Dossieritem verwijderen o.b.v. wettelijke bewaartermijn

Op basis van de Archiefwet kunnen wettelijke bewaartermijnen gelden. Je kunt dossieritems verwijderen aan het einde van de bewaartermijn.

Video

Beschrijving

Je kunt bewaartermijnen vastleggen voor een type dossieritem en/of voor een kenmerkcombinatie van een type dossieritem. Je bepaalt zelf wanneer de bewaartermijn gaat lopen: een bewaartermijn kan bijvoorbeeld gelden vanaf de aanmaakdatum van het dossieritem, de begin- of einddatum of de uitdienstdatum van de medewerker. De bewaartermijn is altijd in jaren.

Dossieritems worden niet automatisch verwijderd na de bewaartermijn, je blijft zelf 'in control'. Het verwijderproces begint met het aanmaken van een verwijderset, gebaseerd op een bepaalde peildatum. Je bepaalt welke typen dossieritem je wilt meenemen en de verwijderset toont alle relevante dossieritems. Je kunt eventueel nog dossieritems uitsluiten die je niet wilt verwijderen, bijvoorbeeld na een controle door een collega. Daarna start je start het verwijderen van de dossieritems die je wel wilt verwijderen.

Bewaartermijn op basis van Datum uit dienst

Bij een bewaartermijn op basis van de Datum uit dienst kunnen zich verschillende situaties voordoen:

• De bestemming van het dossieritem is Medewerker

  Als de bestemming alleen medewerker is, dan hebben de dossieritems geen betrekking op een specifiek dienstverband. Voor de Datum uit dienst wordt dan gekeken naar de arbeidsverhouding. Bij alle arbeidsverhoudingen moet de Datum uit dienst gevuld zijn. De meest recente Datum uit dienst wordt dan gebruikt voor het bepalen van de bewaartermijn.

• De bestemming van het dossieritem is Medewerker + dienstverband
• De dossieritems hebben betrekking op medewerker en dienstverband. Voor de bewaartermijn wordt gekeken naar de einddatum van het specifieke dienstverband.

Het kan gebeuren dat een medewerker uit dienst gaat en vervolgens later weer in dienst komt. Met dit scenario houdt Profit geen rekening: bij een medewerker moet bij alle arbeidsverhoudingen de Datum uit dienst gevuld zijn en dan wordt de laatste Datum uit dienst gebruikt voor de bewaartermijn.

Autorisatie

Autorisatie inrichten:

Hieronder zie je welke onderdelen je autoriseert voor de applicatiebeheerder, zodat de applicatiebeheerder de inrichting kan doen.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
3. Selecteer de te autoriseren groep.
4. Ga naar het tabblad: Menu.
5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
   • CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem
   • CRM / Dossier / Overzicht / Te verwijderen dossieritems
6. Ga naar het tabblad Autorisatie.
7. Autoriseer de tabbladen:
   • CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem / Bewaartermijnen, tabblad Algemeen.
   • CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem, tabblad Bewaartermijnen.

   Let op:

   Filterautorisatie op type dossieritem wordt niet toegepast in de functie CRM / Dossier / Overzicht / Te verwijderen dossieritems. Medewerkers met toegang tot deze functie zien alle typen dossieritem bij het aanmaken van een verwijderset en alle dossieritems die voor verwijdering in aanmerking komen.

Bewaartermijn vastleggen

Je bent vrij in de opzet van de bewaartermijnen. Je kunt een bewaartermijn instellen voor een type dossieritem of voor kenmerkcombinaties binnen het type dossieritem. Hierdoor kan het voorkomen dat er verschillende bewaartermijnen gelden voor een type dossiieritem. In die situatie zal de kortste bewaartermijn gelden:

• Als de bewaartermijn van het type dossieritem korter is dan die van de kenmerkcombinatie, dan zal de bewaartermijn van het type dossieritem gelden.
• Als de bewaartermijn van het type dossieritem langer is dan die van de kenmerkcombinatie, dan zal de bewaartermijn van de kenmerkcombinatie gelden.

Bewaartermijnen vastleggen:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open een type dossieritem.
3. Ga naar het tabblad: Bewaartermijnen.
4. Leg de bewaartermijnen vast per type dossieritem of per kenmerkcombinatie.

