Inrichten extra bijlage mailen

Je kunt bij het mailen van een dossieritem zoals een offerte, order, pakbon en alle typen facturen een extra (tweede) bijlage toevoegen uit het dossier. Ook in OutSite (portal) kun je de extra bijlage bij een verkooporder, pakbon en factuur zichtbaar maken.

Dit gebruik je bijvoorbeeld om een ontwerp bij een offerte of urenspecificatie bij een factuur mee te sturen.

Dit moet je eerst inrichten volgens onderstaande procedure. We gaan ervan uit dat je de basisinrichting voor Profit Ordermanagement al hebt ingesteld.

Daarnaast kun je instellen dat je bij een verkoopfactuur automatisch de extra bijlagen die bij de bijbehorende pakbon en/of de verkooporder horen, als bijlagen wilt verstrekken.

Bijvoorbeeld: Het ontwerp dat bij de verkooporder zat, verstuurt Profit dan automatisch ook bij de verkoopfactuur, naast de extra bijlage die je daar eventueel hebt toegevoegd. Dit scheelt je tijd en de relatie heeft alle relevante informatie bij de factuur. De procedure voor de inrichting hiervan vind je onderaan deze pagina.

Inhoud
Extra bijlage inrichten

Als je een extra bijlage wilt kunnen toevoegen aan een rapport in het ordertraject moet je dit eerst inrichten: autoriseer de acties, stel eventueel het type dossieritem in, wijzig eventueel de boekingslay-outs en richt eventueel de OutSite-portal in.

Acties autoriseren

Deze functie maakt gebruik van twee acties in de boekingslay-outs: Bijlage toevoegen en Bijlage tonen.

Autoriseer de acties bij alle rapporten waar je bijlagen in de vorm van dossieritems met bijlage wilt toevoegen.

Type dossieritem instellen/toevoegen

De bijlage moet toegevoegd worden aan het dossier van de verkooprelatie of inkooprelatie. Daarvoor heb je een type dossieritem nodig waarbij het mogelijk is om een bestand te koppelen en die als bestemming verkooprelatie en/of inkooprelatie heeft. In dat type dossieritem moet:

  • Het veld Bestand koppelen is aangevinkt.
  • De juiste bestemmingen (verkooprelatie bij offerte, etc./inkooprelatie bij inkooporder, etc.) zijn ingesteld
  • Het dossieritem moet (en daarmee de bijlage) ook in de OutSite-portal zichtbaar gemaakt en geactiveerd zijn, als je dat wilt.

Gebruik een bestaand type waarin dit al deels is ingericht, bijvoorbeeld Notitie. Of voeg een type dossieritem toe.

Eigen boekingslay-outs wijzigen

In de meegeleverde boekingslay-outs in het ordertraject en bij alle facturen beschik je automatisch over het tabblad Bijlage waarin je een vrije bijlage kunt selecteren.

  • In je eigen boekingslay-outs moet je het veld Bijlage in de kop toevoegen om een vrije bijlage te kunnen selecteren.

OutSite-portal (ordermanagement) inrichten voor het tonen van extra bijlage

In de OutSite-portal is het pagina-onderdeel Bijlage toegevoegd aan de meegeleverde functionaliteit voor het raadplegen van een verkooporder, pakbon en verkoopfactuur. Daarmee kan de verkooprelatie in de klantportal de extra bijlage raadplegen.

  • Als je gebruik maakt van eigen inrichting moet je de pagina zelf aan de pagina's toevoegen.

Het is ook mogelijk in de OutSite-portal de bijlage direct te tonen bij het openen van de pagina.

  • Dit standaardonderdeel van de sjabloonpagina moet je altijd zelf toevoegen aan de pagina waar je dit wilt tonen (verkooporder, pakbon of verkoopfactuur).

