Flexibel budget (Flex)

Het Individueel Keuzebudget (IKB), in Profit Flexibel budget genaamd, is een verzamelpotje waarin verschillende reserveringen kunnen samenkomen, zoals vakantiebijslag, eindejaarsuitkering, of andere cao-vergoedingen. Medewerkers kunnen dit budget naar eigen inzicht besteden, bijvoorbeeld aan: extra verlof, een opleiding of duurzame inzetbaarheid, een fietsplan of andere secundaire arbeidsvoorwaarden of rechtstreekse uitbetaling (extra loon).

Het IKB wordt vaak uitgedrukt als een percentage van het salaris (bijv. 16%) dat maandelijks wordt opgebouwd.

Het uitruilen (omzetten van budget in een andere arbeidsvoorwaarde, fietsregeling, studie, etc) is een belangrijk element van het IKB. Dit kan alleen binnen de fiscale en arbeidsrechtelijke kaders - bijvoorbeeld zolang het minimumloon wordt gerespecteerd en de keuze vooraf schriftelijk is vastgelegd.

De opbouw en uitruil vinden gewoonlijk binnen een kalenderjaar plaats.

In de Flex-branche is dit vanaf nu als volgt te gebruiken:

• In Profit heb je hiervoor een nieuw type reservering Flexibel budget (12) in geld. Dit type is vergelijkbaar met de huidige reservering ‘Vakantiegeld’.
• Opbouw vindt plaats via de declaratieverloning.
• Volledig uitbetalen kan via de verschillende manieren die je in Profit hebt.
• Opname en (gedeeltelijke) uitbetaling is nu mogelijk met kostensoorten waarin je het componenttype Uitbetalen reserveringen flexibel budget (UF) instelt (tabblad Extra).
• Overhevelen en herwaarderen is op dit geldbedrag niet van toepassing.

Verder:

Deze beschrijving is van december 2025.

Raadpleeg de Cao releasenotes voor wijzigingen op looncomponenten.

Raadpleeg de meest recente toelichting in de bijgewerkte looncomponent zelf.

Flexibel budget volledig uitbetalen inrichten

Dit richt je als volgt in:

1. Activeer de looncomponent in de cao.
2. Voeg de instellingen-looncomponent toe aan de itemset.
3. Stel in de parameter van de looncomponent in de itemset de waarde in. Op klantovereenkomst kun je hier van afwijken. Dit werkt hetzelfde als bij de eindejaarsuitkering Flex.
4. De eenmalige massale uitbetaling zet je in het salarisverwerkingplan aan. Dit werkt hetzelfde als bij vakantiegeld.

   

Flexibel budget inrichten voor gedeeltelijk uitbetalen/boeken nacalculatie (Profit 8)

Je kunt flexibel budget ook opnemen via nacalculatie en gedeeltelijk uitbetalen.

Dit richt je als volgt in, aanvullend op wat hierboven voor volledig uitbetalen is vermeld. De inrichting is gebaseerd op kostensoorten (niet op werksoorten). Hoeveel je er aanmaakt is niet aan een limiet gebonden. Afwijkend van andere (gedeeltelijk) uit te betalen reserveringen, wordt er voor Flexibel budget géén kostensoort gekoppeld in de HRM instellingen.

Flexibel budget boeken via nacalculatie/gedeeltelijk uitbetalen inrichten:

Stap 1: Bepaal hoe je kostensoorten gaat toevoegen

Er zijn vijf mogelijke scenario's voor de (gedeeltelijke) uitbetaling/opname van flexibel budget.

Je kunt één kostensoort per scenario aanmaken, maar je kunt de kostensoorten ook per doel specificeren voor meer gebruiksgemak en minder fouten.

• Maak per 'fiscale verwerking' een kostensoort aan en (her)gebruik die voor verschillende doelen.

  Dus bijvoorbeeld kostensoort 'Onbelaste uitbetaling WKR (vergoeding)' waarop je vervolgens nacalculatie boekt voor het doel 'Telefoon' en het doel 'Sportabonnement'. Beide worden fiscaal hetzelfde afgehandeld, maar het zijn verschillende doelen.

• Maak per doel een kostensoort aan.

  Dus bijvoorbeeld kostensoort 'Vergoeding telefoon' en 'Vergoeding sportabonnement'. Beide kostensoort integreer je naar dezelfde Looncomponent die hoort bij fiscale verwerking 'Onbelaste uitbetaling WKR (vergoeding)'.

Het verschil zit hem met name in het boeken van de nacalculatie. Boek je een doel (makkelijker/begrijpelijker voor de eindgebruiker) of boek je een fiscale verwerking (complexer).

Stap 2: Kostensoort toevoegen

Voeg de kostensoort met componenttype Uitbetalen reserveringen flexibel budget toe. Dit componenttype is bedoeld voor het gedeeltelijk uitbetalen van reserveringen en het boeken via nacalculatie. Boekingen hierop zorgen voor een afboeking van de reservering ‘Flexibel budget’.

1. Ga naar: Projecten / Item / Kosten.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de omschrijving, bijvoorbeeld Flexibel budget (IKB).

