Afspraak maken

Je kunt een eenmalige of een repeterende afspraak toevoegen in InSite. Als je een andere Profit-gebruiker uitnodigt, ontvangt deze automatisch een uitnodiging. De genodigde kan de uitnodiging accepteren of weigeren.

Inhoud

Beschrijving

Als je een afspraak wijzigt, verstuurt Profit, afhankelijk van de wijzigingen, de genodigden automatisch een nieuwe uitnodiging:

Algemene gegevens van een niet-repeterende afspraak
Als je de omschrijving of het afspraaktype van een niet-repeterende afspraak wijzigt, verstuurt Profit geen nieuwe uitnodigingen aan de genodigden.
Andere gegevens
Als je andere gegevens wijzigt, zoals de begindatum en -tijd, de einddatum of de repeteringsinstellingen, ontvangen de genodigden een nieuwe uitnodiging. Als je genodigden toevoegt, ontvangen alleen de nieuwe genodigden een uitnodiging.

Als je een afspraak maakt met een contact, wordt automatisch een dossieritem van het type Afspraak aan het dossier van dat contact toegevoegd. Als een afspraak alleen in de agenda van de gebruiker voorkomt, wordt de afspraak niet als dossieritem in zijn dossier getoond.

E-mailnotificatie

Een gebruiker die wordt uitgenodigd voor een afspraak, kan een e-mailnotificatie ontvangen. Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:

De gebruiker is gekoppeld aan een persoon.
Bij deze persoon is het e-mailadres zakelijk vastgelegd.

Als je een persoon of contact (dus een externe relatie) uitnodigt, dan krijgt deze geen notificatie.

Voorbereiding

Bepaal in de instellingen wat voor afspraak je wilt maken: een agenda-afspraak of een nieuwe nacalculatie. Hierbij is het ook van belang of je Agendamodus of Planningsmodus gebruikt.

Open je instellingen via het tandwiel en selecteer wat voor afspraken je wilt vastleggen.

Hierbij gelden de volgende regels:

Als je in Agendamodus werkt, leg je altijd een nieuwe afspraak vast (ook als je Nieuwe nacalculatie hebt gekozen in de instellingen).
Als je in Planningsmodus werkt, leg je een nieuwe afspraak vast, als je Nieuwe afspraak hebt gekozen in de instellingen.
Als je in Planningsmodus werkt, leg je een nieuwe nacalculatie vast, als je Nieuwe nacalculatie hebt gekozen in de instellingen.

Afspraak maken in Profit Agenda

Je voegt een eenmalige afspraak met een aantal genodigden toe.

Afspraak maken:

Ga naar InSite en open de agenda.
Als je een afspraak wilt maken met andere gebruikers, klik dan op Naar planningsmodus en vink de agenda's van de gebruikers aan. Hierdoor zie je de agenda's naast elkaar.
Als je de afspraak maakt, dan worden alle aangevinkte gebruikers ook direct genodigden van de afspraak (dit geldt zowel in agenda- als in planningsmodus). Contactpersonen nodig je uit in het boekingsscherm van de afspraak.
Je hebt twee mogelijkheden:
- Klik op +Nieuwe gebeurtenis.
  Er verschijnt een boekingsscherm en je vult zelf datum en tijd in.
- Ga naar de gewenste dag en sleep over de gewenste tijd.
  
