Medewerker uitdienst

Met deze workflow meldt een medewerker zichzelf uitdienst óf meldt een leidinggevende een medewerker uitdienst in InSite. In de workflow is het mogelijk om een document uit Profit automatisch toe te voegen en te laten vullen met gegevens van de medewerker. Daarnaast kun je het document ook direct digitaal laten ondertekenen.

Schema van de workflow

Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

Inrichting

Er worden zes statussen gebruikt binnen deze workflow. Beoordelen, Opnieuw beoordelen, Ter ondertekening, Ondertekend, Akkoord en Afgekeurd. Er worden geen kenmerken gebruikt. Zodra de workflow is gestart krijgt deze de status beoordelen.

Hieronder zie je per actie of taak de inrichting of mogelijke inrichting:

• Actie: Akkoord, genereer de Overeenkomst:

  Voor deze actie koppel je het document rechts in het menu Bijlage. Vink hiervoor Document als bijlage genereren aan en koppel daarna het document.

  Je ziet dat alleen de workflowdocumenten gekoppeld kunnen worden die behoort bij deze mutatie. Dit geeft gelijk aan dat als je een eigen document wilt bouwen voor jouw organisatie, je dus het correcte basisdocument moet kopiëren. De reden dat dit zo werkt, is omdat we het document genereren op de mutatie van de workflow. Deze technische tabel is per mutatieworkflow uniek.

• Taak: Controleer de arbeidsovereenkomst

  Rechts in het menu Dossieritem vink je voor deze taak Dossieritem aanpassen aan. Vink hierna Bijlage aanpassen aan. Dit zorgt ervoor dat je het Word-document kunt bewerken (middels het potloodje). Bedenk dus goed wie je deze rechten geeft. Hier kun je heel simpel een persoonlijke noot toevoegen. Waarmee je de brief persoonlijker kunt maken!

• Actie: Document akkoord voor ondertekening

  Voor deze actie vink je rechts in het menu Bijlage het veld Alle DOCX- bijlage converteren naar PDF aan. Hiermee worden alle DOCX-bijlagen in één PDF gebundeld. Na deze conversie is aanpassing van het document niet meer mogelijk. Het is wel mogelijk om te gaan controleren en eventueel te gaan ondertekenen.

• Speciale actie: Akkoord & ondertekenen

  Laat je document digitaal ondertekenen in de muterende workflow, nog voor de mutatie wordt doorgevoerd in Profit. Nog een controlestap én direct dossiervorming. Meer informatie hierover, vind je hier.

  Digitaal ondertekenen is een optie. Je kunt het document genereren in de workflow ook gebruiken zonder deze digitaal te ondertekenen.

• Speciale actie: (Conditioneel) Mutatie registeren

  Bij deze laatste stap in de workflow wordt de medewerker geregistreerd in Profit.

  Meer informatie hierover, vind je hier.

• Speciale actie: Niet akkoord (= Afkeuren contracverlening)

  Rechts in het menu Opties selecteer je bij het veld Reactie geven de waarde Verplicht in InSite. Hierdoor zorg je er voor dat de beoordelaar die hem terugkrijgt weet waarom de workflow is afgekeurd.

• Taak: Aanpassen (die volgt op de speciale actie Afkeuren)

  Rechts in het menu Dossieritem vink je voor deze taak Dossieritem aanpassen aan. Vink hierna Bijlage aanpassen aan. Dit zorgt ervoor dat je gegenereerde bijlagen kunt verwijderen. Denk aan een getekende PDF. Is het document nog een Word-document, hoef je het document niet te verwijderen. De vervolgstap zorgt ervoor dat het document wordt herzien.

  Let op: Aanvullende inrichting buiten de workflow:

  • Het is belangrijk dat in de eigenschappen van het beoordelingsprofiel het veld Aanpassen bij beoordelen toegestaan niet is aangevinkt. Als dit veld is aangevinkt, kan de mutatie oneindig aangepast worden terwijl het document niet meer gewijzigd wordt.
  • Zorg ervoor dat in de gekoppelde context van het aanmaakprofiel het veld Bijlage zichtbaar is. Hierdoor kun je een bijlage verwijderen in de taak Aanpassen na de speciale actie Afkeuren.
• Speciale actie: Opnieuw insturen

  Voor deze actie selecteer je rechts in het menu Vervolg de taak Taak Beoordelen bij het veld Vervolgtaak. Dit zorgt ervoor dat het document opnieuw gegeneerd wordt en je de stappen weer gaat vervolgen zoals gewenst.

Condities

Het registreren van de mutatie medewerker uit dienst wordt conditioneel gedaan. Er is geen ondertekening door de medewerker nodig als de reden ontslag code 03, 21 of 31 is.

Speciale acties

Er zijn drie speciale acties te gebruiken. Opnieuw insturen uitdienst, Registreren medewerker uitdienst, Afkeuren medewerker uitdienst, Bijlage(n) ondertekenen en Ondertekende bijlage(n) verwijderen. Door deze acties worden de gegevens wel of niet verwerkt in Profit.

Voor de speciale actie Ondertekende bijlage(n) verwijderen geldt het volgende: Als het ondertekende document niet akkoord is. Kun je het getekende document (de bijlage) verwijderen. Na deze speciale actie gaat deze opnieuw het beoordeelproces in en wordt het document opnieuw gegenereerd. Zorg ervoor dat de vervolgtaak naar Aanpassen mutatie gaat, waar het document opnieuw wordt gegenereerd!

Waarom welke stappen?

De workflow komt langs personeelszaken om de registratie te controleren. Doordat de medewerker of de leidinggevende zelf de gegevens invoert is er bewust voor gekozen om na akkoord door de personeelsadministratie geen bevestiging meer te vragen.

Wordt de workflow gestart vanuit een signaal?

Geen.

Medewerker uitdienst

Je vult het veld E-mail privé, zodat de digitale communicatie met de “oud”-medewerker blijft bestaan. Dit betekent bijvoorbeeld dat de medewerker een eventuele jaaropgave na uit dienst ontvangt op het privé e-mailadres.