Nieuwe teller toevoegen

Je voegt een teller toe en koppelt deze aan het juiste dagboek. Je kunt een teller toevoegen met één doorlopende reeks, met handmatige periodieke reeksen of automatische periodieke reeksen. Je hoeft de teller slechts éénmaal te koppelen aan een dagboek (dus niet jaarlijks), zolang er voor de factuur- of boekingsdatum een reeks bestaat is het mogelijk een nummer uit de delen.

Inhoud

Beschrijving

Profit bepaalt de toe te passen reeks op basis van de datum. De methode verschilt per dagboek:

Soort teller	Uit te delen nummer
Algemeen	Geautomatiseerd, niet te wijzigen
Inkoopfactuur	Afhankelijk van de (afwijkende) factuurdatum
Verkoopfactuur	Afhankelijk van de (afwijkende) factuurdatum
Boekstuknummer	Afhankelijk van de boekingsdatum
Conceptfactuur	Afhankelijk van de (afwijkende) factuurdatum
Werkgever	Geautomatiseerd, niet te wijzigen

Teller met één doorlopende reeks

Je voegt een teller toe met één doorlopende reeks als je gebruik wilt maken van een 'eeuwig' doorlopende reeks. Deze reeks is niet gebonden aan tijd en je vult dan ook geen einddatum in. Bij deze teller gebruikt Profit altijd het volgende nummer in een reeks en je hoeft deze teller slechts éénmaal in te richten.

Teller met één doorlopende reeks toevoegen:

Ga naar: Algemeen / Inrichting / Nummerinstellingen / Tellers.
Klik op: Nieuw.
Selecteer het type teller bij Tellerset.
Vul de omschrijving van de teller in.
Vul het aantal posities in dat in totaal voor de reeks moet worden gebruikt bij Totale lengte.
De maximale lengte voor de reeks is 12 posities. Dit is inclusief het voorloopgedeelte.
Vul het voorloopdeel in, als je dit wilt gebruiken.
Het voorloopdeel blijft steeds hetzelfde, de rest van het nummer wordt telkens opgehoogd.

Voorbeeld:

Je gebruikt voor inkoopfacturen het voorloopgedeelde INK, waardoor de volgende reeks zal ontstaan: INK00001, INK00002, INK00003, enz..

Bij meerdere administraties en kun je de afkorting van de administratie als voorlooptekst gebruiken. Je kunt ook een 'administratie-tag' gebruiken. Bijvoorbeeld [AAAA], [AAA], [AA] of [A]. Deze geeft het volgnummer van de administratie (maximaal 4 posities) als voorlooptekst in de teller. Let er op dat je bij meerdere administraties per administratie een teller maakt.
Vul in Startwaarde het eerste nummer in van de nummerreeks die je wilt gebruiken.
Het nummer kan in bovenstaand voorbeeld maximaal 9 tekens lang zijn. Profit vult de nummering eventueel automatisch aan de voorkant aan met nullen afhankelijk van de totale lengte van de reeks.

Voorbeeld:

Als je als startwaarde van de reeks 1 opgeeft, als voorloopgedeelte INK en de totale lengte 8, dan wordt het nummer INK00001. Het nummer wordt dus aangevuld met vier nullen. Als je geen voorloopgedeelte gebruikt, dan zal het nummer aangevuld worden met zeven nullen: 00000001.
Controleer het voorbeeld dat je ziet als startwaarde van de reeks.
Vul alleen Eindwaarde in, als je wilt dat de reeks stopt als deze eindwaarde bereikt is.
Vul Begindatum reeks in.
Vul de Einddatum reeks niet in.
Voor een teller met één doorlopende reeks laat je de einddatum leeg. Deze teller is namelijk datumonafhankelijk.
Vink Na einddatum automatisch nieuwe reeks toevoegen niet aan.
Klik op: Voltooien.
Koppel deze teller aan het juiste dagboek.

Teller met handmatige periodieke reeksen

Je voegt een teller toe met een datumafhankelijke reeks waaraan je handmatig een onbeperkt aantal reeksen kunt toevoegen. Aan de hand van de boekings- of factuurdatum gebruikt Profit de juiste reeks. Dit is de reeks waarbij de boekings- of factuurdatum tussen de start- en einddatum van de reeks valt. Nadat je deze teller hebt toegevoegd moet je vervolgens deze teller zelf onderhouden door handmatig reeksen aan deze teller toe te voegen.

Teller met handmatige periodieke reeksen toevoegen:

Ga naar: Algemeen / Inrichting / Nummerinstellingen / Tellers.
Zie de toelichting bij 'Teller met één doorlopende reeks'.
Vul Eindwaarde alleen in, als je wilt dat de reeks stopt als deze eindwaarde bereikt is.
Vul Begindatum reeks in.
Vul alleen een Einddatum reeks in, als je wilt dat de reeks pas begint op de begindatum en eindigt op de einddatum.
Vink Na einddatum automatisch nieuwe reeks toevoegen niet aan.
Klik op: Voltooien.
Koppel deze teller aan het juiste dagboek.

Nadat je deze teller hebt toegevoegd, kun je aan deze teller handmatig reeksen toevoegen. Zo kun je alvast de volgende reeks (voor het volgende jaar) voor deze teller toevoegen.

Teller met automatische periodieke reeksen

Een teller met een automatische reeks bevat het boekjaar en/of de administratie. Profit kan het boekjaar elk jaar automatisch ophogen.

Je richt deze teller eenmalig in, waarbij je het jaar in de teller aangeeft met een tag, zoals JJ of JJJJ. Daarna koppel je deze teller aan het bijbehorende dagboek.

