Voorwaarden e-mailserver AFAS Online

Je kunt e-mailberichten vanuit Profit versturen aan bijvoorbeeld medewerkers en klanten. Hiervoor kun je de gratis e-mailserver van AFAS Online gebruiken, of een eigen e-mailserver.

Bij het gebruik van de e-mailserver van AFAS Online gelden een aantal spelregels/voorwaarden. AFAS controleert of je aan deze voorwaarden voldoet en toont dit per omgeving. Voldoe je niet aan de juiste voorwaarden dan heeft dit tot gevolg dat e-mails die je vanuit Profit verstuurt niet aankomen of in de spam belanden. Hierdoor kan het voorkomen dat loonstroken, facturen of andere belangrijke documenten niet correct worden afgeleverd. Door de e-mailserver correct in te richten voorkom je dit.

Zie ook:

• E-mail vanuit Profit niet verzonden
• Historie van verzonden e-mail raadplegen

Onze spelregels

Correct ingericht SPF-record

Als je gebruik maakt van de AFAS Online e-mailserver verzenden wij de e-mails namens jullie afzender. Hierdoor komt de verstuurder (AFAS) niet overeen met de verzender (jullie). De ontvangende mailserver kan het bericht hierdoor niet valideren en de e-mail weigeren. Dit komt doordat er geen relatie is tussen de verzender (AFAS) en jullie als klant (afzender). Door het inrichten van een SPF-record machtig je de AFAS Online e-mailserver om te mailen namens jullie afzender/domein. Neem contact op met je systeembeheerder of webhostingpartner om een SPF-record aan te maken per afzender/domein dat je gebruikt in Profit.

Heb je 10 of meer 'included lookups' dan adviseren we je om dit aantal tot een minimum te beperken en waar kan terug te brengen tot een lager aantal. Meer informatie daarover vind je hier: mxtoolbox.com/problem/spf/spf-included-lookups.

Alleen als je DKIM gebruikt, heb je geen SPF-record nodig. Het is echter wel toegestaan om DKIM te combineren met een SPF-record.

Gebruik een bestaande afzender e-mail

Verzend de e-mails vanuit Profit namens een geldig domein (het gedeelte achter het @). Meestal gebruik je hiervoor een afzender van de organisatie, zoals @enyoi.nl. Het is belangrijk dat je eigenaar bent van dit e-mailadres/domein. Is dit niet het geval dan is het registeren van een domeinnaam de eerste stap. Hierin kunnen wij je niet ondersteunen, dit regel je buiten Profit om. Een niet-bestaande afzender wordt vaak door de ontvangende partij geweigerd, omdat het als spam gezien wordt.

Daarnaast zijn er een aantal afzenders die je niet mag gebruiken. Dit zijn afzenders waar je nooit eigenaar van kan zijn, zoals: klant.nl, afasonline.nl, gmail, outlook; afas.afas; telenet.be; afas.online; outlook.be; gmail.com; afasinsite.nl; enyoi.afas; outlook.com; xs4all.nl; klantnaam.nl; hotmail.com; hotmail.nl; ziggo.nl.

Een 'No-reply' adres is een niet bestaande afzender. Als je toch een noreply-adres wilt gebruiken, zorg er dan minimaal voor dat het domein waar het e-mailbericht vandaan komt, geldig is. Bijkomend nadeel van een noreply-adres is dat, zoals de naam al zegt, je op zo’n adres geen meldingen kunt terugkrijgen. Daardoor zie je niet welke e-mailberichten niet zijn aangekomen bij de geadresseerden. Op deze manier mis je de kans om incorrecte e-mailadressen te verbeteren.

Waar je in Profit overal een afzender kan instellen lees je in het artikel Waar in Profit stel ik de afzender van een e-mailbericht in.

Controleer de status van je afzenders/domeinen

Controleer zelf de status van je afzenders/domeinen. Heb je meerdere omgevingen? Controleer in elke omgeving de status. Is de status Onderneem actie of Oud SPF? Ga dan zo snel mogelijk aan de slag om dit te verhelpen.

1. Open de eigenschappen van je omgeving via: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
2. Ga naar het tabblad AFAS Online en open de regel waarin staat 'Mailserver AFAS Online'.
3. In het veld Waarde zie je per afzender/domein of je voldoet aan de voorwaarden voor het gebruik van de e-mailserver van AFAS Online.

   Let op:

   Staat er in het veld Waarde een code (bijv: C79DC0078f98422BB6237F9B72215036)? Dan is het aantal afzenders/domeinen dat je gebruikt te groot om in één regel te tonen. Ga in dat geval naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Omgevingslogboek en filter in de kolom 'Referentie' op de code die in het veld Waarde staat.

De afzenders/domeinen worden aangeduid met één van de volgende statussen:

• Goed

  Afzender en domein voldoen aan de voorwaarden voor het gebruik van de e-mailserver van AFAS Online. Hierbij geldt dus ook dat je een correct SPF-record hebt of DKIM gebruikt (of een combinatie van DKIM met een SPF-record).

  Je hoeft geen actie te ondernemen. E-mails die je verstuurt vanuit een afzender/domein met deze status, worden verstuurd door de e-mailserver met de beste reputatie.

  Heb je 10 of meer 'included lookups' dan adviseren we je om dit aantal tot een minimum te beperken en waar kan terug te brengen tot een lager aantal. Meer informatie daarover vind je hier: mxtoolbox.com/problem/spf/spf-included-lookups.

