Weergaven autoriseren

Met de autorisatie op weergaven kun je de toegang tot bepaalde weergaven beperken per gebruikersgroep of gebruiker. Daarnaast zijn er enkele opties per gebruikersgroep of gebruiker die voor alle weergaven gelden.

Beschrijving

Je moet bij de autorisatie van weergaven onderscheid maken tussen beheer en gebruik:

• Weergaven beheren

  Onder het beheer vallen de volgende handelingen: weergaven toevoegen, eigen weergaven wijzigen of verwijderen, weergave-eigenschappen wijzigen en weergavedefinities exporteren en importeren. Als een gebruiker geautoriseerd is voor weergavebeheer, kan hij weergaven beheren in alle menu-items waarvoor hij toegang heeft.

• Weergaven raadplegen

  Een functie kan diverse weergaven bevatten, zowel Profit-weergaven als je eigen weergaven. Als een medewerker een functie start, heeft hij toegang tot alle weergaven van die functie. Je kunt de toegang beperken, waardoor de gebruiker alleen specifieke weergaven kan raadplegen.

  Als een bepaalde weergave door geen enkele medewerker mag worden geraadpleegd, blokkeer je de betreffende weergave. Je beheert de toegang tot weergaven met filterautorisatie. Hiermee kun je per weergave bepalen welke gebruikersgroepen toegang hebben tot de weergave. Je gebruikt hiervoor definitie-autorisatie, net zoals bij rapporten, analyses en documenten. Het enige verschil is, dat je per weergave de definitie-autorisatie moet inschakelen. Uiteraard moet je bij de betreffende weergave ook de juiste eigenschappen instellen.

  Je bepaalt per gebruikersgroep of gebruiker of deze weergaven mag beheren en of deze weergaven mag exporteren naar Microsoft Excel.

Let op: 

Het exporteren en importeren van een weergavedefinitie is niet hetzelfde als het exporteren van een weergave naar Microsoft Excel:

• Met het exporteren en importeren van een weergavedefinitie kun je je eigen weergaven (i.c. je eigen weergavedefinities) exporteren en importeren in een andere omgeving. Een weergavedefinitie bepaalt onder andere de kolommen (velden) die zichtbaar zijn in een weergave en een eventueel een ingebouwd filter.
• Daarnaast kun je per weergave de getoonde gegevens (data) exporteren naar Microsoft Excel.

Effectieve rechten per gebruiker:

• Als een gebruiker geautoriseerd is voor weergavebeheer, kan hij weergaven beheren in alle menu-items waarvoor hij toegang heeft.
• Als een gebruiker toegang heeft tot een bepaalde functie, kan hij toegang hebben tot bepaalde weergaven van die functie op basis van filterautorisatie.
• Als een gebruiker (algemeen) geautoriseerd is voor het exporteren naar Microsoft Excel en hij heeft toegang tot een bepaalde weergave, dan kan hij deze weergave ook exporteren.

Actieautorisatie van beheer en exporteren weergaven

Je bepaalt in de autorisatie de rechten van gebruikers op weergaveacties. Je stelt deze autorisatie eenmalig in en deze geldt voor alle weergaven:

• Beheren (toevoegen/wijzigen/verwijderen) van weergaven
• Exporteren van weergaven naar Excel

Weergaven beheren autoriseren:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Selecteer de gebruikersgroep.
3. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
4. Ga naar: Algemeen / Acties.
5. Stelt de juiste rechten in op de volgende acties:
   • Beheer weergaven
   • Weergave exporteren naar Excel

   Gegevens exporteren in weergaven in Profit en gegevens tonen in de Totalizer.

   

6. Sluit de Autorisatie tool.

Filterautorisatie op weergaven vastleggen

Je bepaalt via de filterautorisatie op weergaven dat gebruikers alleen specifieke weergaven mogen raadplegen.

Voer deze stappen uit bij elke weergave die je wilt autoriseren.

Deze methode lijkt sterk op de definitieautorisatie op basis van gegevensfilters. Het verschil is, dat je bij de autorisatie van weergaven per weergave moet aangeven of je de autorisatie daadwerkelijk wilt toepassen.

Let op:

Bij het vastleggen van de filterautorisatie in de Autorisatie tool moet je de filters vastleggen in de rubriek Algemeen - Definitie uitvoeren (o.a. rapport, analyse, document).

Definitiegroep aan weergave koppelen:

1. Ga naar: de functie waarin de weergave zich bevindt.
2. Klik op de naam van de weergave en dan op Beheer weergaven.

   

3. Selecteer de weergave.
4. Klik op de actie: Eigenschappen.

   

5. Selecteer de definitiegroep.

   

6. Vink Autorisatie toepassen aan (zo niet, dan wordt er geen filterautorisatie toegepast en is de weergave voor alle gebruikers toegankelijk).
7. Klik op: Opslaan en sluiten. 
8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook

• Weergaven InSite autoriseren
• Weergave inrichten
• Weergave raadplegen
• Weergave blokkeren of verwijderen