  Er verschijnt een boekingsscherm met datum en tijd, maar je kunt deze nog wijzigen.
Vul het onderwerp in.
Selecteer een locatie of vul handmatig een andere locatie in. Je kunt alleen een locatie in waarop je rechten hebt op basis van de filterautorisatie.
In het zoekvenster bij het veld Locatie zie je of de locatie nog beschikbaar is.
- De aangevinkte locaties zijn beschikbaar.
- Is een locatie niet beschikbaar en wil je die toch gebruiken? Kijk dan of de dichtsbijzijnde beschikbare tijd getoond wordt. Als dit zo is en je selecteert de locatie, dan worden begin- en eindtijd van de afspraak aangepast aan de dichtsbijzijnde beschikbare tijd.
  Bijvoorbeeld: Je hebt een afspraak ingepland om 9 uur, maar de dichtsbijzijnde tijd bij de locatie is 10 uur. Als je de locatie selecteert, wordt de begintijd aangepast naar 10 uur en ook en ook de eindtijd wordt aangepast. Je kunt daarna de tijdstippen natuurlijk nog handmatig aanpassen.
Selecteer het Type afspraak.
Je maakt een afspraak met de leden van een gebruikersgroep met de actie Groep uitnodigen. Na het selecteren van de groep bepaal je welke leden je concreet wilt uitnodigen, je hoeft ze dus niet allemaal uit te nodigen. Profit zal de genodigden toevoegen aan de afspraak op aparte regels. Je kunt de eigenschappen per regel bewerken.
Na alle bovenstaande acties zie de genodigden. Op de eerste regel staat de organisator/eigenaar van de afspraak. Je kunt andere genodigden eigenaar maken van de afspraak (de eigenaar kan de afspraak wijzigen of verwijderen).
Voor het uitnodigen van contacten heb je twee mogelijkheden:
- Vul de regel handmatig in. Begin met het selecteren van Persoon / contact in het veld Type regel.
- Klik op de actie Contactpersonen uitnodigen. Hiermee kun je de contactpersonen van een specifieke organisatie uitnodigen. Handig als je meerdere contactpersonen van dezelfde organisatie wilt uitnodigen.
Bepaal of je automatisch een e-mailbericht (notificatie) wilt versturen aan de genodigden.
Klik op: Voltooien.

Repeterende afspraak maken in Profit Agenda

Je voegt een repeterende afspraak eenmalig toe en deze wordt volgens een vast patroon herhaald.

Voorbeeld:

Je voegt een afspraak toe die wekelijks herhaald moet worden op donderdag en vrijdag t/m 31 december van het huidige jaar.

Repeterende afspraak maken:

Voeg een afspraak toe.
Ga naar het tabblad: Repetering.
Vink Repeterende afspraak aan.
Vul de einddatum in, dit is verplicht.
Vink de gewenste dagen aan.
Het Interval voor terugkeerpatroon is het aantal weken dat tussen de afspraken ligt.

Repeterende afspraak wijzigen:

Zodra je als eigenaar van een repeterende afspraak een aanpassing doet, kan een van de volgende wijzigingen worden doorgevoerd:

Begindatum van de afspraak wijzigen
Alle afzonderlijke afspraken in het verleden die voor de nieuwe begindatum liggen krijgen de status Afwijkend. Alle afzonderlijke afspraken in de toekomst die voor de nieuwe begindatum liggen worden verwijderd.
Einddatum van de repeterende afspraak wijzigen
Alle genodigden krijgen notificaties voor de extra afspraken.
Zodra je één van de overige velden uit een repeterende afspraak aanpast, moet je de ingangsdatum van de wijzigingen opgeven. Profit zal alleen afspraken op of na de wijzigingsdatum aanpassen.

Van alle gewijzigde afzonderlijke afspraken ontvangen alle genodigden opnieuw een notificatie. Deze notificaties zijn eveneens afzonderlijk of als reeks te accepteren/weigeren.

Repeterende afspraak beëindigen:

Bij een repeterende afspraak heb je de volgende mogelijkheden:

Eén afspraak verwijderen
Klik met de rechtermuisknop op de afspraak en selecteer Verwijder deze afspraak.
Reeks verwijderen
Klik met de rechtermuisknop op de afspraak en selecteer Eigenschappen Afspraak.

Afspraak maken in agenda andere gebruiker

Je maakt een afspraak in de agenda van een andere gebruiker, zonder dat je zelf bij de afspraak bent ingepland als aanwezige.

Afspraak maken in de agenda van een andere gebruiker:

Vink de gebruiker aan waarvoor je een afspraak wilt maken.
De afspraak wordt gemaakt in alle aangevinkt agenda's, inclusief je eigen agenda.
Ga naar Planningsmodus, dan zie je de agenda's naast elkaar.
Maak de afspraak. Je kunt de genodigden nog aanpassen in het boekingsscherm.
Je krijgt automatisch de rol Eigenaar en bij Aanwezigheid staat de waarde Inplanner (zelf afwezig). De eigenaar van de agenda wordt ook eigenaar van de afspraak. Omdat beide betrokkenen eigenaar zijn, kunnen ze allebei de afspraak wijzigen of verwijderen.
Vul de overige velden in.
Klik op: Voltooien.

Direct naar