacalculatie (kosten) (33)

(Profit 4)

Inkooprelatieprofiel inrichten

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Inkooprelatieprofiel.
  2. Open het inkooprelatieprofiel of voeg een nieuwe toe.

  3. Ga naar het tabblad: Factureren.

    Het veld Instellingen ordermanagement heeft alleen bij de combinatie van de activeringen Flex en Inkoopdeclaraties en selfbilling de toevoeging 'ordermanagement'.

  4. Richt bij Instellingen projecten de velden in:
  5. Vink Genereren inkoopfacturen aan als je inkooprelatie zelf een factuur aan jou stuurt.

    (Profit 4)

  6. Selecteer een Verzamelperiode.
  7. Selecteer een Verzamelmethode. Je kunt kiezen uit o.a.:
    • Per inkooprelatie
    • Per project (dit is: klantovereenkomst)
    • Per project/medewerker
    • Per medewerker

      Lees hier meer over verzamelperiode en verzamelmethode voor facturering (verkoop).

  8. Selecteer bij Crediteringsmethode correctiedeclaraties welke methode moet gelden. Deze komen overeen met die bij verkoop.
  9. Selecteer bij Facturatie frequentie de periodetabel volgens welke frequentie je wilt factureren. Bijvoorbeeld Week Projecten als je wekelijks wilt factureren.
  10. Vul bij Extra dagen facturatie frequentie in hoeveel dagen na het begin van de periode van de (hierboven ingestelde) geldende periodetabel de factuur factureerbaar is.

    Bij een aantal van '2' bovenop de begindatum van facturatie periode zal in ons voorbeeld bovenop de datum van de nieuwe week telkens 2 dagen opgeteld worden vanaf wanneer de factuurregel factureerbaar wordt.

    • Dit zie je voor verkoop in de weergave Te factureren regels van Automatisch factureren terug bij het veld Factureerbaar vanaf.
    • Bij inkoop voor zzp zie je dit in de weergave Te generen inkoop bij het veld Genereren vanaf.

    Hier zie je een voorbeeld van de combinatie van Facturatie frequentie en Extra dagen facturatie frequentie.

  11. Ga naar het tabblad: Berichtsjabloon en richt het berichtsjabloon in.
  12. Ga naar het tabblad: Rapport en richt het te verstrekken inkooprapport in bij Inkoopfactuur projecten.

    Op het rapport kan bij de inkooprelatie nog afgeweken worden.

  13. Sla de wijzigingen op.

Itemset inrichten

In de itemsetregels stel je in dat het item te gebruiken is voor inkoop.

  1. Ga naar: Projecten / Flex / Inrichting / Itemset.
  2. Open de itemset voor uitzenden.
  3. Ga naar het tabblad: Items.
  4. Open de itemset regel. Bijvoorbeeld Normale uren.

  5. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  6. Stel bij kop Prijsafspraak de volgende velden in:
    • Vink Te gebruiken voor inkopen aan om ervoor te zorgen dat het item gebruikt kan worden in prijsafspraak inkopen. Zodra je dit aanvinkt, worden onderstaande velden aangevinkt zichtbaar.
    • Vink Verplicht op prijsafspraak inkopen aan als je wilt dat dit item altijd voorkomt in de prijsafspraak. Als je dit veld uitvinkt, kun je ook het volgende veld uitvinken.
    • Overnemen naar prijsafspraak inkopen staat automatisch aan en daarmee neemt Profit het item over in de prijsafspraak. Als je het veld erboven uitvinkt, kun je eventueel ook dit veld uitvinken.

  7. Vink Inkopen aan bij kop Factureren, verlonen en inkopen als je wilt dat de nacalculatieregels die gebaseerd zijn op de inkoopafspraakregels, meegaan bij het genereren van de inkoopfactuur. Dit is een voorkeurwaarde voor de prijsafspraakregels en inkoopafspraakregels waar je van kunt afwijken.

    Let op:

    Als je dit bij bestaande inrichting aanzet dan moet je nieuwe plaatsingen maken voor je zzp'ers!

  8. Ga naar het tabblad: Voorkeuren en grenzen.

  9. Stel de voorkeur in wat betreft de inkoopprijs. Deze zijn van invloed op de prijsafspraak inkoop.
    • Vul het Percentage basisinkoopprijs.
    • Vink Afwijken van basisinkoopprijs aan als je een vaste (afwijkende) inkoopprijs wilt, en geen percentage.
    • Vervolgens kun je ook het veld Voorkeur inkoopprijs wijzigen.