Vervolgens voegt Profit met deze instellingen automatisch één jaar van te voren een nieuwe reeks toe. Dit doet Profit conform de werking voor het automatisch bijwerken van periodetabellen.

Bij het gebruik van deze teller verschijnt automatisch het juiste jaar in de teller. Ook als je in een nieuw boekjaar nog een factuur moet boeken in het voorgaande boekjaar. Profit genereert het boekstuk- of factuurnummer aan de hand van de boekings- of factuurdatum. Profit gebruikt hierbij de reeks waarbij de boekings- of factuurdatum tussen de start- en einddatum van de reeks valt.

Let op:

Als je werkt met gebroken boekjaren dan stel je in het voorloopgedeelte een 'jaar-tag' in en je vult de start- en einddatum van het gebroken boekjaar in. Het voorloopgedeelte wijzigt dan niet in het nieuwe kalenderjaar, deze loopt door. De ‘jaar-tag’ bepaalt Profit aan de hand van de startdatum van de reeks. Een reeks die start in 2015 en eindigt in 2016 (gebroken boekjaar), heeft altijd de ‘jaar-tag’ van 2015.

In de situatie dat je net start met Profit en je werkt met gebroken boekjaren, dan kun je voor het eerste jaar een handmatige reeks toevoegen en voor het volgende jaar een reeks toevoegen die automatisch jaarlijks verlengt. Profit kan namelijk alleen automatisch verlengen als de periode tussen begin- en einddatum 365 of 366 dagen is. Als deze periode korter of langer is moet je handmatige reeks(en) gebruiken.

Teller met automatische periodieke reeksen toevoegen:

Ga naar: Algemeen / Inrichting / Nummerinstellingen / Tellers.
Klik op: Nieuw.
Selecteer het type teller bij Tellerset.
Vul een omschrijving van de teller in.
Vul het aantal posities in dat in totaal voor de reeks moet worden gebruikt bij Totale lengte.
De maximale lengte voor de reeks is 12 posities. Dit is inclusief het voorloopgedeelte.
Vul het voorloopgedeelte met een 'jaar-tag' in. Deze is verplicht om in te vullen, zodat Profit jaarlijks automatisch nieuwe reeksen kan toevoegen.
Het voorloopdeel blijft binnen het jaar steeds hetzelfde, de rest van het nummer hoogt Profit automatisch op.

Voorbeeld:

Je kunt zowel Engelse als Nederlandse tags gebruiken in het voorloopdeel:

- Voor jaartallen gebruik je een jaar-tag [JJJJ], [JJJ], [JJ], [J] (of [YYYY], [YYY], [YY], [Y] geeft respectievelijk '2016', '016','16' of '6' als voorlooptekst in de teller.

- Voor administraties gebruik je een administratie-tag [AAAA] of [UUUU]. Deze geeft dan het volgnummer van de administratie als voorlooptekst in de teller. Je kunt maximaal vier tekens in de tag gebruiken, bijvoorbeeld [AAAA], [AAA], [AA], [A].

Deze tags werken ongeacht welke taalinstelling je in Profit gebruikt. Er zijn geen Franse tags. Bij taalinstelling Frans gebruik je de Nederlandse of Engelse tags.

Een jaar-tag in combinatie met tekst is ook mogelijk INK[JJJJ] of V[JJJJ]. Profit geeft in 2016 dan respectievelijk het nummer INK201630001 aan de eerste inkoopfactuur of V2016001 aan de eerste verkoopfactuur.
Vul in Startwaarde het eerste nummer in van de nummerreeks die je wilt gebruiken. Het nummer wordt eventueel automatisch aan de voorkant aangevuld met nullen. Of de nummering aangevuld wordt met nullen is afhankelijk van de totale lengte van de reeks.
Voorbeeld:

Als je als startwaarde van de reeks 1 opgeeft, als voorloopgedeelte INK en de totale lengte 8, dan wordt het nummer INK00001. Het nummer wordt dus aangevuld met vier nullen. Als je geen voorloopgedeelte gebruikt, dan zal het nummer aangevuld worden met zeven nullen: 00000001.
Controleer het voorbeeld van de startwaarde van de reeks. Deze zie je direct in het huidige scherm naast Startwaarde.
Vul alleen Eindwaarde in, als je wilt dat de reeks stopt als deze eindwaarde bereikt is.
Vul Begindatum reeks en Einddatum reeks in, zodat de reeks pas begint op de begindatum en eindigt op de einddatum. De periode tussen start- en einddatum van de teller moet 365 of 366 dagen zijn.
Voorbeeld:

Je vult een begindatum in van 1 januari in en een einddatum van 31 december. Na het toevoegen van deze reeks voegt Profit automatisch de reeks voor het volgende jaar toe met een startdatum van 1 januari en een einddatum van 31 december.

Als je werkt met gebroken boekjaren vul je de start- en einddatum van het gebroken boekjaar in. Je vult bijvoorbeeld een begindatum in van 1 juni en een einddatum van 31 mei.
Vink Na einddatum automatisch nieuwe reeks toevoegen aan.
Deze moet je aanvinken, zodat Profit jaarlijks automatisch nieuwe reeksen kan toevoegen.
Klik op: Voltooien. Koppel deze teller aan het juiste dagboek.

Zie ook

Teller aan een dagboek koppelen

Nadat je een nieuwe teller hebt toegevoegd moet je deze teller nog koppelen aan het juiste dagboek.

Koppel de nieuwe teller aan een dagboek: