Autonummering vastleggen

Je richt per onderdeel de autonummering in zodat Profit gegevens automatisch nummert als je deze toevoegt. De autonummering van organisaties richt je altijd in. De autonummering van andere onderdelen is afhankelijk van de instellingen:

• Als personen en organisaties in dezelfde reeks worden genummerd, richt je de autonummering van personen niet in.
• Als de nummering van organisaties ook geldt voor bijvoorbeeld gekoppelde inkoop- en verkooprelaties, richt je de autonummering hiervan niet in.

Voorbeeld:

Je wilt dat Profit nummers toekent in de reeks P000010 tot en met P999990, waarbij je telkens met een stap van 10 omhoog wilt. Je stelt de autonummering als volgt in:

• Voorloopgedeelte: P
• Startwaarde: 9
• Stapgrootte: 10
• Totale lengte:  7

  De nummering verloopt dan als volgt: P000010, P000020, P000030, enz.

Je kunt autonummering gebruiken voor de volgende onderdelen in Profit:

In de eigenschappen van de autonummering stel je in of je standaard gebruik wilt maken van de autonummering. Vervolgens kun je ook aangeven of de gebruiker mag afwijken van de voorgestelde nummering en of Profit het toegekende nummer in een melding moet weergeven.

Grenzen inkoop- en verkooprelaties:

Voer deze stap uit bij het inrichten van de autonummering op Grenzen inkoop- en verkooprelaties:

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen.
2. Bekijk de onder- en bovengrens van de nummers van inkoop- en verkooprelaties. De grenzen moeten in overeenstemming zijn met de in te richten autonummering.

Autonummering vastleggen:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Nummerinstellingen / Autonummering.

   Profit toont de weergave met de gegevens waarvoor je autonummering kunt instellen.

2. Open de eigenschappen van de autonummering.

   Voorbeeld: Voorloopgedeelte

   Wil je de nummering van personen bijvoorbeeld altijd met een P laten beginnen, dan vul je in het veld Voorloopgedeelte een P in.

   Wil je de nummering van organisaties bijvoorbeeld altijd met een O laten beginnen, dan vul je in het veld Voorloopgedeelte een O in.

3. Vul in het veld Startwaarde het eerste getal in van de nummerreeks die je wilt gebruiken.

   Elk nummer dat wordt uitgedeeld, krijgt de maximale lengte. Om dit te bereiken wordt het nummer eventueel aangevuld met voorloopnullen. Voor het eerstvolgende uit te delen nummer wordt de startwaarde verhoogd met 1.

   De lengte van de startwaarde is afhankelijk van de waarde in het veld Totale lengte en of je een voorloopgedeelte hebt ingevuld. Vul je niet het maximaal aantal posities in, dan wordt links aangevuld met nullen.

   Voorbeeld:

   Totale lengte: 8

   Voorloopgedeelte: P

   Startwaarde: 0

   Het eerstvolgende nummer wordt P0000001.

   Als je wilt beginen met nummer P00001000, dan moet je als startwaarde 999 invullen.

   Profit nummert altijd door op basis van het laatst uitgedeelde nummer.

   Voorbeeld:

   Startwaarde: 300.

   De verkooporders hebben de nummers 6000300 t/m 6000899. Het nummer 60000700 is niet in gebruik, want deze factuur is verwijderd uit Profit.

   Je wijzigt de startwaarde in 400. Als je een verkooporder toevoegt, krijgt deze nummer 60000700.

4. Wijzig eventueel de stapgrootte met een getal waarmee het nummer moet worden opgehoogd. Standaard wordt een stapgrootte van 1 gehanteerd.

   Voorbeeld: Stapgrootte

   Stapgrootte:10

   Startwaarde:10000

   Nummering: 10010, 10020, 10030, etc.

5. Vul het aantal posities in dat totaal gebruikt mag worden voor de nummering. De maximale totale lengte van een nummer is 9 posities.
6. Vink Standaard autonummering gebruiken aan om de autonummering standaard toe te passen. Je kunt eventueel nog afwijken door Autonummering in de betreffende functie uit te vinken. Dat is alleen toegestaan als je Gebruiker mag afwijken hebt aangevinkt.
7. Vink Gegenereerd nummer melden aan om het automatisch gegenereerde nummer te melden. Deze melding verschijnt aan het einde van de wizard van het toevoegen van een gegeven.
8. Klik op: Opslaan en sluiten.