Gegevens autoriseren met gegevensfilter voor rapporten en analyses
Bij rapporten en analyses kun je filterautorisatie toepassen op de inhoud. Dit betekent dat een gebruiker de rapporten of analyses wel kan raadplegen, maar alleen voor zover hij geautoriseerd is om de inhoud te zien.
Voorbeeld:
In de filterautorisatie is ingesteld, dat een manager alleen gegevens van medewerkers van zijn eigen afdeling mag raadplegen.
Dit betekent, dat de manager in het rapport Functies medewerkers (incl autorisatie) (Profit) alleen medewerkers van zijn eigen afdeling kan raadplegen.
|
Inhoud |
Beschrijving
Je legt filterautorisatie vast op tabellen in Profit, zoals de tabel Medewerker of Dossier. Filterautorisatie is van toepassing op vrijwel alle weergaven en op rapporten en analyses die gebaseerd zijn op een gegevensverzameling van het type 'incl. autorisatie'. Dit biedt het voordeel, dat je de filterautorisatie centraal beheert in de Autorisatie tool. Dit onderscheid werkt ook door in de rapporten die standaard worden meegeleverd. Bij rapporten met 'incl. autorisatie' in de omschrijving is filterautorisatie van toepassing.
Een gegevensverzameling 'incl. autorisatie' heeft altijd een tegenhanger: een gegevensverzameling 'excl. autorisatie'. Bij dit laatste type zal Profit geen filterautorisatie toepassen op de inhoud van het rapport of de analyse, dus de gebruiker ziet alle gegevens. Je kunt HRM-rapporten 'excl. autorisatie' bijvoorbeeld gebruiken voor HRM-medewerkers, want zij moeten alle medewerkers kunnen raadplegen. Voor gebruikers van andere afdelingen geldt een beperkte toegang en gebruik je gegevensverzamelingen 'incl. autorisatie'.
Uitgebreid voorbeeld
Het voorbeeld heeft betrekking op de gebruikersgroep Personeelsadministratie. Ten aanzien van rapporten is de volgende autorisatie vastgelegd:
- Gebruikers hebben toegang tot HRM / Uitvoer / Rapport HRM.
- Gebruikers hebben binnen deze functie alleen toegang tot een aantal specifieke rapporten. Ze hebben geen toegang tot rapporten voor werving en selectie of verzuim.
- Gebruikers hebben binnen de rapporten alleen toegang tot gegevens van medewerkers die geen directieleden zijn. Hiervoor gebruik je filterautorisatie: je geeft in het filter aan, dat een gebruiker alle medewerkers mag raadplegen, behalve medewerkers op laag 0 in het organigram. Op laag 0 bevinden zich de directieleden.
Ingebouwd rapportfilter
Niet alle gegevensverzamelingen zijn in de variant 'Incl. autorisatie' beschikbaar. Toch kun je er ook bij andere gegevensverzamelingen voor zorgen dat bepaalde gegevens worden afgeschermd in rapporten en analyses. Om dit te bereiken gebruik je een ingebouwd rapportfilter. De gebruiker kan dit niet wijzigen (je hebt de onderhoudsfuncties uiteraard ontoegankelijk gemaakt via de menu-autorisatie).
Deze functionaliteit behoort niet tot de autorisatie, maar tot de standaardfunctionaliteit van rapporten en analyses.