Status van verzonden e-mail raadplegen

Je hebt twee mogelijkheden om verzonden e-mail te raadplegen:

• Alle via Profit verzonden e-mailberichten
• Alleen berichten die op basis van een berichtsjabloon verstuurd zijn

De eerste mogelijkheid ligt het meest voor de hand, omdat deze de meest uitgebreide informatie biedt.

Status van alle verzonden e-mail raadplegen

Profit logt alle verzonden e-mailberichten, een beheerder kan de logging raadplegen. Dit is handig als bijvoorbeeld een klant belt omdat een bericht niet is aangekomen.

Voorwaarden:

• Deze functionaliteit is alleen bruikbaar als je de standaard 'mailserver' van AFAS gebruikt.
• Ga naar Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel en deblokkeer het communicatieprofiel E-mail verificatieservice.
• Autoriseer de functie Algemeen / Beheer / Verzonden e-mail.

Verzonden e-mail raadplegen:

1. Ga naar Algemeen / Beheer / Verzonden e-mail.
2. Vanuit deze weergave kan een beheerder direct doorklikken en de eigenschappen van de organisatie/persoon openen om het e-mailadres vast te leggen.

   Belangrijk:

   Je moet deze weergave regelmatig synchroniseren met de e-mailserver. Gebruik hiervoor bij voorkeur de geplande taak Status verzonden e-mails synchroniseren. Je kunt ook de actie Synchroniseren gebruiken.

Je schoont verzonden e-mail op via de actie Collectief verwijderen. Vergeet niet deze te autoriseren.

Signalen op gelogde e-mail

Wil je je klanten en relaties nog beter bedienen, dan kun je signalen gebruiken. Je krijgt dan bijvoorbeeld een signaal als het verzenden van e-mail niet is gelukt. Hierdoor kun je je relaties pro-actief benaderen bij problemen en de zaak direct rechttrekken.

Op retourberichten die de ontvangende mailserver stuurt als reactie op het e-bericht (bijvoorbeeld als de mailbox die niet bestaat) kun je geen signalen maken.

Mogelijkheden:

• Gebruik de gegevensverzameling Berichten om een signaal te aan te maken. Deze signalen gelden alleen voor e-mail die verzonden is via een berichtsjabloon, terwijl je in Algemeen / Beheer / Verzonden e-mail alle e-mail ziet (ongeacht of deze op basis van een berichtsjabloon is verzonden of niet).
• Gebruik het standaardsignaal Berichten verstrekking met fout bij verzenden status (Profit).

Zie ook:

• Profit-signaal activeren

Verzonden e-mailberichten o.b.v. berichtsjabloon controleren

Je kunt controleren of het e-mailen van de rapporten, bijvoorbeeld de offerte, verkooporder of factuur, goed is gegaan.

Als er fouten zijn opgetreden bij het verzenden, kun je die raadplegen en vervolgens oplossen.

Historie van verzonden e-mailberichten controleren:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Bericht / Historie.

   

   Je ziet nu de loggegevens van de e-mailberichten die verzonden zijn met datum en tijdstip. Ook zie je aan welk berichtsjabloon het e-mailbericht gekoppeld was.

   Bij Omschrijving zie je de naam van het rapport en bij een order of factuur het betreffende factuurnummer. Bij Bestemming zie je naar welk e-mailadres deze is verstuurd.

   Berichtstatus Verzonden betekent dat het bericht is verstuurd. Ook als je een foutief e-mailadres hebt ingevuld staat de berichtstatus op Verzonden, je krijgt hier alleen een melding van in het e-mailprogramma.

2. Selecteer eventueel de regel waarin een foutmelding voorkomt (de berichtstatus is Fout bij verzenden).
3. Klik op de actie: Fout details.
4. Klik op: Opslaan en sluiten.
5. Los de fout op volgens de aanwijzingen in de foutmelding.

Zie ook:

• E-mailen en afdrukken rapporten inrichten