Dossier autoriseren op veld Vertrouwelijk

Als je een type dossieritem niet als vertrouwelijk instelt, dan zijn de dossieritems toegankelijk via alle weergaven waar je de dossieritems kunt raadplegen, tenzij je dit voorkomt via de filterautorisatie. Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie van medewerkers te breed in de organisatie beschikbaar is, stel je een type dossieritem in als vertrouwelijk.

Het type dossieritem (zowel negatief als positief) bepaalt of dossieritems vertrouwelijk zijn. Als het veld Vertrouwelijk is aangevinkt, kun je de dossieritems alleen raadplegen in specifieke weergaven. Niet in algemene weergaven in Profit of InSite.

Als het veld Vertrouwelijk is aangevinkt EN het dossieritem zit nog in de workflow, dan geldt het volgende:

• Negatieve (-) type dossieritems

  De ingelogde gebruiker moet gebruiker zijn van de workflowtaak en rechten hebben op de bestemming (o.b.v.filterautorisatie in de Autorisatie tool). Dan heeft de gebruiker toegang tot het dossieritem.

  Als je gebruiker bent van de workflowtaak, maar je hebt geen rechten op basis van de filterautorisatie, dan krijg je de melding 'Niet geautoriseerd'.

  De filterautorisatie geldt per bestemming. Als je rechten hebt op medewerkers en personen en je legt een dossieritem bij beide vast, dan moet je ervoor zorgen dat zowel bij personen als bij medewerkers de rechten goed staan ingesteld. Dubbele filterautorisatie is echter niet bevorderlijk voor de performance. Wij raden daarom aan om vertrouwelijke dossieritems altijd een bestemming te geven.

• Positieve (+)/vrije type dossieritems:

  De ingelogde gebruiker moet gebruiker zijn van de workflowtaak, om toegang te hebben tot het dossieritem. De gebruiker hoeft geen rechten te hebben op de bestemming (o.b.v.filterautorisatie in de Autorisatie tool).

Elke keer als een workflowactie wordt uitgevoerd, komt de workflow in een nieuwe taak en wordt opnieuw gekeken wie de gebruikers van de taak zijn.

Let op:

Bij muterende HR-workflows moet je ALTIJD rechten hebben op de medewerker. Dit geldt ook als het veld Vertrouwelijk niet is aangevinkt.

Type dossieritem inrichten:

Je kunt een dossieritemtype ook achteraf nog kenmerken als Vertrouwelijk. Deze wijziging werkt door op bestaande dossieritems van het betreffende type.

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van een type dossieritem.
3. Ga naar het tabblad: Instellingen.
4. Vink Dossieritem als vertrouwelijk markeren aan. 

Zie ook:

• Autorisatiefilters aanmaken