Signalen op basis van verantwoordelijkheid inrichten

Als in de organisatie bepaalde taken en verantwoordelijkheden liggen bij het middenkader, dan moeten signalen m.b.t. een medewerker naar de manager van de medewerker gestuurd worden. Bij deze signalen gebruik je een verantwoordelijkheid als bestemming. Dit is niet nodig als het signaal bestemd is voor de hoofdleidinggevende die in het organigram is opgegeven.

Voorbeeld: 

Bij een dienstjubileum van een medewerker is zijn lijnmanager verantwoordelijk voor de activiteiten rond het jubileum. Daarom moet de lijnmanager een signaal ontvangen.

In dit geval moet het signaal voor het jubileum van medewerker A naar manager X en van medewerker B naar manager Y. Dit is niet op te lossen met behulp van gebruikersgroepen. Als je namelijk alle managers in een gebruikersgroep plaatst, dan zal het signaal voor álle jubilarissen bij álle managers terecht komen.

Om dit goed op te lossen koppel je het signaal aan een verantwoordelijkheid en niet direct aan een gebruikersgroep. In het organigram koppel je de verantwoordelijkheid aan een bepaalde organisatorische eenheid. Signalen worden dan gestuurd aan diegene die in de organisatorische eenheid de verantwoordelijkheid heeft.

• Voeg per afdeling een gebruikersgroep toe: 'Manager afdeling A', 'Manager afdeling B', enzovoorts.
• Plaats in deze gebruikersgroepen de betreffende afdelingsmanagers. In iedere gebruikersgroep zit dus één medewerker.
• Voeg de verantwoordelijkheid 'Manager afdeling' toe. Het is niet nodig een verantwoordelijkheid per afdeling te maken.
• Koppel via het organigram het signaal voor dienstjubilea aan de verantwoordelijkheid 'Manager afdeling' en aan de gebruikersgroep 'Manager afdeling A', 'Manager afdeling B', enz. Maak per organisatorische eenheid een koppeling.

1. Voorbereidingen

Voorbereidingen:

• Gebruiker koppelen aan medewerker
• Gebruikersgroep toevoegen

  Voeg voor iedere manager van een afdeling een gebruikersgroep toe en plaats de manager in de groep.

2. Verantwoordelijkheid toevoegen

De verantwoordelijkheden worden in Profit gebruikt in combinatie met Signalen en met het Organigram om aan te geven welke medewerkers hierdoor op de hoogte worden gesteld van bepaalde informatie.

Verantwoordelijkheid toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Instellingen autorisatie / Verantwoordelijkheden.

   Je ziet de weergave met alle verantwoordelijkheden.

2. Klik op: Nieuw. 
3. Vul de omschrijving in.

   Het is vaak voldoende om twee verantwoordelijkheden te maken. Eén voor alle signalen voor de manager en één voor alle signalen voor de afdelingsmedewerkers. Noem deze verantwoordelijkheden bijvoorbeeld 'Manager afdeling' en 'Medewerker afdeling'.

4. Klik op: Voltooien. 

3. Signaal koppelen aan verantwoordelijkheid

Signaal koppelen aan verantwoordelijkheid:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Signaal / Definitie.
2. Open de eigenschappen van het signaal.
3. Ga naar het tabblad: Bestemming.
4. Klik op: Nieuw. 
5. Selecteer Verantwoordelijkheid in Soort bestemming.
6. Selecteer bij Verantwoordelijkheid de te koppelen verantwoordelijkheid.
7. Selecteer bij Veld het veld uit de gegevensverzameling waar de medewerkercode in staat.
8. Selecteer bij Reservebestemming de gebruikersgroep die een waarschuwing moet ontvangen als de bij Verantwoordelijkheid geselecteerde verantwoordelijkheid geen gebruikers oplevert.

   Selecteer een gebruikersgroep waarvan de leden de signalen beheren. Als zij een waarschuwingssignaal ontvangen, moeten zij de inrichting van het betreffende signaal wijzigen.

9. Klik op: Voltooien. 

   Profit zal het signaal genereren voor gebruikers die de gekozen verantwoordelijkheid hebben.

4. Verantwoordelijkheid toevoegen aan organigram

Verantwoordelijkheid toevoegen aan organigram:

De verantwoordelijkheid is gemaakt en het signaal gekoppeld aan de verantwoordelijkheid. De laatste stap is het toevoegen van de verantwoordelijkheid aan alle afdelingen (Organisatorische Eenheden) in het organigram.

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Organigram.
2. Open de eigenschappen van het organigram.
3. Open de eigenschappen van de organisatorische eenheid.

   

4. Ga naar het tabblad: Verantwoordelijkheden.
5. Klik op: Nieuw. 

   Profit start de wizard voor het toevoegen van een nieuwe verantwoordelijkheid.

6. Selecteer in het veld Verantwoordelijkheid de gewenste verantwoordelijkheid.
7. Selecteer in het veld Groep de gebruikersgroep waar de gebruikers in staan die de signaal van alle medewerkers in de organisatorische eenheid moeten ontvangen.
8. Klik op: Voltooien. 

Zie ook

• Gebruikersgroepen automatisch vullen op basis van organigram HRM