Kenmerkcombinatie

Een kenmerkcombinatie is een combinatie van een dossieritemtype, een workflow en maximaal drie kenmerkwaarden. De kenmerkwaarde zorgt ervoor dat een ingestuurd dossieritem in de juiste workflow terecht komt.

Je moet altijd een kenmerkcombinatie gebruiken voor het starten van een workflow. Dit geldt ook als het type dossieritem maar één workflow heeft. In die situatie is het niet per sé nodig om kenmerken te gebruiken, een kenmerkcombinatie is voldoende.

Voordelen:

• Sturen van gebruiker door inperken van keuzes.
• Eenvoudige overzichten maken.
• Verschillende workflows per type dossieritem mogelijk.

Voorbeeld

In dit voorbeeld zie je één type dossieritem waarmee je vier workflows kunt gebruiken. Elke workflow is gekoppeld aan een kenmerkcombinatie.

• Bij een nieuw dossieritem ICT met kenmerk 1 = Werkplek en kenmerk 2 = Computer en toebehoren wordt de workflow Werkplek hardware gestart.
• Bij een nieuw dossieritem ICT met kenmerk 1 = Werkplek en kenmerk 2 = Software wordt de workflow Werkplek software gestart.
• Bij een nieuw dossieritem ICT met kenmerk 1 = Security/beveiliging wordt de workflow Security/beveiliging gestart.
• Bij een nieuw dossieritem ICT met kenmerk 1 = InSite/OutSite wordt de workflow Intranet/extranet gestart.

De kenmerken bij een kenmerkcombinatie moeten uniek zijn. Je bent echter niet verplicht alle kenmerken te gebruiken, vaak is één kenmerk bij een kenmerkcombinatie al voldoende.

Kenmerkcombinatie toevoegen

Als je werkt met kenmerken, dan kun je op basis van kenmerken die de gebruiker kiest bij het insturen van het dossieritem, een bepaalde workflow laten starten. Je kunt aan de kenmerkcombinatie maximaal 3 kenmerkwaarden koppelen.

Ook als je geen kenmerken wilt toevoegen moet je, voor een goede werking in InSite en OutSite, een kenmerkcombinatie vastleggen. Je doet dit dan om de workflow te koppelen aan het type dossieritem. Dit is ook nodig als er maar één workflow is toegevoegd aan het dossieritem.

Je hoeft niet alle kenmerken te gebruiken in een kenmerkcombinatie of voor het starten van een workflow. Je kunt kenmerkcombinaties ook toevoegen om bij het invullen van een dossieritem alleen bepaalde combinaties toe te staan.

Kenmerkcombinatie toevoegen:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
3. Ga naar het tabblad instellingen.
4. Vink het veld Kenmerken gebruiken aan als een gebruiker bij het insturen of wijzigen van een dossieritem kenmerken mag selecteren. Je kunt het gebruik van kenmerken beperken tot de kenmerken die in de kenmerkcombinaties voorkomen.
5. Ga naar het tabblad: Kenmerkcombinaties.
6. Maak een kenmerkcombinatie aan. Hierdoor ontstaat een koppeling tussen het type dossieritem, een workflow en de kenmerken.

Kenmerkcombinatie zichtbaar maken in weergave met dossieritems:

De kenmerkcombinatie die is gekoppeld aan een dossieritem is zichtbaar via het veld Betreft in de weergave Dossieritem.

Autorisatiefilter

Je kunt het gebruik van kenmerkcombinaties autoriseren zodat niet alle gebruikers alles mogen insturen. Dit is alleen mogelijk voor Kenmerk waarde 1. Je wilt bijvoorbeeld dat alleen applicatiebeheerders en systeembeheerders een hardware aanvraag mogen insturen.

Filterautorisatie op kenmerk:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud filters.
3. Klik op CRM / Dossieritem vastleggen: Waarde kenmerk 1 en selecteer Volgens filters.
4. Leg het filter vast.

   

5. Selecteer de gebruikersgroep Systeembeheer.
6. Ga naar: CRM / Dossier / Kenmerken / Kenmerkcombinaties.
7. Ga naar: Filters /CRM / Dossieritem vastleggen: Waarde kenmerk 1.
8. Selecteer Hardware aanvraag.
9. Selecteer Filter actief. 

Veld Betreft op OutSite

In een dossieritem in OutSite zie je de gekozen kenmerkcombinatie van het dossieritem in het veld Betreft. Je kunt dit veld niet onderhouden via het profiel, het veld wordt getoond als dit nodig is:

• Als kenmerkcombinaties op het type dossieritem verplicht zijn EN er is maar één kenmerkcombinatie geschikt voor vastleggen in OutSite, dan zal het veld Betreft niet getoond worden. Bij het insturen wordt de kenmerkcombinatie automatisch toegepast, je kunt deze niet zelf selecteren.
• Als kenmerkcombinaties op het type dossieritem verplicht zijn EN er zijn meerdere kenmerkcombinaties geschikt voor vastleggen in OutSite, dan zal het veld Betreft wel getoond worden.
• Als bij het type dossieritem is opgegeven dat dossieritems zonder kenmerken zijn toegestaan, dan zal het veld Betreft wél getoond worden, ook als er maar één kenmerkcombinatie geschikt is voor vastlegging op OutSite.