    Als het gaat om een kostensoort, dan is alleen het veld Voorkeur inkoopprijs beschikbaar.

  10. Klik op: Opslaan en sluiten.
  11. Doe dit voor alle relevante items.

Kostprijsmodel

Het kostprijsmodel kun je gebruiken om de kostprijs van de items die ingekocht worden, uit te rekenen. Hiervoor maak je nieuwe regels voor de werksoorten en kostensoorten die je wilt gebruiken aan in het (bestaande) kostprijsmodel. Bij het aanmaken van een kostprijsmodelregel geef je dan aan dat deze geldt voor items die ingekocht worden.

Profit vult het veld Fase met Onbekend of n.v.t. omdat ingeleend personeel niet onder de flex-cao valt.

Ook kostprijscomponentregels hebben geen werking als vinkje Inkopen aan staat.

  1. Ga naar: Projecten / Flex / Inrichting / Kostprijsmodel.
  2. Open het kostprijsmodel.
  3. Ga naar het tabblad: .
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Vink Inkopen aan.

    Het verplichte veld Fase krijgt de waarde Onbekend of n.v.t. automatisch.

  6. Vul de velden zoals je gewend bent.
  7. Sla de wijzigingen op.

Workflow inrichten

Je moet bij eigengemaakte workflows van het type dossieritem Declaratie nacalculatie (-104) de conditie ‘Voldoet aan minimumlooncontrole’ aanpassen. Deze conditie moet immers alleen werken op declaraties die verloond worden.

  1. Voeg eerst het veld Methode verwerking toe aan de gegevensverzameling Declaratie nacalculatie.
  2. Vervolgens wordt het filter in de condities ‘Voldoet aan minimumlooncontrole’ en ‘Voldoet niet aan minimumlooncontrole’ uitgebreid met een OF-filter op Methode verwerking = 2 (inkopen via inkoopfactuur).
  3. Stel dit in bij Voldoet aan minimumloon controle:

  4. En bij Voldoet niet aan minimumlooncontrole:

Boekingslay-outs

De boekingslay-outs voor de inkoop prijsafspraken worden meegeleverd, namelijk:

  • Prijsafspraak inkoop plaatsing (Profit)
  • Prijsafspraak inkoop plaatsing InSite (Profit)
  • Prijsafspraakversie inkoop (Profit)
  • Prijsafspraakversie inkoop InSite (Profit)

Richt de overige boekingslay-outs zelf in met de inkoop-velden.

Bijvoorbeeld Nacalculatie per regel, waarin je de verloningsvelden eventueel verwijdert en de inkoopvelden toevoegt:

  • Inkopen
  • Inkoopprijs
  • Inkoopbedrag
  • Referentie inkooprelatie

Zorg ervoor dat het veld Plaatsing in de regel voor het veld met het type en de code van de werksoort / kosten staat.

Profielen voor InSite

Voor inkoop maak je aparte profielen en eventueel een apart menu aan in InSite.

Profielen voor inkoop

Voor het inkoopproces moet je aparte profielen inrichten voor het aanmaken van plaatsingen en prijsafspraken. In die profielen stel je de contexten en de te gebruiken boekingslay-outs in.

Meegeleverd worden de profielen:

  • Aanmaken plaatsingscontract inkoop
  • Aanmaken prijsafspraakversie inkoop
  • Aanpassen plaatsingscontract inkoop
  • Beoordelen plaatsingscontract inkoop
  • Beoordelen prijsafspraakversie inkoop
  • Beoordelen Aanpassen plaatsingscontract inkoop

Stel de profielen in:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
  2. Filter bijvoorbeeld op 'inkoop'.
  3. Open het profiel. Bijvoorbeeld Aanmaken plaatsingscontract inkoop.
  4. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  5. Selecteer bij Boekingslay-out de boekingslay-out voor inkoop.
  6. Stel de contexten in voor inkoop.
  7. Sla de wijzigingen op.

Apart menu voor inkoop

Daarnaast voeg je eventueel in een apart menu voor InSite bijvoorbeeld de inkooprelaties, zzp'ers (inkoop flex-medewerkers), prijsafspraken en plaatsingen met inkoop toe. Dit kan er zo uitzien:

Zie ook:

Direct naar

  1. ZZP en inleen-doorleen inkopen en factureren (Flex)