   

4. Selecteer Uitbetalen reserveringen flexibel budget bij Componenttype.
5. Voltooi de wizard.

Stap 3: Payroll inrichting

Vervolgens moet je op de itemset verschillende parameters inrichten op looncomponenten..

1. Voeg de kostensoort voor IKB toe aan al je relevante itemsets via Projecten / Flex / Inrichting / Itemset , tabblad Items als je dit nog niet gedaan hebt.
2. Activeer de looncomponent in de cao.
3. Voeg de instellingen-looncomponent toe aan de itemset.
   • Stel in de parameter van de looncomponent in de itemset de waarde in. Op klantovereenkomst kun je hier van afwijken. Dit werkt hetzelfde als bij de eindejaarsuitkering Flex.

Zie ook:

• Gedeeltelijk uitbetalen van reserveringen
• Boeken via nacalculatie

Scenario's bij gedeeltelijk uitbetalen/opname via nacalculatie van flexibel budget (Profit 8)

Hieronder vind je vijf scenario's voor de (gedeeltelijke) uitbetaling/opname via nacalculatie van flexibel budget.

Scenario A: Belaste uitbetaling

Voorbeeld: De medewerker wil € 750,- laten uitbetalen uit het flexibel budget. Nacalculatie op kostensoort, het saldo wordt van de reservering afgeboekt.

Bedrag wordt belast uitbetaald (via integratie Payroll op de kostensoort).

Als de uitbetaling groter is dan de opbouw in de periode, dan past Profit Bijzonder tarief toe, anders Normaal Tarief.

Loonberekening:

• Bruto
• Uitbetaling flexibel budget (deels) +750, gekoppeld aan kostensoort

Journaalpost:

Te betalen flexibel budget (balans)

-> Te betalen loon (balans)

Scenario B: Belaste uitbetaling Werkkostenregeling (WKR, verstrekking)

Voorbeeld: De werkgever verstrekt aan de medewerker een fiets van € 750,-. Het bedrag wordt afgeboekt van het flexibel budget.

Nacalculatie op kostensoort ad bedrag, saldo van de reservering wordt afgeboekt.

Er wordt per saldo niets uitbetaald aan de medewerker, want het is een verstrekking (loon in natura).

Loonberekening:

De klant kan kiezen om dit binnen óf buiten de bruto/netto berekening te verrekenen.

1. Binnen bruto/netto
   • Bruto
   • Belaste uitbetaling uit flexibel budget +750

   Verstrekking uit flexibel budget -750, gekoppeld aan kostensoort

2. Buiten bruto/netto
   • Overige werkgevercomponenten
   • Verstrekking uit flexibel budget buiten bruto/netto +750, gekoppeld aan kostensoort

Journaalpost:

ad keuze 1)

Te betalen flexibel budget (balans)

-> Te betalen loon (balans)

Te betalen loon (balans)

-> Kosten fietsregeling

ad keuze 2)

Te betalen flexibel budget (balans)

-> Kosten fietsregeling

Scenario C: Onbelaste uitbetaling WKR (vergoeding)

Voorbeeld: De medewerker heeft een telefoon van € 500,- gekocht en wil deze uitruilen met het flexibel budget. In de nacalculatie wordt op een kostensoort een bedrag van € 500,- geboekt. Het saldo van de reservering wordt afgeboekt.

Er wordt € 500,- onbelast uitbetaald aan de medewerker (via integratie Payroll op de kostensoort).

Loonberekening:

• Netto
• Onbelaste uitbetaling uit flexibel budget (WKR) +500, gekoppeld aan kostensoort

Journaalpost:

Te betalen flexibel budget (balans)

-> Te betalen loon (balans)

Scenario D: Onbelaste uitbetaling WKR (gerichte vrijstelling)

Voorbeeld: De medewerker wil de fiscale ruimte aan reiskosten uitruilen met flexibel budget. Het saldo flexibel budget is €800,-. De werkgever heeft uitgerekend dat de medewerker €350,- aan fiscale ruimte heeft op basis van woon-werk kilometers en gemaakte zakelijke reizen.

In de nacalculatie wordt op een kostensoort een bedrag van € 350,- geboekt.

Het saldo van de reservering wordt afgeboekt.

Er wordt € 350,- onbelast uitbetaald aan de medewerker (via integratie Payroll op de kostensoort).

Loonberekening:

• Netto
• Onbelaste uitbetaling uit flexibel budget (gerichte vrijstelling) +350, gekoppeld aan kostensoort

Journaalpost:

Te betalen flexibel budget (balans)

-> Te betalen loon (balans)

Let op:

De fiscale ruimte moet je zelf berekenen, Profit kan dit niet voor je berekenen!

Scenario E: Verlof kopen

De medewerker wil extra bovenwettelijke vakantieuren kopen en daarvoor flexibel budget inzetten.

In de nacalculatie wordt op een kostensoort een bedrag van € 900,- geboekt.

Het saldo van de reservering wordt afgeboekt.

