Type dossieritem voor InSite toevoegen

Je kunt het dossier in Profit, InSite en OutSite gebruiken. Om een type dossieritem geschikt te maken voor InSite, leg je enkele extra instellingen vast. Hierna voegt Profit automatisch een Paginasoort, Sjablonen en Functionaliteit toe.

Wil je aan de slag met een workflow? Gebruik dan niet de onderstaande stappen, maar zie het onderwerp Workflow inrichten in vogelvlucht.

In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 4.

AI bij AFAS staat bekend onder de verzamelnaam Jonas. Jonas kan automatisch een tekst voor je genereren op elk gewenst punt in een workflow. Hiervoor is een activering noodzakelijk. Als de activering is ingeschakeld, dan zie je in de eigenschappen van het type dossieritem twee extra instellingen in het onderdeel Jonas-opdrachten, namelijk Zichtbaar voor instuurder en Zichtbaar voor bestemming. Ook moet je de workflow inrichten. Voor meer informatie, zie Teksten genereren in een workflow met AI.

Inhoud
Type dossieritem toevoegen
  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. De velden in de eerste stap van de wizard bepalen de mogelijkheden voor het vastleggen van gegevens. Voor workflows bepaal je hier ook in het veld Bewerken of dossieritems die in de workflow zitten, bewerkt mogen worden.
  4. De velden die je aanvinkt bepalen welke gegevens je in de workflow kunt vastleggen.
    • Vink je hier bijvoorbeeld Begindatum aan, dan kun je in de workflow een begindatum invullen. Vink je Bron aan, dan kun je in de workflow een bron selecteren, etc. Je kunt de velden Begindatum en Einddatum bijvoorbeeld gebruiken in signalen op basis van dossieritems.
    • Vink Bestand koppelen aan als het dossieritem van de workflow bijlagen mag bevatten. De instelling Keuze verstrekkingswijze is voor de Documentgenerator in Profit, hiermee kun je samenvoegdocumenten maken.

  5. Stel het veld Bewerken in. Deze instelling geldt voor dossieritems die zich niet in een workflow bevinden.
    • Bewerken buiten workflow altijd mogelijk

      Het dossieritem mag gewijzigd worden.

    • Bewerken buiten workflow indien nog niet afgehandeld

      Het dossieritem kan gewijzigd worden zolang het veld Afgehandeld niet is aangevinkt.

    • Bewerken buiten workflow niet mogelijk

      Het dossieritem kan niet gewijzigd worden.

    Als het dossieritem in een workflow zit geldt de bovenstaande instelling niet. Dan kan het dossieritem alleen gewijzigd worden door gebruikers bij wie het dossieritem als taak staat (en alleen in InSite of OutSite). Het wijzigen is afhankelijk van de instellingen van de taak in de workfloweditor.

    Zie ook: Wijzigen van een dossieritem autoriseren

  6. Klik op: Volgende.
    • Vink Vrije velden gebruiken aan als je vrije velden (vrije inrichting) aan het type dossieritem wilt toevoegen.
    • Vink Dossieritem als vertrouwelijk markeren aan bij HRM-dossieritems, deze dossieritems zijn niet te zien in algemene weergaven met dossieritems.

      Als een dossieritem zich in een workflow bevindt, kan de gebruiker van het dossieritem wel toegang hebben tot het dossieritem.

  7. Klik op: Voltooien.

Instellingen vastleggen bij type dossieritem:

  1. Op de tabbladen Bestemming en Bestemming extra zie je bij welke bestemmingen (ingangen) het dossieritem geregistreerd kan/moet worden.

    De velden In InSite insturen en In OutSite insturen worden apart toegelicht.

  2. Ga naar het tabblad: In & OutSite.
  3. Vink Zichtbaar in InSite aan.
  4. Vul het veld Omschrijving meervoud in.

    De omschrijving (op het tabblad Algemeen) en de omschrijving meervoud komen op veel plaatsen in de site terug, omdat deze omschrijvingen worden gebruikt voor de aan te maken sitepagina's.

  5. Klik op: Opslaan en sluiten.

    Let op:

    Door het aanvinken van Zichtbaar in InSite wordt een functionaliteit aangemaakt (met de naam in het meervoud) die je vervolgens moet autoriseren.

    Als je Zichtbaar in InSite weer uitvinkt, wordt de functionaliteit verwijderd en vervalt de ingestelde autorisatie. Als je daarna Zichtbaar in InSite weer aanvinkt, wordt de functionaliteit opnieuw aangemaakt en je moet deze opnieuw autoriseren.

Zie ook

Type pagina activeren:

Omdat je het type dossieritem zichtbaar hebt gemaakt in InSite, is er automatisch een corresponderend type pagina ontstaan. Je moet dit type pagina nog wel activeren in de site waarin je dit wilt gebruiken. Het type pagina is de omschrijving in het meervoud.

Type pagina activeren

Instuurknop toevoegen op aanmaakpagina

Bij het insturen van een dossieritem selecteer je een bestemming, bijvoorbeeld een medewerker of organisatie.

Maar je kunt ook een instuurknop op een Tonen-pagina zetten, waarbij de bestemming automatisch wordt gevuld.

Voorbeeld:

Een PZ-medewerker kan een notitie ten aanzien van een medewerker insturen. Hierbij moet hij de gewenste medewerker (=de bestemming) selecteren.