Zie ook:

Automatisch extra bijlagen bij order/pakbon aan verkoopfactuur toevoegen inrichten

Je kunt instellen dat als je een extra bijlage bij een pakbon en/of verkooporder of nacalculatie hebt toegevoegd, dat deze altijd automatisch ook bij de verkoopfactuur verstrekt moet worden. Je hoeft dan de extra bijlage van bijvoorbeeld de tekening niet telkens toe te voegen. Dit geldt alleen voor verstrekken via e-mail en/of via dossier, waarna ze zichtbaar worden in de OutSite-klantportal.

Voordat je dit gebruikt moet je eerst het toevoegen van extra bijlagen inrichten (autoriseren, etc.) zoals hieronder is beschreven.

Extra bijlage uit pakbon/order automatisch verstrekken bij verkoopfactuur inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
  2. Open de eigenschappen van het verkooprelatieprofiel, bijvoorbeeld van het standaard profiel als je wilt dat de instelling voor al de verkooprelaties geldt.
  3. Ga naar het tabblad: Factureren.
  4. Vink Bijlage samenvoegen met .pdf verkoopfactuur als je wilt dat Profit alle bijlagen van de typen pdf, jpg en png samenvoegt naar één pdf. Andere bijlagen, bijvoorbeeld vanuit Excel, Word of met de extensie .txt worden niet in de pdf opgenomen. Je kunt de samengevoegde pdf alleen in je e-mailprogramma raadplegen.
  5. Ga naar het tabblad: Verzamelen per onderdeel.
  6. Selecteer bij Verstrekking bijlage onder Projectfacturen een van de opties.

    Behalve deze opties wordt ook de extra bijlage uit de kop van de projectfactuur verstrekt.

    • Alle bijlagen verstrekken uit de nacalculatie - Als je in de doorbelaste nacalculatieregels in het veld Bijlage een bijlage hebt gekoppeld, worden deze bij de factuur verstrekt.
    • Alle bijlagen verstrekken uit de verkooporder, pakbon en de nacalculatie
    • Alle bijlagen verstrekken uit de projectbon
    • Alle bijlagen verstrekken uit de projectbon en de nacalculatie
    • Alle bijlagen verstrekken uit de verkooporder
    • Alle bijlagen verstrekken uit de verkooporder en pakbon
    • Alle bijlagen verstrekken uit de factuur - Hierbij worden alleen de extra bijlage(n) uit de projectfactuur (kop) verstuurd.

    Zie ook afwijkende instellingen voor verstrekking bijlage bij project.

    Zie ook afwijkende instellingen voor verstrekking bijlage bij klantovereenkomst (activering Flex).

  7. Selecteer ook bij Verstrekking bijlage onder 'Ordermanagement' welke extra bijlage nog meer bij de factuur gevoegd moeten worden. (De extra bijlage bij de verkoopfactuur zelf wordt sowieso wel verstrekt.) De opties zijn:
    • Alleen de extra bijlage die bij de pakbon in de kop van de boekingslay-out is gekoppeld, verstrekken bij de factuur.
    • Zowel de extra bijlage die bij de verkooporder als die bij pakbon is gekoppeld, verstrekken bij de verkoopfactuur.
    • Geen extra bijlagen van verkooporder en pakbon verstrekken bij factuur. (N)
  8. Sla de wijzigingen op.

Als je bovenstaande hebt ingericht, kun je een extra bijlage toevoegen aan geboekte nacalculatieregels, een pakbon en/of order waarna deze met de bijbehorende verkoopfactuur verstrekt zullen worden.

Zie ook:

Bij Projectfacturen afwijken per project

Je kunt per project afwijkend instellen welke bijlagen bij de projectfactuur gevoegd moeten worden.

  1. Open de eigenschappen van het project.
  2. Ga naar het tabblad: Facturering.
  3. Stel bij Verstrekking bijlage (onder Projectfacturen) in welke bijlagen bij de factuur bijgevoegd moeten worden. Dit zijn dezelfde opties voor verstrekking als in het verkooprelatieprofiel.

Zie ook:

Direct naar

  1. Bijlagen verstrekken