In de loonberekening deelt Profit het bedrag door het uurloon behorend bij de plaatsing. Dit levert het aantal uren op, afgerond op 2 decimalen naar beneden. Vervolgens wordt het afgeronde aantal uren vermenigvuldigd met hetzelfde uurloon. Dit bedrag wordt bruto ingehouden. Daar tegenover staat een uitbetaling van € 900,- uit het flexibel budget.

Kanttekeningen:

• Bij opname van de gekochte vakantieuren bouwt de medewerker vakantietoeslag en vakantierechten op. Deze komen nu voor rekening van de werkgever. Het zou redelijk zijn als er een opslag op het uurloon wordt toegepast bij het kopen van verlofuren.
• Het uurloon waarmee de vakantieuren worden gekocht is afhankelijk van de plaatsing waarop het geboekt wordt. Een plaatsing met een lager uurloon levert meer uren op voor de medewerker.
• Vakantieuren hevelt Profit (automatisch) over bij einde plaatsing, waarbij de geldwaarde geherwaardeerd wordt. Hierdoor kan de waarde van de gekochte vakantieuren hoger of lager uitvallen.

Loonberekening:

• Bruto

  Belaste uitbetaling uit flexibel budget +900

  Verlofuren kopen uit flexibel budget -899,80 gekoppeld aan kostensoort

• Overige componenten

  Uren verlof kopen +39,92

  Uurloon +22,54

  De berekening van het aantal verlofuren is 900 / 22,54 = 39,92 (afgerond op 2 decimalen naar beneden).

  Er wordt uiteindelijk 39,92 * 22,54 = 899,80 ingehouden.

Journaalpost:

Te betalen flexibel budget (balans)

-> Reservering vakantieuren bw (kosten)

Lijst Looncomponenten voor - Volledig uitbetalen

Vanaf 1/1/2026 richt je keuzebudget in met de volgende looncomponenten voor volledig uitbetalen:

Looncomponent: 152.110.012 Flexibel budget: instellingen

Toelichting:

In de itemset en/of klantovereenkomst stel je in deze looncomponent (152.110.012) parameters in, zoals:

• of vakantiegeld wel/geen onderdeel is van het budget
• of eindejaarsuitkering wel/geen onderdeel is van het budget
• het percentage bovenwettelijke vakantieuren in het budget
• het percentage ADV in het budget
• een overig percentage
• een vast bedrag per uur

Enkele aandachtspunten voor vakantiegeld/eindejaarsuitkering:

• De andere instellingen voor vakantiegeld en eindejaarsuitkering, zoals percentage, grondslag, minimum, vind je in de desbetreffende instellingscomponenten.
• Als de medewerker heeft gekozen voor een periodieke uitbetaling van vakantiegeld en/of eindejaarsuitkering dan vindt er op dat onderdeel geen opbouw plaats in het flexibel budget maar wordt dit via de normale looncomponenten voor periodieke uitbetalingen uitbetaald.
• Als de medewerker ervoor kiest om vakantiegeld en/of eindejaarsuitkering op de ‘oude’ manier uit te betalen dan zijn er twee opties:
  1. Met een analyse de som van de betreffende opbouwregels bepalen en het bedrag handmatig boeken als bruto uitbetaling uit het flexibel budget
  2. Parameter ‘Vakantiegeld in flexibel budget’ en/of ‘Eindejaarsuitkering in flexibel budget’ op Nee zetten voor de betreffende plaatsing. Dit zorgt ervoor dat de standaard regeling weer actief is.

Looncomponenten behorend bij deze regeling:

• 152.110.012 Flexibel budget: instellingen

• 152.112.529 Flexibel budget: basis voor vakantiegeld
• 152.112.530 Flexibel budget: reservering vakantiegeld

• 152.112.531 Flexibel budget: basis voor eindejaarsuitkering
• 152.112.532 Flexibel budget: reservering eindejaarsuitkering
• 152.112.533 Flexibel budget: reservering eindejaarsuitkering vast bedrag

• 152.112.534 Flexibel budget: reservering vakantieuren bw

• 152.112.535 Flexibel budget: reservering ADV

• 152.112.536 Flexibel budget: loon voor percentage overig
• 152.112.537 Flexibel budget: reservering percentage overig

• 152.112.538 Flexibel budget: uren voor vast bedrag per uur
• 152.112.539 Flexibel budget: reservering vast bedrag per uur

Lijst Looncomponenten - Gedeeltelijk uitbetalen en nacalculatie (Profit 8)

De volgende looncomponenten zijn toegevoegd om belaste en onbelaste bedragen uit het flexibel budget op te kunnen nemen:

• 152.113.016 Flexibel budget belaste opname
• 152.118.035 Flexibel budget opname reiskostenvergoeding
• 152.118.036 Flexibel budget opname onbelast overig

  Let op:

De belaste opname/uitbetaling valt standaard onder het normale tarief van de loonheffing. Als in een loonperiode blijkt dat het totaal van de belaste opname/uitbetaling hoger is dan de reservering dan valt het totaal van de belaste opname/uitbetaling onder het bijzonder tarief van de loonheffing. Dit gebeurt automatisch door de volgende looncomponenten:

• 152.117.006 Flexibel budget correctie grondslag NT
• 152.117.007 Flexibel budget correctie grondslag BT