Inrichting factuurvoorstel voor declaratiefacturen (Flex)

Je kunt je klanten een factuurvoorstel sturen voor declaratiefacturen. Dit moet je eerst inrichten volgens onderstaande stappen.

Instelling aanzetten

1. Ga naar: Projecten / Beheer / Instellingen / Facturering/voorraad, tabblad Projecten.
2. Vink Declaraties factureren via factuurvoorstel aan.

3. Klik op: Opslaan en sluiten.
4. Klik op Ja bij de vraag om de omgeving opnieuw te openen.

Autorisatie

Autoriseer de actie Bijwerken factuurvoorstel

Je vindt dit via: Autorisatie tool / tabblad Autorisatie / Facturering algemeen / Verkoopfactuur / Acties / Bijwerken factuurvoorstel.

Zie ook:

• Gebruikersgroep autoriseren op acties

Teller met dagboek en integratiesoort voor factuurvoorstellen inrichten

Doordat je een integratiesoort voor de factuurvoorstellen instelt, moet je ook een eigen teller aanmaken voor je factuurvoorstellen (Factuurvoorstelnummer). Het voordeel van een teller is dat je per jaar andere kunt hanteren.

Teller inrichten:

1. Voeg een nieuwe teller toe via Algemeen / Inrichting / Nummerinstellingen / Tellers, Nieuw.

   Maak deze per administratie, gebaseerd op: Verkoopfactuur.

   

2. Voeg een dagboek toe via Financieel / Grootboek / Dagboek, Nieuw.
3. Dit dagboek dient alleen om de teller aan de integratiesoort te koppelen. Het dagboek wordt niet gebruikt om te journaliseren. Factuurvoorstellen worden niet gejournaliseerd. Selecteer bij Soort dagboek de optie Verkoop.

   

4. Voeg een nieuwe integratiesoort toe via Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Integratiesoort, Nieuw.
5. Koppel hierin integratiesoort Factuurvoorstel declaraties (33) aan het nieuwe dagboek.

   

Verstrekken inrichten

Om de factuurvoorstellen te verstrekken, stel je het verkooprelatieprofiel en de verkooprelaties in.

1. Selecteer in het verkooprelatieprofiel een rapport en berichtsjabloon voor factuurvoorstellen.

   Resp. via Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel, tabblad Rapport factuur en tabblad Berichtsjabloon factuur.

2. Stel eventueel bij de verkooprelaties een contact en een verstrekkingswijze in voor het type rapport Factuurvoorstel declaratie. Open de verkooprelatie bijvoorbeeld via Projecten / Project / Verkooprelatie, tabblad Digitaal.

Klantovereenkomsten inrichten

Per klantovereenkomst stel je in dat er factuurvoorstellen gegenereerd worden voor declaraties.

Dit gaat in voor nieuwe declaraties. Voor bestaande declaraties inclusief eventuele correcties blijft het proces nog zonder factuurvoorstellen verlopen.

1. Ga naar: Projecten / Flex / Klantovereenkomst.
2. Open de klantovereenkomst.
3. Ga naar het tabblad: Facturering.
4. Vink Declaraties factureren via factuurvoorstel aan.
5. Selecteer, als dit nog niet is ingesteld, bij Verzamelperiode de periode waarover de factuurregels verzameld moeten worden op het factuurvoorstel.
6. Selecteer, als dit nog niet is ingesteld, bij Verzamelmethode de methode volgens welke de regels verzameld moeten worden, per verkooprelatie, per project, per verkooprelatie/medewerker, etc.
7. Ga eventueel naar tabblad Verstrekking om een, van de instelling bij de verkooprelatie, afwijkend contactpersoon in te stellen bij Contact declaratiefactuurvoorstel.
8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Rapporten en Weergaven instellen

De volgende rapporten zijn meegeleverd voor declaratiefactuurvoorstellen:

• Declaratiefactuurvoorstel hoofdgroepering Boekjaar - periode (Profit)
• Declaratiefactuurvoorstel hoofdgroepering Kostenplaat verkooprelatie (Profit)
• Declaratiefactuurvoorstel hoofdgroepering medewerker (Profit)

Aan de weergaven/rapporten voeg je eventueel de volgende velden toe :

• Declaraties weergave:
  • Status facturatie (omschrijving) / (Status correctie factuurvoorstel declaratie)

    In dit veld zie je o.a. de statussen:

    - Nieuw

    - Factuurvoorstel aangemaakt

    - Bij te werken via een bestaand factuurvoorstel

    - Klaar voor nieuw factuurvoorstel - Krijgt de declaratie als status na de actie 'Klaarzetten voor factureren' bij een correctiedeclaratie, als alle eerdere declaratieversies van de declaraties gefactureerd zijn of nog niet gefactureerd zijn maar ook geen openstaand factuurvoorstel hebben.

    - Gefactureerd via een andere declaratieversie - Als je werkt met factuurvoorstel kun je ook van meerdere declaratieversies in een keer een factuurvoorstel maken. Als er dus meerdere versies zijn meegekomen op het factuurvoorstel, krijgen de tussenliggende versies de status Gefactureerd via een andere declaratieversie.

    - Gefactureerd

    - Niet factureren

  • Status vorige

    Hier zie je de status van de declaratie, voordat je een wijziging doorvoerde, dus in de vorige versie.

• Declaratiefactuurvoorstel weergave:
  • Bij te werken met nieuwe declaratieversies
  • Bijbehorend factuurvoorstelnummer

• Correctiedeclaratie weergave
  • Status:

    Dit veld heeft onder andere de waarde:

    - Klaar voor nieuw factuurvoorstel (ná actie Klaarzetten voor factureren)

    - etc. zie hierboven.