AI in AFAS (Jonas)

AI bij AFAS staat bekend onder de verzamelnaam Jonas.

Lees ook de pagina AI-integraties met AFAS: kansen benutten, regie houden en veilig werken op de AFAS Klantportal.

Toepassingen van AI bij AFAS

Hieronder zie je alle AI-integraties in AFAS. Wil je meer weten over de achtergronden, kansen en risico's van AI? Kijk dan op onze themapagina AFAS & AI: hoe gaan we bij AFAS om met AI? Voor alle onderstaande mogelijkheden moet je een activering inschakelen in de omgeving, met uitzondering van het herkennen van bonnetjes in AFAS Pocket.

Er zijn allerlei manieren om AI in te zetten, maar AI is niet onfeilbaar. Controleer het 'antwoord' van AI (op welke wijze dit dan ook gegeven wordt) voordat je dit overneemt of toepast.

Slimme reacties bij workflows

Elke gebruiker kan AI inzetten om sneller of makkelijker een reactie bij een dossieritem toe te voegen. Hiervoor is geen inrichting nodig. Naast de standaardopdrachten zoals Vat dit dossieritem samen kun je ook zelf een opdracht invullen en AI gaat voor je aan de slag. Via de knoppen kun je de tekst in een handomdraai inkorten of langer maken en ook de schrijfstijl (zakelijk, vriendelijk, etc.) aanpassen.

Zie verder: Jonas gebruiken in een reactie

Opdrachtsjabloon in reacties

Wil je verder met het standaardiseren van de AI-opdrachten in reacties? Dan richt je deze in met Jonas-opdrachtsjablonen in het type dossieritem. Bij het opstellen van een reactie heb je de opdrachten bij de hand, je kunt deze bereiken via een knop maar ook via het toetsenbord. Druk op / en de opdrachtsjablonen én reactiesjablonen verschijnen.

Sneller werken met AI in workflows

Als beheerder kun je AI-opdrachten opnemen in de workflow. Bij de AI-opdracht kun je direct documenten betrekken zoals arbeidsvoorwaarden, cao-teksten, etc. Wat is het effect? Als de gebruiker van de workflow een bij een bepaalde stap komt, verschijnt het AI-resultaat automatisch in beeld. Doe je voordeel met de gegenereerde samenvatting, analyse, conclusie, etc. Je kunt een AI-tekst eventueel opnieuw laten genereren en bladeren door de verschillende 'versies' van het antwoord. Gebruikers kunnen de gegenereerde teksten waarderen, waardoor je als beheerder je prompt kunt verfijnen.

Als Jonas een antwoord gegeven heeft, kun je als gebruiker chatten met Jonas over het gegeven antwoord. Hierbij worden de brondocumenten gebruikt, zodat Jonas zo goed mogelijk antwoord kan geven.

Zie verder: Slimme analyse in een workflow met Jonas

Audio-opname maken en transscriberen

Maak direct via Profit een audio-opname bij een nieuwe workflow of een reactie bij een workflow. Nadat je de opname hebt ingesproken, wordt deze als bijlage opgeslagen bij het dossieritem. Hiervoor heb je geen AI nodig, want dit is standaardfunctionaliteit!

De workflow kan een audio-opnamen met een ingebouwde AI-opdracht analyseren (bijvoorbeeld samenvatten). Hierbij wordt de audio-opname automatisch omgezet in tekst (transcriptie).

AI in reacties op documenten

Bij een document dat is ingestuurd via InSite kun je ook reacties geven. Dit werkt hetzelfde als een nieuwe reactie bij een dossieritem en ook hier kan elke gebruiker nu AI inzetten om sneller of makkelijker een reactie toe te voegen. Hiervoor is geen inrichting nodig.

Zie verder: Document lezen en reactie toevoegen

Bonnetjes herkennen in AFAS Pocket en InSite

Deze functionaliteit was al beschikbaar in de Pocket app en vanaf Profit 8 ook in InSite.

Je declareert onkosten makkelijk in AFAS Pocket en InSite, natuurlijk met een foto van het bonnetje Dit is nog makkelijker met AI! Upload één of meerdere bonnetjes als bijlage bij je declaratie en AI vult automatisch de datum, de omschrijving en het bedrag voor je in. Bij meerdere bijlagen worden de bedragen direct bij elkaar opgeteld in het totaalbedrag.

Zie verder:

• Bonnetje declarareren in Pocket
• Bonnetje declareren in InSIte

Spraaktaak via Pocket

In Pocket of met Apple Watch kun je met één druk op de knop een verhaal inspreken en omzetten in tekst. Even een gespreksverslag maken, een interview of overleg vastleggen, geen enkel probleem. Klaar? Je verhaal wordt direct omgezet in een dossieritem/workflow met als bijlage een audio-opname. Er ontstaat automatisch een nieuwe 'spraaktaak' die je kunt raadplegen via Mijn taken. En daar vind je ook een volledige transcriptie van je verhaal.

Je kunt de spraaktaak ook gebruiken in InSite als je dit inricht.

Zie verder: Audio-opname via AFAS Pocket of Apple Watch

Eigen omschrijvingen vertalen

Voor veel gegevens die je zelf kunt onderhouden, kun je omschrijvingen/vertalingen toevoegen in de talen die in je licentie beschikbaar zijn.

Je kunt alle velden met een vlaggetje vertalen via Jonas, je hoeft de vertalingen dus niet handmatig in te vullen.

Zie verder: Onderdelen vertalen naar de gebruikerstaal

Automatisch velden koppelen in de importwizard

Bij een nieuwe import is het bij elkaar zoeken van de te koppelen velden soms een flinke klus. Maar het handmatig koppelen van importvelden aan Profit-velden is (grotendeels) verleden tijd. Met Jonas AI koppel je de importvelden automatisch aan Profit-velden op basis van AI. Na het koppelen moet je natuurlijk wel even checken of de koppelingen echt kloppen. Ondanks deze handmatige check gaat dit je veel tijd besparen.

Zie verder: Importdefinitie toevoegen en bestand importeren

Matchen van medewerkers en sollicitanten met vacatures

Zie verder: Matchen sollicitanten en medewerkers

Optimaliseer AI via de monitoring-functionaliteit

Via de functie Jonas-inzicht heb je inzicht in het gebruik van Jonas, zowel in workflow-reacties als in de Jonas-opdrachten. De waarderingen van gebruikers zie je hier ook terug, dus je ziet snel welke opdrachten goed werken en met welke opdrachten je nog aan de slag moet. Hierdoor kun je de Jonas-opdrachten in je workflows stapsgewijs optimaliseren.

Zie verder: Inzicht in het gebruik van AI

Werkwijze

• Functionaliteit activeren
• Inzicht in het gebruik van AI

Zie ook

• Slimme reacties bij workflows
• Ingebouwde AI-opdracht in workflows
• Reactie op InSite-document met AI
• Bonnetje van een declaratie herkennen met AI in Pocket (hiervoor hoef je de activering AFAS AI - Jonas niet in te schakelen.)
• Spraaktaak (audio-opname) via AFAS Pocket of Apple Watch
• Velden (met een vlaggetje) vertalen