Workflow

Met workflows kun je de dagelijkse processen standaardiseren en feilloos en efficiënt uitvoeren.

Je gebruikt workflows om processen te automatiseren en papiergebruik te verminderen. Naast het gebruik van de standaard meegeleverde workflows kun je ze ook zelf bouwen. Hierdoor kun je de workflow helemaal afstemmen op de organisatie.

Of het nu gaat om het verwerken van een informatieaanvraag, een orderopdracht van een klant of het aanvragen van verlof, het zijn allemaal processen die je kunt automatiseren. Zelfs het sturen van een bloemetje aan een jarige medewerker is een 'proces'. Doordat je de processen automatiseert is de kans op fouten kleiner, voorkom je volle e-mailboxen en zwerven er geen takenlijstjes door de organisatie.

In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 3.

In 2023 hebben we Profit een flinke facelift gegeven (en dat zonder botox), nu is de workflow editor aan de beurt. Aan de werking is niets veranderd, maar het ziet er allemaal gelikter uit en de workflow editor komt qua styling nu overeen met de rest van Profit.

Let op:

De afbeeldingen van de workfloweditor in het Help Center kunnen hierdoor afwijken van de workflow editor die je in Profit ziet.

Wat is een workflow

Omdat elke organisatie anders is kun je workflows eenvoudig zelf bouwen. Je bepaalt zelf de taken en acties voor elk proces in de organisatie!

Voordelen:

  • De afhandeling van een proces is niet afhankelijk van een medewerker maar van verantwoordelijkheden. Bij vertrek van een medewerker pas je de workflows dus niet aan maar geef je de opvolger van de medewerker de juiste verantwoordelijkheid. Ook het toekennen van deze verantwoordelijkheden kun je in hoge mate automatiseren.
  • Medewerkers en externe gebruikers kunnen reacties invullen bij een workflow. Zo ontstaat een discussieplatform waarmee je een dossier vormt over de afhandeling van de workflow. Dat is erg belangrijk als je later wilt nakijken waarom bepaalde beslissingen onderweg zijn genomen.
  • Je kunt taken overdragen of delegeren aan anderen, bijvoorbeeld omdat een collega even iets voor je moet regelen of uitzoeken.
  • Door het gebruik van de workflow vindt automatische dossiervorming plaats en je kunt makkelijk opzoeken wat er gedaan is of afgesproken is.
  • Voorgang bewaken via Profit.

Voorbeeld

Een voorbeeld van een workflow is het aanvragen van verlof. Schematisch ziet dit er als volgt uit:

Ins_Voorbeeld van een workflow

De medewerker vraagt verlof aan en de manager beoordeelt de aanvraag. Als de manager de verlofaanvraag afkeurt, dan komt de aanvraag terug bij de medewerker.

Workflows

Met workflows kun je de dagelijkse processen standaardiseren en feilloos en efficiënt uitvoeren.

Je gebruikt workflows om processen te automatiseren en papiergebruik te verminderen. Naast het gebruik van de standaard meegeleverde workflows kun je ze ook zelf bouwen. Hierdoor kun je de workflow helemaal afstemmen op de organisatie.

Als je een dossieritem aanmaakt waar een workflow aan gekoppeld is (in de inrichting van het type dossieritem) dan ontstaat er automatisch een workflow. In deze help wordt dan vaak simpelweg van een workflow gesproken, niet van een dossieritem dat ook een workflow bevat.

Workflow vastleggen

Het ontstaan van een workflow is afhankelijk van de kenmerkcombinatie(s) bij het type dossieritem:

  • Bij een type dossieritem zonder kenmerkcombinatie zal nooit een workflow ontstaan.
  • Bij een type dossieritem met één gekoppelde workflow zal een workflow ontstaan als het type dossieritem een kenmerkcombinatie heeft. Deze kenmerkcombinatie hoeft geen kenmerken te bevatten.
  • Bij een type dossieritem met meerdere gekoppelde workflows heb je ook meerdere kenmerkcombinaties nodig. Elke kenmerkcombinatie moet een uniek kenmerk (of een combinatie van kenmerken) bevatten.

Wanneer ontstaat een workflow

  • In Profit, bij een bestemming. Als je bijvoorbeeld een dossieritem bij een organisatie wilt vastleggen, open je de organisatie en leg je het dossieritem vast. Je kunt ook een dossieritem bij meerdere organisaties tegelijk vastleggen.
  • In Profit, via CRM / Dossier / Dossier.
  • In Profit ontstaan automatisch dossieritems als dit is ingericht. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld salarisstroken, jaaropgaven, cursusbevestigingen, facturen, etc automatisch als dossieritem worden opgeslagen.
  • Via InSite of OutSite

    Afhankelijk van de inrichting heb je aparte actieknoppen op verschillende pagina's om dossieritems vast te leggen.

    Ook kan een nieuwe workflow worden gestart via een profiel, zoals een indienst-profiel.

  • Vanuit Microsoft Office via het Profit Communication Center

    Als je bijvoorbeeld een Excel-bestand geopend hebt, dan kun je dit met een muisklik vastleggen als dossieritem in Profit.

  • Via een import of UpdateConnector.
  • Via een workflowactie in een workflow waarmee je een nieuwe workflow aanmaakt.
  • Via een document (van de DocumentGenerator) waar een workflow aan gekoppeld is om het document te beoordelen.

Workflow afhandelen

Workflows waarvoor je op enig moment verantwoordelijk bent, komen automatisch in beeld in InSite. Je opent de workflow en bekijkt de taak. Je hebt verschillende acties om iets met de workflow te doen, zoals Afhandelen of Iemand anders (een collega) verantwoordelijk maken. Door een actie uit te voeren wordt de workflow gesloten en meestal verdwijnt deze uit de lijst Mijn taken, omdat de workflow immers naar een volgende/andere stap gaat, en iemand anders verantwoordelijk wordt.

Klanten kunnen workflows insturen of afhandelen via OutSite, bijvoorbeeld via de Klantportal.

Let op:

Tijdens je dagelijkse werkzaamheden zal je workflows veelal aanmaken via InSite of OutSite.

Een workflow ontstaat bij het aanmaken van een dossieritem (waarbij in de inrichting een workflow gekoppeld is). Het maakt niet uit of je dit dossieritem aanmaakt via Profit, InSite, OutSite, een import, een connector.

Werkwijze

Zie ook