Dossieritems campage afhandelen

Handel de bij de campagneactie gegenereerde dossieritems af. Tijdens de campagne heb je via een campagneactie dossieritems toegevoegd aan de contacten in de doelgroep.

Als je dossieritems toevoegt via campagne, kun je ze ook direct op Afgehandeld zetten. Maar als het een dossieritem is waarvoor de verantwoordelijke nog moet nabellen, dan kun je afspreken dat het dossieritem afgehandeld wordt op het moment dat er nagebeld is en hiervan bijvoorbeeld een notitie is toegevoegd of een afspraak is gemaakt.

Bij het structureel afhandelen van de dossieritems gebruik je de centrale dossierweergave als To do-lijst, maar dan speciaal voor de campagne dossieritems. Deze weergave is niet standaard aanwezig.

Stap 1: Campagne To Do-weergave toevoegen:

Je voegt een nieuwe weergave toe met specifieke campagne-velden op de bestaande gegevensverzameling 'Dossieritem inclusief bestemmingen'. Ook voeg je in de nieuwe weergave een filter toe zodat alleen campagne dossieritems worden getoond. Je moet voor het wijzigen van een weergave voldoende rechten hebben.

De specifieke velden zijn Campagne, Campagne omschrijving en Afgehandeld en eventueel vrije velden.

1. Ga naar: CRM / Dossier / Dossier.
2. Voeg een weergave toe:
   1. Klik op de naam van de huidige weergave en klik dan op Beheer weergaven.

      

   2. Klik op: Nieuw.
3. Baseer de nieuwe weergave op de bestaande weergave Dossieritems incl. bestemmingen of maak een nieuwe weergave die gebaseerd is op de gegevensverzameling Dossieritems incl. bestemmingen.
4. Voeg de campagne specifieke velden aan de weergave toe:
   1. Voeg het veld Afgehandeld toe via Dossieritem / Speciale velden.
   2. Voeg het veld Campagne toe via Dossieritemkoppeling / Bestemming Extra.
   3. Voeg het veld Campagne omschrijving toe via Dossieritemkoppeling / Bestemming Extra / Campagne / Omschrijving.
   4. Voeg het veld Achternaam Init voorvoegsel toe via Dossieritemkoppeling / Contact / Persoonsvelden.
   5. Klik op: Volgende.
   6. Maak eventuele filterwaarden leeg.
   7. Filter op veld Campagne (Dossieritemkoppeling) is niet leeg.

      

   8. Klik op: Voorbeeld. Je ziet nu de dossieritems die getoond worden in de weergave. Als je geen dossieritems ziet, klopt het filter niet.
   9. Klik op: Sluiten.
5. Klik op: Voltooien.

   Je ziet nu de nieuwe weergave met alle openstaande dossieritems die zijn vastgelegd op een campagne.

Stap 2: Handel dossieritems die nog niet afgehandeld zijn af:

1. Filter op de campagne.
2. Gebruik het volgende filter: Afgehandeld =N.
3. Zoek het juiste dossieritem dat je wilt afhandelen, bijvoorbeeld op contactnaam.
4. Open de eigenschappen van het dossieritem.
5. Handel de dossieritems achter elkaar af, afhankelijk van wat je hebt afgesproken over wat er geregistreerd moet worden bij de afhandeling. Vrije velden van de contact vind je bijvoorbeeld via:
   1. Ga naar het tabblad: Bestemming.
   2. Klik op: de organisatie, het contact of de contactpersoon en op Eigenschappen.
   3. Wijzig velden of voeg bijv. een dossieritem Notitie toe.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Je keert nu terug naar de eigenschappen van het dossieritem.

7. Ga naar het tabblad: Speciale velden.
8. Vink Afgehandeld aan.
9. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Je keert nu terug naar de Campagne To Do-lijst. In de weergave is het veld Afgehandeld nu aangevinkt (druk eventueel op F5 om het weergavescherm te verversen). Als je een filter hebt ingesteld op het veld Afgehandeld = Nee dan is het dossieritem verdwenen van de lijst.

Als de campagne is afgelopen, terwijl er nog dossieritems niet afgehandeld zijn, kun je deze via collectief muteren op Afgehandeld zetten.