Dossieritem vastleggen (standaardprocedure Profit Windows)

Je legt een dossieritem meestal vast bij een bestemming, dit is de organisatie/persoon, verkooprelatie, medewerker, werkgever, medewerker, etc. waarop het dossieritem betrekking heeft. Deze beschrijving heeft betrekking op een eenvoudig dossieritem, zoals een notitie. Hierbij hoef je weinig velden te vullen.

Voorbeeld:

Je hebt een verkoopafspraak gemaakt met de verkooprelatie Air-Trading Ruurlo. Deze wil je vastleggen in het dossier.

Het type bestemming is verkooprelatie, de bestemming is Air-Trading Ruurlo.

Een dossieritem kan meerdere bestemmingen hebben, bijvoorbeeld een verkooprelatie en een project.

Vastleggen via weergave

Je selecteert de bestemming en je legt het dossieritem vast. Bij deze werkwijze kun je alleen een type dossieritem selecteren dat is toegestaan bij de bestemming.

Voorbeeld:

Bij een debiteur kun je notities, uitgaande post, binnengekomen post, klachten en taken vastleggen.

Het type dossieritem ICT beheer bestaat ook, maar op basis van de eigenschappen van dit type kun je dit niet vastleggen bij debiteuren. Daarom is type dossieritem nooit beschikbaar bij het vastleggen van een dossieritem bij een debiteur.

Dossieritem vastleggen bij een bestemming:

1. Ga naar de functie van de bestemming.
   • Voor een dossieritem bij een debiteur ga je naar Financieel / Debiteur / Debiteur.
   • Voor een dossieritem bij een organisatie/persoon ga je naar CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon.
   • Voor een dossieritem bij een medewerker ga je naar HRM / Medewerker / Medewerker.
   • etc.
2. Selecteer de debiteur, organisatie/persoon, medewerker, etc.
3. Klik op: Acties / Dossieritem(s).
4. Selecteer het type dossieritem, dit bepaalt welke gegevens je kunt vastleggen in het dossieritem.
5. Klik op: Selecteren. De wizard voor een nieuw dossieritem wordt gestart.

   De bestemming wordt automatisch gevuld. Je kunt een contact selecteren, als dit is toegestaan in de eigenschappen van het type dossieritem.

   

6. Klik op: Volgende.
7. In de vervolgstappen kun je extra gegevens invullen, afhankelijk van het type dossieritem:
   • Extra bestemmingen, zoals een actief.
   • Onderwerp en toelichting. Gebruik het veld Onderwerp voor een korte omschrijving, deze wordt in weergaven getoond.
   • Kenmerken. Hiermee leg je extra informatie over een dossieritem vast. Door een kenmerkcombinatie kan een workflow gestart worden.
   • Bijlagen. Je kunt documenten, tekeningen, afbeeldingen, etc. koppelen in een aparte stap in de wizard.
8.  Klik op: Voltooien.

   Het nieuwe dossieritem wordt getoond in de eigenschappen, op het tabblad Dossier.

   Een eventuele bijlage wordt automatisch geopend, als in de eigenschappen van het type dossieritem het veld Bijlage dossieritem automatisch openen aangevinkt is. Bij meerdere bijlagen dubbelklik je op de te openen bijlage.

   

Vastleggen via eigenschappen bestemming

1. Ga naar de functie van de bestemming.
   • Voor een dossieritem bij een debiteur ga je naar Financieel / Debiteur / Debiteur.
   • Voor een dossieritem bij een crediteur ga je naar Financieel / Crediteur / Crediteur.
   • Voor een dossieritem bij een medewerker ga je naar HRM / Medewerker / Medewerker.
   • etc.
2. Open de eigenschappen van de debiteur, crediteur of medewerker.
3. Je hebt twee mogelijkheden:
   • Ga naar het tabblad Dossier en klik op Nieuw.
   • Ga naar Acties / Dossieritem.

   

4. De wizard voor een nieuw dossieritem wordt gestart. Doorloop de wizard om het dossieritem toe te voegen.

Vastleggen via centrale dossierweergave

De centrale dossierweergave toont alle dossieritems behalve vertrouwelijke dossieritems. Je gebruikt deze weergave bijvoorbeeld om alle dossieritems van een bepaald type of een bepaalde datum te zoeken, maar je kunt ook dossieritems toevoegen.

Dossieritem toevoegen:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Dossier.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer het type dossieritem.
4. Klik op: Selecteren. De wizard voor een nieuw dossieritem wordt gestart.
5. Vink In dossier plaatsen aan, als je het dossieritem in een dossier van een debiteur, organisatie/persoon, etc. wilt plaatsen.

   De eigenschappen van het type dossieritem zijn van invloed op dit veld:

   • Als dit veld aangevinkt is en je kunt dit niet wijzigen, dan is een bestemming verplicht.
   • Als dit veld niet aangevinkt is en je kunt dit niet wijzigen, dan is geen enkele bestemming mogelijk.
6. Selecteer de bestemming en selecteer eventueel een contact.
7. Doorloop de wizard om het dossieritem toe te voegen.