Vrije inrichting

Profit is een algemene, generieke ERP-oplossing waarmee veel organisaties hun administratieve processen kunnen beheren en aansturen. AFAS levert hierop geen maatwerk, maar je kunt Profit eenvoudig toesnijden op je eigen organisatie en processen met door jezelf gedefinieerde tabellen, velden en tabbladen. Deze zaken integreer je volledig in de database, waardoor je deze ook kunt autoriseren en kunt gebruiken in bijvoorbeeld signalen, weergaven en rapporten.

Profit kent verschillende vormen van vrije inrichting. Voordat je begint met inrichten, moet je nagaan welke vorm het meest geschikt is voor de organisatie.

Video

Beschrijving

Profit kent verschillende vormen van vrije inrichting. Voordat je begint met inrichten, moet je nagaan welke vorm het beste geschikt is voor het realiseren van de door jou gewenste oplossing.

Bestaande functies (tabellen) uitbreiden

Je gebruikt bestaande Profit-functionaliteit, maar je kunt hiermee niet alle benodigde gegevens registreren. Met de Management tool kun je vrije velden toevoegen aan een groot aantal bestanden in Profit. Als je vrije velden toevoegt aan een bepaald bestand, zijn deze direct beschikbaar in de corresponderende functie.

Vrije inrichting op bestaande tabellen kent twee varianten:

Vrije velden
Je voegt in een bepaalde functie je eigen velden toe. Deze plaats je op een apart tabblad.
Vrije contactbestanden
Je voegt een tabel toe die je koppelt aan personen of organisaties, en eventueel aan afgeleide typen zoals inkoop- en verkooprelaties. Deze tabel krijgt in de eigenschappen een eigen tabblad, waarop je regels met gegevens kunt toevoegen. Hierdoor kun je een historie van de gegevens bijhouden.

Uitgebreid voorbeeld

Je wilt per organisatie voortaan de volgende gegevens registreren: 'Datum eerstvolgend bezoek' en 'Relatiegeschenk J/N'. Daarom voeg je een tabblad 'Prospect' toe waarop je deze gegevens plaatst.

Daarnaast wil je per organisatie een historie van de verstrekte relatiegeschenken bijhouden. Hiervoor gebruik je een vrij contactbestand. Je voegt het tabblad 'Relatiegeschenk' toe met een weergave (lijst) met relatiegeschenken.

Nieuwe tabel toevoegen

Voor gegevens die geen relatie hebben met standaard Profit-functionaliteit gebruik je een vrij algemeen bestand. Een vrij algemeen bestand is niet aan een andere tabel in Profit gekoppeld. Je bepaalt zelf welke velden deze tabel bevat. Je kunt een vrij algemeen bestand bijvoorbeeld gebruiken voor een lijst van in de organisatie aanwezige publicaties, het schoonmaakschema van het pand, het updateschema van Profit, etc.

Je beheert de vrije inrichting in de Management tool met één uitzondering: het inschakelen van vrije bestanden en vrije contactbestanden is in de omgevingseigenschappen opgenomen.

De vrije inrichting maakt onderdeel uit van de omgeving waarin je deze hebt vastgelegd. Dit betekent dat bij het aanmaken van een nieuwe omgeving je niet automatisch de beschikking hebt over de in een andere omgeving vastgelegde vrije inrichting.