Je kunt ook een pagina Aanmaken Notitie Medewerker aanmaken. Deze pagina koppel je (als gerelateerde verwijzing) aan de Tonen-pagina van de medewerker.

Als de PZ-medewerker de Tonen-pagina van Cas de Graaf opent en een nieuwe notitie instuurt, wordt Cas de Graaf automatisch overgenomen als bestemming van het dossieritem.

Bestemming koppelen aan dossieritem InSite:

  1. Open Profit.
  2. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  3. Open de eigenschappen van het type dossieritem. Het type dossieritem moet geschikt zijn voor InSite.
  4. Ga naar het tabblad: Bestemming.
  5. Selecteer de bestemming(en) van waaruit het dossieritem ingestuurd mag worden.

    Om dit veld te activeren moet je de bestemming instellen op Optioneel, Verplicht of Eén van deze verplicht.

  6. Klik op: Acties / InSite aan/uit.

    Deze actie is alleen beschikbaar onder de volgende voorwaarden (zie hiervoor ook de bovenstaande stappen):

    • Je hebt op het tabblad In & OutSite het veld Zichtbaar in InSite aangevinkt.
    • Je hebt het type dossieritem geactiveerd in de eigenschappen van je InSite.

    In dit voorbeeld is dit de bestemming Verkooprelatie. Voor InSite worden extra pagina’s aangemaakt, deze zie je in Algemeen / In & OutSite / Pagina.

  7. Klik op: Opslaan en sluiten.

De actie InSite aan/uit is ook van belang voor ESS-dossieritems in AFAS Pocket.

InSite aanpassen:

  1. Ga naar Sitebeheer.
  2. Open de verkooprelatie stamkaart waarop je de actie wilt plaatsen.
  3. Bewerk de pagina.
  4. Klik op: Pagina-informatie / Eigenschappen.

    Voeg een gerelateerde verwijzing toe. Op deze pagina wordt de inputparameter 'verkooprelatie' gekoppeld.

    Nu wordt bij het insturen direct de medewerker geselecteerd als bestemming:

Vrije velden bij type dossieritem toevoegen (InSite)

Je kunt een type dossieritem uitbreiden met vrije velden, zodat je bedrijfsspecifieke gegevens aan dossieritems kunt toevoegen. Je plaatst vrije velden altijd op eigen tabbladen.

Vrije inrichting is alleen mogelijk bij typen dossieritems die je zelf toevoegt, niet bij meegeleverde typen dossieritems. Je herkent meegeleverde typen dossieritems aan een negatieve code (bijvoorbeeld -5) en de toevoeging (Profit) in de naam.

Je kunt vrije inrichting toevoegen aan dossieritems in Profit. Deze beschrijving heeft betrekking op een extra uitbreiding: vrije inrichting op het dossier in InSite en OutSite. Deze uitleg is een uitbreiding op de algemene uitleg van de vrije inrichting.

Vrije inrichting activeren bij een type dossieritem:

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  2. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
  3. Ga naar het tabblad: Instellingen.
  4. Vink Vrije velden activeren voor dit type dossieritem aan.

    Let op:

    Deze actie kan niet worden teruggedraaid. Als je vrije velden activeert, kun je deze niet meer deactiveren. De naam van de instelling wijzigt in Vrije velden gebruiken en deze instelling is altijd aangevinkt.

    Door het activeren kan het nodig zijn onderdelen van het type dossieritem opnieuw te autoriseren. Het is aan te raden het activeren en de consequenties voor de autorisatie eerst te testen in een Testomgeving.

  5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Vrije velden toevoegen aan het type dossieritem:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
  2. Open de eigenschappen van Dossier.
  3. Klik op: Ja.
  4. Open de eigenschappen van het type dossieritem waarop je vrije inrichting hebt ingeschakeld.
  5. Ga naar het tabblad: Velden.
  6. Klik op: Nieuw.
  7. Voeg de velden toe.

  8. Na het laatste veld klik je op Annuleren.

  9. Ga naar het tabblad: Tabbladen: InSite.
  10. Klik op: Nieuw.
  11. Vul de omschrijving in.
  12. Plaats alle vrije velden op het tabblad.

  13. Klik op: Opslaan en sluiten.
  14. Sluit de Management tool.
  15. Klik op: Ja.

    De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen.

Tabblad autoriseren:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
  2. Open de functionaliteit met de naam van het type dossieritem (in het meervoud).

    Je hebt eerder een type dossieritem geschikt gemaakt voor InSite, bijvoorbeeld het type 'Indiensttreding'. Hierbij heb je een meervoud ingevuld, namelijk 'Indiensttredingen'. Op basis van het nieuwe type dossieritem is een nieuwe functionaliteit ontstaan, deze heet ook 'Indiensttreding'.

  3. Ga naar het tabblad: Pagina-onderdeel.
  4. Open het pagina-onderdeel met de naam van de functionaliteit / het dossieritem.
  5. Autoriseer het nieuwe tabblad.

  6. Klik op: Opslaan en sluiten.
  7. Je moet de nieuwe functionaliteit ook nog autoriseren. Je kunt dit bijvoorbeeld doen door de functionaliteit te koppelen aan een rol met Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Autorisatierol.

Direct naar

  1. Dossier inrichten voor InSite
  2. Type dossieritem toevoegen
  3. Instuurprofielen inrichten