Onboarden in de Pocket app inrichten

In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 8.

Tijdens het onboarden levert de sollicitant aanvullende gegevens aan. Dit doet de sollicitant via OutSite of via de AFAS Pocket app. Met deze inrichting geef je de sollicitant toegang tot de Pocket app. De sollicitant logt in een aparte sollicitantmodus in en levert aanvullende gegevens aan via de app. Pockettoegang voor sollicitanten is optioneel. Je bepaalt dit in het onboardenprofiel. Het is niet mogelijk om de sollicitant alleen toegang tot Pocket te geven zonder OutSite-toegang. Daarom kun je Pocket alleen inschakelen als Portaltoegang in het onboardenprofiel aanstaat. Daarnaast richt je een apart berichtsjabloon in voor de uitnodiging voor de app.

Inhoud

Dit ga je inrichten

Je stelt in het onboardenprofiel in dat sollicitanten toegang tot de Pocket app krijgen en je stelt het berichtsjabloon voor de uitnodiging in. Daarnaast selecteer je de juiste gebruikersgroep in de Pocket-instellingen en stel je filterautorisatie in zodat sollicitanten toegang hebben tot de eigen dossieritems.

Let op: maak je nog geen gebruik van de functionaliteit Aanvullende gegevens opvragen in OutSite? Dan is er aanvullende inrichting nodig.

Zie ook: Aanvullende gegevens opvragen - Onboarden inrichten

Stap 1: Onboardenprofiel instellen voor Pockettoegang

In het onboardenprofiel bepaal je of sollicitanten naast OutSite ook Pockettoegang krijgen.

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
  2. Open de eigenschappen van het onboardenprofiel.
  3. Vink Portaltoegang geven en/of deblokkeren aan en selecteer onder OutSite voor welke OutSite pagina (bijvoorbeeld WerkenBij) er portaltoegang verleend moet worden.
  4. Vink Pockettoegang geven aan.

    Je kunt Pockettoegang geven alleen aanvinken als Portaltoegang aanstaat. Pockettoegang zonder OutSite-toegang is niet mogelijk.

  5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook:

Stap 2: Berichtsjabloon instellen

Je stelt het berichtsjabloon in voor de uitnodiging van sollicitanten voor de Pocket app. Dit is een aparte e-mail naast de e-mail voor OutSite. Je maakt het bericht aan en koppelt dit aan Pocket.

Standaardbericht app uitnodiging sollicitant maken:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Bericht / Berichtsjabloon.
  2. Filter op de soort Bericht app uitnodiging.

    Je kunt een berichtsjabloon wijzigen. Een standaard berichtsjabloon waarvan de naam eindigt op (Profit) kun je niet wijzigen, maar je kunt deze wel kopiëren en de kopie aanpassen.

  3. Selecteer het berichtsjabloon en klik op de actie: 3. Kopiëren. Pas het sjabloon naar wens aan.

Zie ook:

Berichtsjabloon koppelen:

Je koppelt de berichtsjabloon aan de Pocket app.

  1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
  2. Ga naar het tabblad: Berichtsjabloon.
  3. Selecteer een waarde bij Berichtsjabloon uitnodiging sollicitant.

    Hier selecteer je het bericht dat verstuurd wordt als je een sollicitant toegang geeft tot de app. Standaard is dit veld gevuld met het standaard (Profit) berichtsjabloon.

  4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 3: Gebruikersgroep instellen

Bepaal welke gebruikersgroep je voor Pocket gebruikt. Alleen leden van deze gebruikersgroep hebben toegang tot Pocket. Wij adviseren om de gebruikersgroep Alle Profit-gebruikers (iedereen) te selecteren in de eigenschappen van de pocket-instellingen. Hierdoor hebben medewerkers en sollicitanten toegang tot Pocket.

  1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
  2. Selecteer de Gebruikersgroep Alle Profit-gebruikers (Iedereen).

    Maak je gebruik van een andere gebruikersgroep? Houdt er dan rekening mee dat sollicitanten ook toegang moeten krijgen tot Pocket. Het is dus wellicht noodzakelijk om de autorisatie van de gebruikersgroep aan te passen.

  3. Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 4: Filterautorisatie eigen gegevens sollicitant

Om sollicitanten toegang te geven tot de eigen dossieritems stel je filterautorisatie in.

Filterautorisatie eigen gegevens sollicitant:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Ga naar het tabblad: Onderhoud filters.
  3. Open HRM / Sollicitanten.
  4. Voeg het filter toe:

  5. Klik op: Voltooien.

Autorisatiefilter koppelen aan gebruikersgroep:

  1. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
  2. Selecteer de autorisatiegroep Sollicitant (Profit).
  3. Open HRM / Werving en selectie / Sollicitant / Filters.
  4. Activeer het filter.

  5. Open CRM / Dossier / Dossieritems / Filters.
  6. Activeer het filter Basisfilter.