Dossier autoriseren

Je kunt dossieritems autoriseren op verschillende manieren.

Let op: 

De autorisatie van het tabblad Ontvangers geldt ook voor het tabblad Bestemming.

Beschrijving

Organisaties en personen worden centraal geregistreerd in Profit CRM. Daarnaast zijn er afgeleide typen, zoals werkgevers, verkooprelaties, inkooprelaties en cliënten IB. Afgeleide typen zijn altijd gekoppeld aan een organisatie of persoon in Profit CRM. Als je bijvoorbeeld een verkooprelatie toevoegt, zal in Profit CRM een organisatie met de algemene gegevens van de verkooprelatie ontstaan.

Door deze opzet kan het voorkomen, dat een dossieritem bij een bepaald type ook bij gekoppelde records zichtbaar is. Als je bijvoorbeeld een dossieritem toevoegt bij een verkooprelatie, zal dit ook zichtbaar zijn bij de gekoppelde organisatie. Dit is niet altijd gewenst, bijvoorbeeld omdat het dossieritem vertrouwelijke informatie kan bevatten. Daarom kun je de toegang tot dossieritems beperken.

Op sommige dossieritems wordt automatisch een filter toegepast, in andere situaties moet je zelf de toegang beperken.

Als je geen autorisatie toepast op dossieritems, is de toegang als volgt:

  • Dossieritems beschikbaar bij gekoppelde typen

    De toegang is niet afhankelijk van het type organisatie of persoon waarbij het dossieritem is ingestuurd, of van het veld Tonen in dossier.

    Voor medewerkers geldt een uitzondering: een dossieritem bij een medewerker is standaard alleen via de eigenschappen van de medewerker te raadplegen. Dit geldt niet, als je bij het insturen van een dossieritem voor een medewerker echter aangeeft dat dit dossieritem ook bij de persoon beschikbaar moet zijn.

    Let op: 

    Pas de filters van de weergaven aan, als je niet wilt dat alle dossieritems die bij een organisatie of persoon zijn vastgelegd, overal zichtbaar zijn.

  • Dossieritems in CRM / Dossier / Dossier

    Dit is de standaard onderhoudsfunctie voor dossieritems. De weergave in deze functie toont alleen dossieritems van de volgende typen:

    • Financieel rapport
    • Binnengekomen post
    • Uitgaande post
    • Notitie
    • Document beoordelen (Profit)
    • Actie
    • Alle typen dossieritem die je zelf toevoegt

    Andere typen worden alleen getoond bij hun bestemming. Dossieritems in de workflow getoond bij de gebruiker die de workflow moet afhandelen.

    Andere typen tonen in CRM / Dossier / Dossier:

    • Als je ook vertrouwelijke typen wilt tonen, dan voeg je een weergave toe die gebaseerd is op de gegevensverzameling Dossieritems incl. vertrouwelijk.
    • Als je ook vertrouwelijke typen en meegeleverde typen wilt tonen, dan voeg je een weergave toe die gebaseerd is op de gegevensverzameling Dossieritems (incl. vertrouwelijke types en Profit-types). Je herkent meegeleverde typen dossieritems aan een negatieve code (bijvoorbeeld -5) en de toevoeging (Profit) in de naam.
  • Een taak in de workflow heeft prioriteit boven filter-autorisatie

    Een dossieritem kan een archiefstuk of een workflow-dossieritem zijn. Dit is onderscheid is van belang. Normaal zorg je via filterautorisatie dat een gebruiker bepaalde dossieritemtypes niet kan zien.

    Voorbeeld:

    Een gebruiker kan dossieritems van het type Medewerker declaratie (Profit) niet raadplegen, omdat dit is uitgesloten via de filterautorisatie. Hij kan dossieritems van dit type dus nergens zien, behalve als dit dossieritem via een taak in de workflow bij hem terecht komt. Dan wordt het dossieritem wel getoond.

Weergaven met vertrouwelijke dossieritems

Er zijn weergaven die vertrouwelijke dossieritems van een bestemming (medewerker) tonen. Deze weergaven kun je bijvoorbeeld toevoegen bij de inkoopaanvraag, zodat je in een inkoopaanvraag een weergave hebt met de andere inkoopaanvragen van de medewerker die de inkoopaanvraag heeft ingestuurd. Er zijn twee weergaven, namelijk:

  • Dossier bestemming bij dossier (inclusief vertrouwelijk). Deze is standaard gekoppeld aan de functionaliteit Dossier vertrouwelijk.
  • Dossier bestemming bij dossier (exclusief vertrouwelijk)

In Profit kun je in de eigenschappen van een dossieritem op het tabblad Dossieritems bestemming de andere dossieritems van de bestemming zien. Deze weergave toont vertrouwelijke dossieritems. Wel kun je een weergave toevoegen op basis van de gegevensverzameling Dossier bestemming bij dossier (inclusief vertrouwelijk).

Werkwijze
Zie ook