   Bij negatieve typen kun je alleen een bewaartermijn vastleggen op type dossieritem. Bij eigen typen dossieritem kun je kiezen tussen type dossieritem of per kenmerkcombinatie.

5. Bij het veld Peildatum heb je verschillende mogelijkheden, controleer zelf of deze daadwerkelijk van toepassing zijn voor het type dossieritem. Zo niet, dan heeft het vastleggen van de bewaartermijn geen zin. Voer daarom de volgende controles uit:
   • Je kunt het type peildatum Begindatum, Einddatum en Datum afgehandeld alleen gebruiken, als de corresponderende velden op het tabblad Algemeen van het type dossieritem aangevinkt zijn. Wil je bijvoorbeeld Begindatum gebruiken, kijk dan of het veld Begindatum is aangevinkt.
   • Je kunt het type peildatum Medewerker datum uit dienst alleen gebruiken als de medewerker als bestemming bij het type dossieritem is vastgelegd.
   • Het type peildatum Medewerker datum einde dienstverband wordt alleen getoond als de activering Meerdere dienstverbanden is ingeschakeld. Je kunt dit type peildatum alleen gebruiken als de bestemming Medewerker + dienstverband is ingeschakeld.

   Het veld Workflow afgerond zal alleen werken als er daadwerkelijk een workflow gestart is bij het dossieritem en deze workflow is afgerond. Zo niet, dan is dit veld niet gevuld.

Dossieritems verwijderen op basis van de bewaartermijn

Je kunt meerdere verwijdersets aanmaken. De verwijderset is een momentopname en bevat de dossieritems die bij het aanmaken van de verwijderset voor verwijderen in aanmerkingen komen. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:

• Als de bewaartermijnen bij een type dossieritem wijzigen NA het aanmaken van de verwijderset, dan heeft dit geen invloed op de dossieritems in bestaande verwijdersets. Wijzigingen in bewaartermijnen werken dus niet door in verwijdersets.
• Als de instellingen bij een dossieritem wijzigen, dan heeft dit geen invloed op bestaande verwijdersets. Er zullen dus geen dossieritems aan verwijdersets worden toegevoegd of uit verwijdersets worden verwijderd door wijzigingen in de dossieritems.
• Nadat je een verwijderset hebt aangemaakt, kun je de peildatum of het type (de typen) dossieritem niet meer wijzigen. Als dit toch nodig is, verwijder je de verwijderset en maak je een nieuwe aan.

Een eenmaal gegenereerde verwijderset behoudt dus de dossieritems die zijn toegevoegd op het moment van genereren. Hierdoor kan de verwijderset gecontroleerd worden na het genereren en op een moment naar keuze kunnen de dossieritems worden verwijderd.

Verwijderset aanmaken:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Overzicht / Te verwijderen dossieritems.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de omschrijving en de peildatum in.
4. Klik op: Volgende.
5. Vink de typen dossieritem aan die je in de verwijderset wilt opnemen.
6. Klik op: Voltooien.

Je kunt de peildatum en de aangevinkte typen dossieritem niet meer wijzigen na het aanmaken van de verwijderset. Als dit toch nodig is, verwijder je de verwijderset en maak je een nieuwe aan.

Dossieritems verwijderen:

1. Open de verwijderset.
2. Ga naar het tabblad: Te verwijderen dossieritems.
3. Controleer of je de dossieritems wilt verwijderen.
4. Als je bepaalde dossieritems niet wilt verwijderen, vink je deze aan en klik je op Acties / Selectie blokkeren. Deze dossieritems krijgen de status Geblokkeerd voor verwijderen.

   De statussen zijn:

   • 1 = wel verwijderen
   • 2 = niet verwijderen
5. Om dossieritems daadwerkelijk te verwijderen, klik je op Acties / Verwijderset uitvoeren.

   

6. De dossieritems worden verwijderd, behalve dossieritems die je eerder hebt geblokkeerd.

De verwijderset als zodanig blijft bestaan. Je kunt deze later gebruiken om geblokkeerde dossieritems eventueel alsnog te verwijderen. Je moet deze dossieritems dan eerst deblokkeren met de actie Selectie deblokkeren.

Als je de verwijderset niet meer nodig hebt, kun je deze verwijderen.