• Onderneem actie

  Afzender en/of domein voldoen NIET aan de voorwaarden voor het gebruik van de e-mailserver van AFAS Online.

  Controleer de bovenstaande punten t.a.v. het SPF-record en de afzender e-mail.

  E-mails die je verstuurt vanuit een afzender/domein met deze status, worden verstuurd door een e-mailserver met een minder goede reputatie. Zodra je de e-mailserver correct hebt ingericht, krijgt je afzender/domein de status Goed en kom je op de e-mailserver met de beste reputatie terecht. AFAS Online controleert eens per 12 uur de domeinen en voert eventuele wijzigingen door.

  Waarom krijg ik deze melding ook als ik DKIM gebruik

  De melding Onderneem actie kan ook verschijnen als je DKIM gebruikt (alhoewel een SPF-record dan niet nodig is). Ook het vermelde domein is dan vaak onjuist. Het domein wordt dan vermeld omdat er een fout in zit (typefout) terwijl dit domein als afzender gebruikt wordt.

  Recente e-mailberichten controleren:

  De afzender kan op veel plaatsen in Profit ingericht zijn, m.n. als je veel berichtsjablonen hebt. Daarom is het aan te raden om eerst te controleren of er recent een e-mail verstuurd is met de foutieve afzender. Dan kan je namelijk zien via welk berichtsjabloon deze e-mail verstuurd is en dan hoef je ze niet allemaal te controleren.

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Verzonden e-mail.
  2. Filter in de kolom Afzender op het foutieve domein.
  3. Staan er regels in de gefilterde weergave? Dan zie je in de kolom Onderwerp wat voor e-mail dit is, waardoor je gerichter kan zoeken waar het foutieve domein ingesteld is.
  4. Niets gevonden? Ga verder met de volgende stappen:
  5. Ga naar: Algemeen / Beheer / Bericht / Historie.
  6. Voeg het veld Afzender aan de weergave toe.
  7. Filter in de kolom Afzender op het foutieve domein.

  • Staan er regels in de gefilterde weergave? Dan zie je in de kolom Sjabloon welk berichtsjabloon gebruikt is.

  1. Staan er geen regels in de gefilterde weergave? Dan is er geen e-mail verstuurd vanuit dit domein, maar dan staat het e-mailadres met het foutieve domein wel ergens in de omgeving als afzender. Zie de onderstaande informatie.

  Niveaus waarop je een afzender kunt inrichten:

  Je kan in Profit op drie niveaus een afzender inrichten voor e-mails die je vanuit Profit verstuurt.

  1. In de eigenschappen van de omgeving (Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen tabblad E-mail).
  2. In de eigenschappen van de administratie (Algemeen / Administratie / Beheer / Eigenschappen tabblad Verstrekking).
     In de eigenschappen van de werkgever (HRM / Organisatie / Werkgever tabblad Loonstrook/jaaropgave).
  3. Afwijkende afzender per berichtsjabloon (Algemeen / Beheer / Bericht / Berichtsjabloon). Lees de stappen voor het instellen van een afwijkende afzender per taal.

  Profit kijkt hierbij van onder naar boven. Dit houdt in dat als er in het berichtsjabloon géén afwijkend e-mailadres is ingesteld, de afzender van de administratie wordt gebruikt. Is er in de eigenschappen van de administratie geen afzender ingevuld? Dan kijkt Profit naar het e-mailadres in de eigenschappen van de omgeving. Bij het handmatig versturen van een rapport vanuit de Rapportengenerator wordt er géén berichtsjabloon gebruikt. Hier wordt dus de afzender uit de administratie voor gebruikt.

  Voor signalen, activatiemail AFAS Pocket en dergelijke, kijken we naar het e-mailadres dat staat ingevuld in de eigenschappen van de omgeving in het veld Afzender automatische e-mail, tenzij er in het berichtsjabloon een afzender is gevuld.

• Neutraal

  Deze status krijgt het domein als je voor het eerst een e-mail stuurt via dit domein. Binnen 12 uur bepaalt AFAS Online of dit domein de status Goed of Onderneem actie krijgt.

  E-mails die je verstuurt vanuit een afzender/domein met deze status, worden verstuurd door de e-mailserver met een goede reputatie.

• Oud SPF

  Je maakt nog gebruik van het oude SPF-record: _spf.afasonline.nl.

  Vanaf 2024 ondersteunen we dit SPF-record niet meer. Pas het oude SPF-record aan naar: spf.afas.online. E-mails die je verstuurt vanuit een afzender/domein met deze status, worden t/m het einde van 2023 nog verstuurd door de mailserver met de beste reputatie.

  Als je het oude SPF-record nog hebt na 2024, kom je op de mailserver met een minder goede reputatie terecht.

• Nvt

  Dit betekent dat er in de afgelopen 50 dagen geen gebruik is gemaakt van de AFAS Online mailserver. Deze voorwaarden zijn dan niet van toepassing. Meestal betekent dit dat je gebruik maakt van een eigen mailserver.

Aandachtspunten:

• Het domein wordt alleen getoond als dit in de afgelopen 50 dagen gebruikt is vanuit de omgeving.
• AFAS Online controleert eens per 12 uur de domeinen en voert eventuele wijzigingen daarna door in je omgeving.