Importeren
Je kunt gegevens in Profit importeren vanuit een extern bestand. Hierbij past Profit de controles toe die ook gelden bij handmatige invoer.
|
Inhoud |
Beschrijving
Je kunt via de importfunctionaliteit grote hoeveelheden data in één keer importeren. Voor elke tabel (Organisaties/Personen, Medewerkers, Grootboekrekeningen, etc.) gebruik je een aparte importfunctie. Bepaalde importfuncties zijn alleen geschikt voor het toevoegen van nieuwe gegevens (die nog niet in Profit zijn vastgelegd) en andere voor het wijzigen van bestaande gegevens. Er zijn ook importfuncties die deze functionaliteit combineren.
Je voert de import altijd uit op basis van een importdefinitie die je zelf samenstelt. In de importdefinitie geef je de relatie aan tussen de velden in het importbestand en de velden in Profit. Ook bevat de importdefinitie algemene informatie over het te importeren bestand, zoals de bestandsindeling. Je kunt alleen ASCII-bestanden (bijvoorbeeld .TXT of .CSV) importeren.
Let op:
De servers van AFAS worden 's nachts gereboot in verband met de installatie van software-patches, Profit Patches en andere onderhoudswerkzaamheden. Hierdoor wordt een eventueel lopende import afgebroken.
Wij raden daarom aan om voor importacties 's nachts de tool AFAS Remote te gebruiken. De werking hiervan wordt niet beïnvloed door het rebooten van terminal servers.
Tijdens de import zal Profit de volgende controles (validaties) uitvoeren:
- Technische controle
De importdefinitie bevat een lijst van velden die wel of niet verplicht zijn en die van een bepaald type zijn. Een veld kan bijvoorbeeld een J/N-veld of een bedragveld zijn. Tijdens de techische controle wordt alleen gekeken of de te importeren regels geïmporteerd kunnen worden.
- Controle tijdens de import van gegevens
Bij het handmatig toevoegen of wijzigen van gegevens worden veel meer controles uitgevoerd. Dit zijn controles die te maken hebben met specifieke functionaliteit, zoals "een geboortdatum" mag niet in de toekomst liggen" of "een bedrag mag niet negatief zijn".
Profit importeert gegevens die geen fouten opleveren tijdens de validatie.