Filterautorisatie o.b.v. laag organigram

Als managers op aparte lagen in het organigram staan, kun je ervoor zorgen dat het organigram leidend is bij zowel het vullen van groepen als de filterautorisatie.

Beschrijving

Via de onderstaande methode zal Profit elke manager op basis van zijn plaats in het organigram indelen bij de juiste gebruikersgroep én de juiste filterautorisatie op medewerkers toepassen. Het resultaat: elke manager kan de gegevens van zijn medewerkers raadplegen.

Deze manier van autoriseren bevat de volgende onderdelen:

• Gebruikersgroep per organigramlaag

  Je voegt per managementlaag een selectie toe, en je koppelt deze aan de corresponderende gebruikersgroep.

  Voorbeeld: 

  De managers staan op laag 2. Met een selectie op laag 2 kun je de gebruikersgroep Laag 2 vullen, deze groep bevat alle managers op laag 2 in het organigram.

  Als je ook managers hebt op laag 3 en 4, moet je ook hiervoor selecties toevoegen en koppelen aan corresponderende gebruikersgroepen.

• Filterautorisatie op basis van organisatorische eenheden

  Je voegt per laag een autorisatiefilter toe op basis van de filtertag [OE]. Het resultaat van deze filtertag is de code organisatorische eenheid van de ingelogde manager. Bij deze manager is zijn organisatorische eenheid geregistreerd in zijn laag. Dit geldt ook voor zijn medewerkers. Bij toepassing van het autorisatiefilter toont Profit de manager en zijn medewerkers.

  Voorbeeld: 

  Koos Baartman is manager van Consultancy & Opleidingen (CO) op laag 2. Daarom heeft Profit bij hem in laag 2 de waarde CO vastgelegd.

  Onder Consultancy & Opleidingen vallen onder andere Rita Boersema (Planning op laag 3) en Melissa Veenstra, Julia Geerdink en Hansje Tol (Medewerkers Planning op laag 5). Profit legt per medewerker alle bovenliggende lagen in het organigram vast. Dit betekent dat Profit ook bij deze medewerkers op laag 2 de waarde CO geeft vastgelegd.

  Bij Koos Baartman is het volgende autorisatiefilter van toepassing: Laag 2 = [OE]

  Op basis van zijn organisatorische eenheid wordt dit: Laag 2 = CO

  Bij Koos Baartman en alle hierboven genoemde medewerkers is op laag 2 de waarde 'CO' geregistreerd. Daarom zal Profit bij toepassing van het autorisatiefilter al deze medewerkers tonen.

  Het kan voorkomen dat er meerdere managers op één organisatorische eenheid staan. In die situatie mogen zij alle medewerkers zien, maar niet elkaars gegevens. Dit bereik je via een extra filterregel, waarmee je de organisatorische eenheid van de manager uitsluit:

  OE=![OE]

  Voorbeeld: 

  Vervolg van het vorige voorbeeld. Profit toont medewerkers waarbij op laag 2 de waarde 'CO' geregistreerd is. Als Koos Baartman medewerkers raadpleegt, zal Profit de medewerkers van de organisatorische eenheid 'CO' uitsluiten.

  Via het autorisatiefilter Gebruiker = [Medewerker] kan Koos Baartman zijn eigen gegevens raadplegen.

  Let op: 

  Als je de functionaliteit 'Meerdere gelijktijdige dienstverbanden' gebruikt, geldt het volgende: bij een medewerker met meerdere dienstverbanden levert de tag [OE] altijd de organisatorische eenheid van het hoofddienstverband op.

  Met de activering 'Medewerker autorisatie op basis van formatieverdeling' kijkt Profit naar de formatieregels bij de medewerker, ongeacht de aard van het dienstverband. Hierdoor kun je autoriseren op zowel hoofd- als subdienstverbanden.

Laag 2 bevat de volgende medewerkers (managers):

• Koos Baartman, OE = CO
• Ted Baakman, OE = PO
• Marijn van den Bruijn, OE = SAMA

In het onderstaande diagram zijn de voorbeelden uitgewerkt.

Selectie toevoegen

Je voegt een selectie toe voor elke organigramlaag waarop managers staan.

Selectie toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Selectie.
2. Klik op: Nieuw. 
3. Selecteer Gebruiker in Selectie gebaseerd op.

   Let op: 

   Voor deze toepassing van selecties moet je altijd Gebruiker selecteren. Je kunt deze keuze achteraf niet wijzigen.

4. Klik op: Volgende. 

   Omdat je in de bestaande weergave niet kunt filteren op laag, moet je een weergave toevoegen.

5. Voeg een weergave toe:
   1. Klik op de naam van de huidige weergave en klik dan op Beheer weergaven.

      

   2. Klik op: Nieuw.
   3. Selecteer Medewerkers.
   4. Let op: deze keuze is definitief.
   5. Klik op: Volgende. 
   6. Vul de omschrijving in.
   7. Klik op: Volgende. 
   8. Klik op het tandwiel en selecteer Alle beschikbare koppelingen weergeven.
   9. Open de rubriek Actuele gegevens per arbeidsverhouding.
   10. Voeg de code van de laag toe aan de gegevensverzameling. Je vindt dit veld via Actuele gegevens per arbeidsverhouding / Organisationsiche eenheid / Org. eenheid type / Type organisatorische eenheid / Laag / Code.

       

   11. Rond de wizard af.
6. Klik op: Volgende. 
7. Vul de omschrijving in. 
8. Vul een filter op laag 2 in en controleer het resultaat. Het filter laat alle managers door op laag 2.

   Het onderstaande screenshot is de standaardselectie op Laag 2, dit wordt meegeleverd met Profit.

   

Gebruikersgroepen op basis van laag toevoegen

Je voegt per managementlaag een gebruikersgroep toe. Je legt vast dat Profit deze automatisch vult op basis van de corresponderende selectie.

Gebruikersgroepen op basis van laag toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.

   De rest van deze beschrijving gebruikt de meegeleverde groep MDW: Laag 2 - <omschrijving>.

Autorisatiefilter op basis van laag toevoegen

Je voegt per managementlaag een autorisatiefilter toe. Het filter mag alleen onderliggende lagen doorlaten.

Autorisatiefilter op basis van laag toevoegen:

1. Ga naar het tabblad: Onderhoud filters.

   Je ziet de tabellen waarop je kunt filteren.

2. Selecteer HRM / Medewerkers.
3. Klik op: Nieuw.
4. Maak een filter op laag.

   Let op:

   Als een medewerker uit dienst treedt, houdt deze de laatste organisatorische eenheid. Daarom kan het voorkomen, dat het filter ook oud-medewerkers toont. Je kunt dit voorkomen door een filter toe te voegen op het veld Einddatum salaris. Filter op 'Einddatum salaris = leeg' en 'datum uit dienst => vandaag'.

   

5. Activeer het filter bij de corresponderende gebruikersgroep.

   

Universeel filter op organisatorische eenheid:

Via dezelfde methodiek kun je dit filter ook universeel maken, zodat dit geldt voor alle medewerkers. Je koppelt dit aan de groep Iedereen.